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Arbeitszeit: „Die Übertragung von Zeitguthaben muss so unbürokratisch wie möglich sein“

Sanduhr läuft.
Zeit ist gerade in einer Krise eine wertvolle Ressource. Foto: Min Chiu/Adobe Stock

Personalwirtschaft:
Frau von Einem, Frau Venter, ist es erlaubt, Arbeitszeit und Urlaubstage zwischen Mitarbeitenden zu
transferieren?

Dorothee von Einem:
Die Pflicht, die vertragliche
Arbeitsleistung zu erbringen, ist eine höchstpersönliche, das heißt, die Mitarbeiter
müssen ihre jeweilige Arbeitsleistung selbst erbringen. Dieser Grundsatz steht der
Übertragung von Arbeitsstunden und Urlaubstagen zunächst entgegen. Davon können
Unternehmen aber abweichen, wenn sie sich mit den Beschäftigten und dem
Betriebsrat einigen und maßgebende Regelungen wie die zur Höchstarbeitszeit
einhalten.

Lara Venter: Eine Ausnahme gilt für den gesetzlich
vorgeschriebenen Mindesturlaub. Er dient dem Erholungsbedürfnis jedes einzelnen
Beschäftigten. Daher können Mitarbeiter auf ihn nicht verzichten. Übertragen
werden können nur Urlaubstage, die über den gesetzlich vorgeschriebenen
Mindesturlaub hinausgehen.

Was ist
dabei zu beachten?

Lara
Venter:
Bei einem reinen Tausch geht es lediglich um die Verteilung der
Arbeitszeit beziehungsweise der Urlaubstage. Hier müssen die Arbeitszeiten der
einzelnen Beschäftigten weiterhin innerhalb der täglichen Höchstarbeitszeiten,
Ruhepausen et cetera liegen. Interessanter ist die Übertragung von Arbeitsstunden
und Urlaub. Dabei müssen diejenigen, die Arbeitsstunden abgeben, diese Arbeitsstunden
zusätzlich zu ihrer regelmäßigen Arbeitszeit ansammeln. Es geht also faktisch um
die Leistung von Überstunden zugunsten eines verhinderten Kollegen.

Dorothee
von Einem:
Außerdem muss das entsprechende Modell definiert werden: Wird
abgegebene, bezahlte Zeit in einem Pool gesammelt und nach Bedarf verteilt oder
sollen Mitarbeiter nur zugunsten individuell zu benennender Kollegen Zeiten
spenden? Zudem sollten nur sinnvoll geleistete Überstunden übertragbar sein,
also betrieblich veranlasste Stunden oder solche zur Abdeckung der Aufgaben des
verhinderten Mitarbeiters.

Gab es – unabhängig von Corona – in der Vergangenheit
Fälle, in denen die Thematik verhandelt wurde?

Dorothee von Einem:
Manche Unternehmen
haben die Übertragung von geleisteten Überstunden auch schon vor der Pandemie
in Einzelfällen praktiziert. Dabei ging es meist darum, für bestimmte Mitarbeiter
Guthaben zu spenden, um ihnen auf diese Weise eine bezahlte Freistellung zu
ermöglichen, für die das Unternehmen nicht zusätzlich bezahlt. Die Modelle der
uns bekannten Fälle basieren auf einvernehmlichen Lösungen zwischen
Unternehmen, Betriebsrat und Beschäftigten. Treibende Kraft der Übertragung von
Zeitguthaben war die Solidarität unter den Mitarbeitern, die mit ihrer Spende
einem bestimmten Kollegen mehr Zeit, zum Beispiel mit einem schwerkranken
Familienmitglied, ermöglichten. Kennzeichnend für die Fälle aus der
Vergangenheit sind also Einzelschicksale. Das ist in Zeiten der Pandemie
anders: Von den Maßnahmen zur Eindämmung des Infektionsgeschehens ist meistens
ein erheblicher Teil der Belegschaft betroffen.

Was braucht es dafür jetzt?
Dorothee von Einem:
In Zeiten der Pandemie
muss ein sinnvolles Modell zur Übertragung von Zeitguthaben oder Urlaubstagen
aufgrund der Vielzahl der Betroffenen effizient und so unbürokratisch wie
möglich sein. Gleichzeitig muss die betriebliche Regelung allen Fallstricken
und Risiken vorbeugen. Die Einführung eines Zeitspende-Modells ist daher
komplexer als in den vergangenen Fällen, in denen es gezielt zur Hilfe
einzelner Personen etabliert wurde.

Was sollten
Unternehmen zusätzlich berücksichtigen?

Lara Venter:
Wir raten zu der schriftlichen
Klarstellung, dass durch den Verzicht der spendenden Mitarbeiter eine bezahlte
Freistellung eines verhinderten Kollegen ausgeglichen werden muss, um
Ansammlungen von Zeitguthaben zu vermeiden. Es sollte geregelt werden, wie mit gespendetem
Zeit- oder Urlaubsguthaben bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu verfahren
ist und was passiert, wenn der Begünstigte von dem gespendeten Guthaben nicht
vollumfänglich Gebrauch macht.

Dorothee von Einem: Dafür ist es auch
wichtig, an praktische Verfahrensregeln zu denken, zum Beispiel, ob und wie
gespendetes Guthaben auf Arbeitszeitkonten umgebucht wird. Eine doppelte
Geltendmachung von Ansprüchen sollte in jedem Fall ausgeschlossen werden. Je
nach Ausmaß der Übertragung von Überstunden oder Urlaubstagen sollten Unternehmen
auch in Betracht ziehen, Höchstgrenzen vorzusehen. In Anbetracht der möglichen
Vielzahl verhinderter Mitarbeiter scheint es zudem sinnvoll, die Übertragung
nur zwischen Beschäftigten zuzulassen, die eine vergleichbare Tätigkeit ausüben,
damit das Modell operativ funktioniert.

Wie kann
man Betriebsräte überzeugen, damit sie die Idee unterstützen und ihr Okay für
Änderungen bei geltenden Betriebsvereinbarungen geben?

Dorothee von Einem:
Es ist Aufgabe des
Betriebsrats, die Belegschaft interessengerecht zu vertreten. Wir haben
festgestellt, dass ein Appell an die Solidarität ein wirksames Mittel ist, den
Betriebsrat zu einer Regelung zu bewegen. Allerdings müssen dafür natürlich die
entsprechenden Bedürfnisse in der Belegschaft bestehen. Allgemein gilt, dass es
regelmäßig für die Verhandlungen mit dem Betriebsrat vorteilhaft ist, ihn frühzeitig
in die Überlegungen einzubeziehen, um die Diskussion offen, konstruktiv und effektiv
zu führen. Hilfreich kann es auch sein, zu betonen, dass die Übertragung von
Arbeitsstunden auf verhinderte Mitarbeiter diesen zugutekommt. Das Unternehmen zieht daraus keinen operativen
Vorteil. Sperrt sich der Betriebsrat gegen das geplante Modell, schadet er daher eher den
Mitarbeitern als dem Unternehmen.

Portrait Dorothee von Einem.
Foto: Greenberg Traurig Germany, LLP

Dorothee
von Einem
ist Anwältin für Arbeitsrecht im GT Labor Lab der
Kanzlei Greenberg Traurig Germany. Sie
berät nationale und internationale Unternehmen in allen Bereichen des
Individual- und Kollektivarbeitsrechts sowie im Rahmen von gesellschaftsrechtlichen
Transaktionen. Schwerpunkte ihrer Tätigkeit sind unter anderem die Beratung
internationaler Mandanten zum Arbeitnehmerdatenschutz und weiteren
Compliance-Themen sowie die arbeitsrechtliche Vertragsgestaltung.


Portrait Lara Venter.
Foto: Greenberg Traurig Germany, LLP

Lara
Lavinia Venter
ist Anwältin für Arbeitsrecht im GT Labor Lab der Kanzlei Greenberg Traurig Germany. Sie
berät nationale und internationale Unternehmen in allen Bereichen des
Individual- und Kollektivarbeitsrechts sowie im Rahmen von gesellschaftsrechtlichen
Transaktionen.

Ist Redakteur der Personalwirtschaft und kümmert sich insbesondere um die crossmediale Verbreitung der Inhalte. Seine Themenschwerpunkte sind Employer Branding, HR-Software sowie Betriebliches Gesundheitsmanagement.