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Resturlaub: Verfällt er nach dem 31. März?

Wann verfällt der Resturlaub wirklich? Auch wenn Mitarbeitende
ihren Resturlaub nicht bis zum 31. März angetreten haben, heißt das nicht
zwingend, dass er verfällt. Denn Unternehmen haben eine Informationspflicht.
Trotzdem gibt es viele juristische Unklarheiten.

Portrait Johannes Schipp.
Dr. Johannes Schipp ist Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht in der Kanzlei T/S/C Fachanwälte für Arbeitsrecht Schipp & Partner Rechtsanwälte mbB in Gütersloh. Foto: T/S/C Fachanwälte für Arbeitsrecht

Viele
Beschäftigte – und wohl auch vieler Personalerinnen und Personaler – gehen
davon aus, dass der Resturlaub, der aus dem Vorjahr übertragen wurde – verfällt,
wenn er nicht bis zum 31. März angetreten wird. Schließlich muss der Urlaub grundsätzlich
ja in dem Kalenderjahr genommen werden, für den er bestimmt war, ein “Aufschub”
würde so immer aus Kulanz des Arbeitgebers möglich. Richtig ist: Ein ›“Recht auf
Übertragung”
des Urlaubs besteht nur, wenn der Urlaub aus “dringenden
betrieblichen Gründen” oder aus solchen “in der Person des Arbeitnehmers” (zum
Beispiel Krankheit) nicht genommen werden konnte; dann erfolgt die Übertragung
automatisch bis zum 31. März. Oder, wenn der Arbeitgeber sich nicht an die
Regeln hält, über die wir mit dem Arbeitsrechtler Dr. Johannes Schipp
gesprochen haben.

Personalwirtschaft: Herr Dr. Schipp, vor zwei Wochen war der 31. März. Das
heißt, aller Resturlaub von Mitarbeitenden ist verfallen, oder?
Johannes Schipp:
Nicht direkt. Früher war das mit dem Urlaub ganz einfach: Der
Arbeitgeber wartet das laufende Jahr ab. Hatte der Arbeitnehmer keinen
Urlaubsantrag gestellt, war der Urlaub verfallen. Das funktioniert seit einem >EuGH-Urteil nicht mehr. Der Gerichtshof entschied, dass der
Arbeitgeber aktiv werden müsse. Dem schloss sich das Bundesarbeitsgericht im
Februar 2019 erwartungsgemäß an.

In welcher Form muss der Arbeitgeber aktiv werden?
Was zu tun ist, hat das Bundesarbeitsgericht unmissverständlich klar
gemacht: “Der Arbeitgeber muss konkret und in völliger Transparenz dafür
sorgen, dass der Arbeitnehmer tatsächlich in der Lage ist, seinen bezahlten
Jahresurlaub zu nehmen. Er muss ihn – erforderlichenfalls förmlich – dazu
auffordern, seinen Urlaub zu nehmen, und ihm klar und rechtzeitig mitteilen,
dass der Urlaub verfällt, wenn er ihn nicht nimmt.”

Was heißt das?
Das bedeutet, dass es zum Beispiel nicht reicht, wenn in der Lohnabrechnung
noch die offenen Urlaubstage vermerkt sind oder allgemein im Arbeitsvertrag für
alle Zeit darauf hingewiesen wird, dass Urlaub gefälligst zu nehmen ist.
Anzuraten ist, in einem gesonderten Schreiben, das gegebenenfalls auch einer
Lohnabrechnung beigefügt werden kann, darauf hinzuweisen, dass der Urlaub zu
nehmen ist und dass der Anspruch verfällt, wenn man den Urlaub dann nicht
nimmt. Der Hinweis sollte auch so rechtzeitig erfolgen, dass der Urlaub noch
vor Jahresende überhaupt genommen werden kann. Deshalb spricht nichts dagegen,
den Arbeitnehmer schon zu Jahresbeginn darauf hinzuweisen.

Der Hinweis sollte so rechtzeitig erfolgen, dass der Urlaub noch
vor Jahresende überhaupt genommen werden kann.

Ist der Arbeitgeber seiner Pflicht nicht nachgekommen, und hat die
Mitarbeitenden nicht rechtzeitig über den Verfall des Resturlaubs informiert,
bis wann müssen Mitarbeitende ihren Resturlaub dann spätestens antreten?

Der Urlaub aus dem ›Vorjahr kommt zum Anspruch aus
dem neuen Jahr hinzu. Wenn dann der Arbeitgeber erneut die gebotenen Hinweise
versäumt, verfällt der kumulierte Anspruch aus beiden Jahren nicht. Wenn das
dann so weiter geht, kann sich in den Jahren einiges aufstauen. Zu den zur Zeit
ungeklärten Fragen gehört, ob der ›Urlaubsanspruch denn wenigstens – zum
Beispiel nach drei Jahren – verjährt. Diese Frage wird auf Vorlage des
Bundesarbeitsgerichts demnächst der EuGH entscheiden. Bis dahin besteht
rechtliche Unsicherheit.

Besteht dann erneut eine “Informationspflicht” seitens der Unternehmen?
Eine wiederholte Hinweispflicht besteht wohl nicht. Komplizierter ist in
diesem Zusammenhang die Regelung für den Verfall von Urlaubsansprüchen im
Zusammenhang mit Langzeiterkrankungen.

Inwiefern?
Vor einigen Jahren hatte der EuGH entschieden, dass Urlaub, der wegen
Krankheit nicht genommen werden konnte, 15 Monate nach Beendigung des
Urlaubsjahrs verfällt, also zum Beispiel Urlaub aus dem Jahre 2019 mit dem 31.
März 2021. Offen ist aber, ob das auch dann gilt, wenn der Arbeitgeber den
Arbeitnehmer vor Beginn der Erkrankung nicht darauf hingewiesen hat, dass der
Urlaub im laufenden Urlaubsjahr zu nehmen ist. Das BAG hat auch diese Frage dem
EuGH zur europarechtlichen Klärung vorgelegt, dessen Entscheidung bleibt
abzuwarten.

Welche Resturlaubsregelungen gelten für Schwangere?
Für Schwangere gibt es die besondere Regelung des Paragraph
24 Satz 2 Mutterschutzgesetz, wonach vor Beginn eines Beschäftigungsverbote
nicht genommener Urlaub gegebenenfalls auch noch im folgenden Urlaubsjahr
genommen werden kann. Dass muss der Arbeitgeber natürlich bei seinen Hinweisen
berücksichtigen. Eine entsprechende Bestimmung besteht nach Paragraph 17 Abs. 2
Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz für Urlaub, der vor Beginn einer
Elternzeit nicht genommen worden ist.

Ist Redakteur der Personalwirtschaft und kümmert sich insbesondere um die crossmediale Verbreitung der Inhalte. Seine Themenschwerpunkte sind Employer Branding, HR-Software sowie Betriebliches Gesundheitsmanagement.