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Resturlaub: Verfällt er nach dem 31. März?

Viele Beschäftigte – und wohl auch vieler Personalerinnen und Personaler – gehen davon aus, dass der Resturlaub, der aus dem Vorjahr übertragen wurde – verfällt, wenn er nicht bis zum 31. März angetreten wird. Schließlich muss der Urlaub grundsätzlich ja in dem Kalenderjahr genommen werden, für den er bestimmt war, ein “Aufschub” würde so immer aus Kulanz des Arbeitgebers möglich. Richtig ist: Ein “Recht auf Übertragung” des Urlaubs besteht nur, wenn der Urlaub aus “dringenden betrieblichen Gründen” oder aus solchen “in der Person des Arbeitnehmers” (zum Beispiel Krankheit) nicht genommen werden konnte; dann erfolgt die Übertragung automatisch bis zum 31. März. Oder, wenn der Arbeitgeber sich nicht an die Regeln hält, über die wir mit dem Arbeitsrechtler Dr. Johannes Schipp gesprochen haben.

Portrait Johannes Schipp.
Dr. Johannes Schipp ist Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht in der Kanzlei T/S/C Fachanwälte für Arbeitsrecht Schipp & Partner Rechtsanwälte mbB in Gütersloh. Foto: T/S/C Fachanwälte für Arbeitsrecht

Personalwirtschaft: Herr Dr. Schipp, vor zwei Wochen war der 31. März. Das heißt, aller Resturlaub von Mitarbeitenden ist verfallen, oder?
Johannes Schipp:
Nicht direkt. Früher war das mit dem Urlaub ganz einfach: Der Arbeitgeber wartet das laufende Jahr ab. Hatte der Arbeitnehmer keinen Urlaubsantrag gestellt, war der Urlaub verfallen. Das funktioniert seit einem EuGH-Urteil nicht mehr. Der Gerichtshof entschied, dass der Arbeitgeber aktiv werden müsse. Dem schloss sich das Bundesarbeitsgericht im Februar 2019 erwartungsgemäß an.

In welcher Form muss der Arbeitgeber aktiv werden?
Was zu tun ist, hat das Bundesarbeitsgericht unmissverständlich klar gemacht: “Der Arbeitgeber muss konkret und in völliger Transparenz dafür sorgen, dass der Arbeitnehmer tatsächlich in der Lage ist, seinen bezahlten Jahresurlaub zu nehmen. Er muss ihn – erforderlichenfalls förmlich – dazu auffordern, seinen Urlaub zu nehmen, und ihm klar und rechtzeitig mitteilen, dass der Urlaub verfällt, wenn er ihn nicht nimmt.”

Was heißt das?
Das bedeutet, dass es zum Beispiel nicht reicht, wenn in der Lohnabrechnung noch die offenen Urlaubstage vermerkt sind oder allgemein im Arbeitsvertrag für alle Zeit darauf hingewiesen wird, dass Urlaub gefälligst zu nehmen ist. Anzuraten ist, in einem gesonderten Schreiben, das gegebenenfalls auch einer Lohnabrechnung beigefügt werden kann, darauf hinzuweisen, dass der Urlaub zu nehmen ist und dass der Anspruch verfällt, wenn man den Urlaub dann nicht nimmt. Der Hinweis sollte auch so rechtzeitig erfolgen, dass der Urlaub noch vor Jahresende überhaupt genommen werden kann. Deshalb spricht nichts dagegen, den Arbeitnehmer schon zu Jahresbeginn darauf hinzuweisen. Der Hinweis sollte so rechtzeitig erfolgen, dass der Urlaub noch vor Jahresende überhaupt genommen werden kann.

Ist der Arbeitgeber seiner Pflicht nicht nachgekommen, und hat die Mitarbeitenden nicht rechtzeitig über den Verfall des Resturlaubs informiert, bis wann müssen Mitarbeitende ihren Resturlaub dann spätestens antreten?
Der Urlaub aus dem Vorjahr kommt zum Anspruch aus dem neuen Jahr hinzu. Wenn dann der Arbeitgeber erneut die gebotenen Hinweise versäumt, verfällt der kumulierte Anspruch aus beiden Jahren nicht. Wenn das dann so weiter geht, kann sich in den Jahren einiges aufstauen. Zu den zur Zeit ungeklärten Fragen gehört, ob der Urlaubsanspruch denn wenigstens – zum Beispiel nach drei Jahren – verjährt. Diese Frage wird auf Vorlage des Bundesarbeitsgerichts demnächst der EuGH entscheiden. Bis dahin besteht rechtliche Unsicherheit.

Besteht dann erneut eine “Informationspflicht” seitens der Unternehmen?
Eine wiederholte Hinweispflicht besteht wohl nicht. Komplizierter ist in diesem Zusammenhang die Regelung für den Verfall von Urlaubsansprüchen im Zusammenhang mit Langzeiterkrankungen.

Inwiefern?
Vor einigen Jahren hatte der EuGH entschieden, dass Urlaub, der wegen Krankheit nicht genommen werden konnte, 15 Monate nach Beendigung des Urlaubsjahrs verfällt, also zum Beispiel Urlaub aus dem Jahre 2019 mit dem 31. März 2021. Offen ist aber, ob das auch dann gilt, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer vor Beginn der Erkrankung nicht darauf hingewiesen hat, dass der Urlaub im laufenden Urlaubsjahr zu nehmen ist. Das BAG hat auch diese Frage dem EuGH zur europarechtlichen Klärung vorgelegt, dessen Entscheidung bleibt abzuwarten.

Welche Resturlaubsregelungen gelten für Schwangere?
Für Schwangere gibt es die besondere Regelung des Paragraph 24 Satz 2 Mutterschutzgesetz, wonach vor Beginn eines Beschäftigungsverbote nicht genommener Urlaub gegebenenfalls auch noch im folgenden Urlaubsjahr genommen werden kann. Dass muss der Arbeitgeber natürlich bei seinen Hinweisen berücksichtigen. Eine entsprechende Bestimmung besteht nach Paragraph 17 Abs. 2 Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz für Urlaub, der vor Beginn einer Elternzeit nicht genommen worden ist.

Ist Redakteur der Personalwirtschaft und kümmert sich außerdem um die crossmediale Verbreitung der Inhalte. Seine Themenschwerpunkte sind Employer Branding, HR-Software sowie Betriebliches Gesundheitsmanagement.

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