bAV: 1100 Stunden Verwaltung – null Wertschöpfung

Automatisierung und Künstliche Intelligenz (KI) verändern die betriebliche Altersversorgung (bAV) grundlegend. Für HR-Abteilungen bedeutet das: Aus einem Benefit, der heute vor allem Verwaltungsaufwand verursacht, wird wieder das, wofür die bAV eigentlich gedacht ist, nämlich ein Instrument für Mitarbeiterbindung und Arbeitgeber­attraktivität.

Ein Blick in die nahe Zukunft

Eine Mitarbeiterin wechselt von Vollzeit auf Teilzeit. Irgendwo in Deutschland, in einem Unternehmen mit rund 800 Beschäftigten. Was folgt? Das HR-­System erkennt die Änderung automatisch. Es ordnet die richtige Versorgungsordnung zu, der Beitrag wird angepasst, die Lohnbuchhaltung informiert, alles dokumentiert, und das alles in wenigen Sekunden. Kein Telefonat ist notwendig, auch keine E-Mail und schon gar kein Formular.

Wenn zudem dieselbe Mitarbeiterin wissen möchte, wie ihre bAV gerade aufgestellt ist, öffnet sie eine Plattform über ihren Mitarbeiterzugang und findet die Antwort – ohne die HR-Abteilung zu bemühen. Das klingt nach Zukunft. Es ist aber Gegenwart.

In der Realität der meisten Unternehmen sieht das anders aus. Nicht weil die Verantwortlichen schlechte Entscheidungen getroffen haben, sondern weil sich über Jahrzehnte Schicht um Schicht neue Komplexität aufgebaut hat. Tarifrunden, veränderte Kapitalmarktbedingungen, Fusionen und Übernahmen, neue regulatorische Anforderungen – jeder dieser Anlässe kann dazu führen, dass eine bestehende Versorgungsordnung geschlossen und eine neue eingeführt wird.

Die geschlossene Versorgungsordnung bleibt dabei über Jahrzehnte bestehen und muss weiterhin bis zum letzten Rentner oder bis zur letzten Rentnerin administriert werden. So entstehen parallele Versorgungsordnungen in unterschiedlichen Durchführungswegen, mit verschiedenen Versorgungsträgern, Meldewegen und Dokumentationslogiken.

Der daraus resultierende Verwaltungsaufwand wächst mit jedem Jahr – mit jeder neuen Versorgungsordnung und mit jedem neuen Beschäftigten. Kein Wunder, dass 65 Prozent der deutschen Unternehmen laut einer Erhebung von WTW die Reduktion des operativen bAV-Aufwands als ihre oberste Priorität benennen. Deutschland ist das einzige Land in Westeuropa, das administrative Entlastung vor Mitarbeitererlebnissen priorisiert.

Für ein mittelständisches Unternehmen mit etwa 500 Mitarbeitenden und einer arbeitgeberfinanzierten bAV mit flächendeckender Durchdringung entsteht so pro Jahr nach internen Berechnungen ein durchschnittlicher Verwaltungsaufwand von mehr als 1100 Stunden. Für eine HR-Abteilung mit zwei Vollzeit-HR-Mitarbeitenden beansprucht die bAV-Verwaltung damit 17 Prozent der Arbeitszeit. Ein Aufwand, der mit wachsender Komplexität der Versorgungslandschaft überproportional steigt.

Im Kern zeigen sich drei strukturelle Probleme:

1. Manuelle, fragmentierte Prozesse: Jede Veränderung – ein Neueintritt, eine Beitragsanpassung, eine Elternzeit – löst eine Kette manueller Handlungen aus: die Prüfung der richtigen Versorgungsordnung, die Benachrichtigung des Versorgungsträgers, die Datenübergabe an die Lohnbuchhaltung, die Kontrolle der nächsten Abrechnung. In vielen Unternehmen läuft das noch immer per E-Mail, Excel-Liste oder Telefon. Jeder Schritt ist fehleranfällig – und das in einem Bereich, in dem ein einziger Fehler Haftungsrisiken auslösen kann, die das Unternehmen über Jahrzehnte begleiten.

2. Unsicherheit durch lückenhafte Dokumentation: Versorgungsordnungen aus mehreren Jahrzehnten, die in Aktenordnern, auf CDs, USB-Sticks oder in der Cloud liegen, überblickt niemand ganz. Im Zweifelsfall sind Unternehmen in der Nachweispflicht. Wer nicht auskunftsfähig ist, muss im schlechtesten Fall Rückstellungen auf Verdacht hin bilden, weil unklar ist, welche Zusagen in welcher Höhe existieren. Die Haftung trifft Geschäftsführer persönlich. Lückenhafte Dokumentation ist damit kein organisatorisches Ärgernis, sondern ein finanzielles Risiko.

3. Versteckte Risiken in Altverträgen: In vielen Unternehmen existieren Altverträge und Versorgungszusagen, deren Inhalt und Implikationen niemand vollständig kennt. Verschärft wird die Lage dadurch, dass die bAV immer wieder neuen Gesetzgebungen unterworfen ist. Neue Gesetze wirken auch auf Altverträge: Bei Versorgungsordnungen, die bei ihrer Einführung rechtskonform waren, kann es passieren, dass sie bei einer veränderten Rechtslage angepasst werden müssten. Das ist zeitintensiv, und so bleiben Verträge oft unverändert und hohe Risiken bestehen.

Alles heute schon lösbar

Das Entscheidende: Für alle drei Probleme gibt es heute schon Lösungen. Moderne Automatisierungslösungen greifen genau dort an, wo manuelle Prozesse entstehen: an den Schnittstellen zwischen Systemen. Personalveränderungen lösen automatisch alle bAV-Folgeprozesse aus: Die richtige Versorgungsordnung wird zugeordnet, der zuständige bAV-Experte benachrichtigt, abrechnungsrelevante Daten direkt an die Lohnbuchhaltungssysteme übermittelt. Versorgungsordnungen werden systemseitig abgebildet, unabhängig davon, wie komplex ihre Beitragsstruktur oder wie historisch gewachsen die Versorgungslandschaft ist. Kein „Copy and Paste“, kein Zeitverzug. Jeder Prozessschritt wird lückenlos digital erfasst – ein revisionssicherer Audit Trail, auf Knopfdruck abrufbar.

KI: Antworten statt Aktenschränke

Was Automatisierung an Prozesslast abnimmt, ergänzt Künstliche Intelligenz auf einer grundlegend anderen Ebene. Automatisierung führt definierte Regeln aus. KI erschließt deren Bedeutung und macht sie zugänglich. Über eine einfache Chat-Anfrage lässt sich herausfinden, welche Versorgungsordnungen im Unternehmen existieren und wie sie sich unterscheiden.

Eine weitere Anfrage liefert alle relevanten Informationen zu einem bestimmten Mitarbeitenden – Vertragsstatus, Beitragshöhe, Sonderregelungen. Durch das Hochladen von Verträgen lassen sich diese automatisch auf Risiken und Unstimmigkeiten prüfen. Und wenn ein neues Gesetz in Kraft tritt, überprüft die KI automatisch alle bestehenden Verträge auf Basis der neuen Rechtslage und meldet zurück, ob Versorgungsordnungen angepasst werden müssen.

bAV als strategisches Instrument

Wenn Automatisierung und KI das Verwaltungs­problem lösen, entsteht Raum für das, wofür die bAV eigentlich gedacht ist: ein strategisches Instrument, um sich bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie Bewerberinnen und Bewerbern als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren. Drei Viertel der von WTW befragten Unternehmen wollen die bAV genau zu diesem Zweck nutzen: zur Talentgewinnung und zur Mitarbeitendenbindung. Die betriebliche Altersversorgung hatte jahrzehntelang ein Verwaltungsproblem. Das ist vorbei.