Den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bei Bergfreunde geht es gut. Das jedenfalls sagt Christa Müller, die bei dem Online-Outdoorhändler als Head of HR für die Personalarbeit verantwortlich zeichnet – und kann es auch mit Zahlen untermauern. Schließlich wird seit einigen Monaten regelmäßig per Umfrage erhoben, wie es den Beschäftigten geht. Und bei der letzten Umfrage im Frühsommer waren die allermeisten Mitarbeitenden positiv gestimmt.
Diese Umfrage, deren Ergebnisse beim regelmäßigen All-Hands-Meeting der gesamten Belegschaft gezeigt und besprochen werden, sind (ebenso wie das All-Hands selbst) eine direkte Folge der Corona-Einschränkungen. Denn wenn alle Beschäftigten im heimischen Arbeitszimmer oder am Küchentisch sitzen und man sich wenn überhaupt nur über die Webcam sieht, sei es schwierig, herauszufinden, wie es dem Gegenüber geht, sagt Personalchefin Müller. „Viele Dinge musst du als Führungskraft im Digitalen einfach bewusster machen.“
Desk-Sharing mit Excel-Tabelle
Umfrage und All-Hands sollen nach Müllers Aussage auch beibehalten werden, wenn die Corona-Pandemie oder zumindest die durch sie bedingten Einschränkungen vorbei sind – wie alle anderen im Rahmen des hybriden Arbeitens eingeführten Projekte auch. „Wir müssen das sogar alles beibehalten“, sagt Müller. Einmal pro Woche solle jeder Beschäftigte mindestens ins Büro kommen, wer will, auch häufiger. Wobei es keine festen Schreibtische mehr gibt, sondern ein Desksharing-Modell: Wer ins Büro kommt, kann sich via Excel-Tabelle einen (höhenverstellbaren) Schreibtisch buchen.
„Mittlerweile würden wir auch gar nicht mehr alle ins Büro passen“, sagt Müller. Das liegt nicht nur an den Abstandsvorgaben, die in Büros ja immer noch eingehalten werden sollen, sondern vor allem auch am Unternehmenswachstum. Denn mehr als 50 neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurden im vergangenen Jahr eingestellt, ebenfalls eher wegen als trotz der Pandemie. Schließlich profitierte das Unternehmen sowohl vom Onlineshopping-Boom aufgrund des phasenweise geschlossenen Einzelhandels als auch vom Trend zu sportlicher Betätigung im Freien. So musste auch das Onboarding digital stattfinden. Zahlreiche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kamen so lediglich an ihrem ersten Tag in die Zentrale, um sich technisches Equipment und ein Willkommenspaket abzuholen, um anschließend digitale Schulungen zu bekommen und die Kolleginnen und Kollegen auch erst einmal nur digital kennenzulernen.
Änderungen auch für Logistik-Mitarbeitende
Weil eine der Mitarbeiterbefragungen zeigte, dass vor allem die informellen Gespräche etwa vor dem Kaffeeautomaten fehlten, wurde versucht, so viel „Alltag“ wie möglich ins Virtuelle zu verlegen. „Wir haben eine virtuelle Gruppe angelegt, in der sich alle neuen Mitarbeiter eines Monats austauschen können“, sagt Müller. Diese Gruppen seien zunächst von HR moderiert und mit Themen und Tipps befüllt worden, im Laufe der Zeit entwickelten sie sich aber ganz eigenständig weiter. Und auch bereits vor Corona existente Projekte wurden ins Digitale verlegt – und sollen auch in Zukunft hybrid stattfinden. „Bei unserer Gesundheitswoche werden Untersuchungen und Livekochen natürlich eher vor Ort stattfinden“, sagt Müller. „Aber Vorträge kann man sich ja genauso gut von zu Hause anschauen.“
Nun ist das hybride Arbeiten in der Bergfreunde-Verwaltung relativ einfach umzusetzen. In der Logistik, wo etwa 170 der 450 Beschäftigten tätig sind, ist das schon schwieriger. Natürlich mussten auch die Mitarbeitenden dort sich aufgrund der Pandemie umgewöhnen – und digitaler werden. „Übergaben, die früher face-to-face stattfanden, mussten nun digital erfolgen“, sagt Müller. Dazu seien intensive IT-Schulungen nötig gewesen, in denen es auch um Basics wie die richtige Ablage von Dateien ging. „Schließlich waren die Kolleginnen und Kollegen ein solches Arbeiten nicht gewöhnt.“ Und natürlich sollten auch die Beschäftigten in der Logistik etwas von den Neuerungen auf der Verwaltungsseite haben und zum Beispiel nicht vom All Hands ausgeschlossen sein. „Allerdings konnten wir natürlich keine Bildschirme in den Hallen aufhängen, um die sich dann wieder mehrere Menschen eng beieinander gruppiert hätten“, sagt Müller. So kam irgendwann die Idee auf, Einladungen mit QR-Code in den Betriebsräumen aufzuhängen, über den die Beschäftigten mit dem eigenen Handy an der Veranstaltung teilnehmen oder zumindest einen Mitschnitt ansehen konnten.
Matthias Schmidt-Stein koordiniert als Chef vom Dienst die Onlineaktivitäten der Personalwirtschaft und leitet die Onlineredaktion. Thematisch beschäftigt er sich insbesondere mit dem Berufsbild HR und Karrieren in der Personalabteilung sowie mit Personalberatungen. Auch zu Vergütungsthemen schreibt und recherchiert er.