Das Bundeskabinett hat Anfang Juni einen Entwurf für das Jahressteuergesetz 2024 beschlossen. Darin sind auch neue Regelungen zur Versteuerung von Mobilitätsleistungen enthalten. „Arbeitgeber erhalten durch die neue Regelung die Möglichkeit, die Lohnsteuer auf ein Mobilitätsbudget für die außerdienstliche Nutzung von Mobilitätsleistungen in Form eines Sachbezugs oder Zuschusses bis zu einem Betrag von 2.400 Euro jährlich pauschal mit 25 Prozent zu erheben, soweit das Mobilitätsbudget zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird“, schreibt das Portal steuertipps.de auf seiner Webseite. Zukünftig werden insbesondere auch „moderne“ Fortbewegungsmittel wie E-Scooter oder Car-Sharing abgedeckt.
„Dass das Mobilitätsbudget in dieser Hinsicht modernisiert wird, ist sehr gut“, meint Stephanie Saur, Partnerin und Lohnsteuer-Expertin bei Grant Thornton in Düsseldorf. Marie-Louis Georgi, Steuerberaterin bei der Hamburger Beratungsgesellschaft Esche Schümann Commichau, sieht in den Plänen für ein Mobilitätsbudget eine Erleichterung für Arbeitgeber: „Die Möglichkeit der Pauschalversteuerung stellt für Arbeitgeber eine deutliche Erleichterung dar, da nun nicht mehr jeder einzelne Beleg auf seine Steuerpflicht hin überprüft werden muss.“
Nebeneinander vieler Optionen
Doch damit endet die positive Bewertung des Gesetzes fast schon. Der Knackpunkt: Das Mobilitätsbudget bleibt weiter neben zahlreichen anderen Möglichkeiten bestehen, wie beispielsweise dem steuerfreien Ersatz für das Deutschlandticket. „Es konnte sich bisher – trotz vielfacher Kritik – nicht darauf geeinigt werden, das Dienstwagenprivileg abzuschaffen“, erläutert Marie-Louis Georgi die Hintergründe. „Darüber hinaus sollen auch weiterhin Aufwendungen für den ÖPNV steuerfrei bleiben, um die Nutzung weiter zu fördern. Das Mobilitätsbudget kann derzeit also eher als Ergänzung zu den etablierten Möglichkeiten verstanden werden.“ Perspektivisch bleibe abzuwarten, ob das Mobilitätsbudget sich so stark genutzt werde, dass die Diskussion um die steuerliche Begünstigung von Dienstwagen neu geführt werden könne.
Das heißt: „Arbeitgeber müssen sich nun also sehr genau anschauen, welche Leistung für sie überhaupt geeignet ist, und teilweise werden auch innerhalb der Unternehmen weiter unterschiedliche Formen bestehen“, so Stephanie Saur von Grant Thornton. „Das ist für Personalerinnen und Personaler schwer zu durchschauen, aber auch für die Mitarbeitendenvertretungen.“ Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen ohne entsprechende Spezialisten könnten bei der Vielzahl der Möglichkeiten kaum den Überblick behalten. „Es wäre daher einfacher gewesen, alle Mobilitätsleistungen im Mobilitätsbudget zusammenzufassen.“
Bedarfe per Mitarbeiterbefragung klären
Ihre Empfehlung für Personalverantwortliche ist, sich beispielsweise über eine Mitarbeiterbefragung ein genaues Bild zu den Bedürfnissen der Belegschaft zu machen und daran dann das Mobilitätsangebot auszurichten. Denn klar ist: „Kleine Unternehmen auf Land können vom Mobilitätsbudget nicht profitieren, da es dort in der Regel keine modernen Mobilitätsangebote gibt“, so Saur. Dem stimmt auch Georgi von Esche Schümann Commichau zu. In ländlichen Gegenden könnten steuerfreie Ersatzleistungen daher die einfachere Lösung sein.
Wird ein Mobilitätsbudget eingeführt und nicht alle Mitarbeitenden profitieren gleichermaßen, könne man auch schnell in Konflikt mit dem Gleichheitsgrundsatz geraten. „Dann muss man unter Umständen für diese Mitarbeitenden ein anderes Angebot machen, beispielsweise einen Einkaufsgutschein“, gibt Saur zu bedenken.
Zusatzvereinbarungen abschließen
Sind die Bedarfe der Belegschaft geklärt, geht es an die rechtliche und technische Umsetzung der Dokumentation, entweder über die hauseigene IT-Abteilung oder einen externen Dienstleister. „Das Mobilitätsbudget muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Es müssen dafür entsprechende Zusatzvereinbarungen abgeschlossen werden. Der Arbeitgeber hat Belege für die pauschal besteuerten Arbeitgeberleistungen (§ 4 Absatz 2 Nummer 8 LStDV) darüber hinaus wie bei anderen Pauschalierungsmöglichkeiten im Lohnkonto aufzuzeichnen“, erklärt Marie-Louis Georgi von Esche Schümann Commichau.
Eine weitere Schwierigkeit beim Mobilitätsbudget: Die Leistungen, die über die Pauschale versteuert werden, müssen trotzdem dokumentiert werden, zusätzlich sind auch datenschutzrechtliche Vorgaben zu beachten. „Trotz der Pauschalierungsmöglichkeit und der damit einhergehenden Vereinfachung, ist es dennoch empfehlenswert, seinen Steuerberater und gegebenenfalls Arbeitsrechtler beim Aufsetzen des Mobilitätsbudgets einzubeziehen, um sicherzugehen, dass das gewählte Modell für die Zwecke der Gesellschaft geeignet ist und allen (steuer-)rechtlichen Vorgaben entspricht“, rät Georgi.
Catrin Behlau koordiniert die Magazinproduktion der Personalwirtschaft organisatorisch und thematisch. Sie leitet gemeinsam mit Matthias Schmidt-Stein die Redaktionen der HR-Medien von F.A.Z. Business Media. Ihre thematischen Schwerpunkte liegen im Berufsbild HR.
