Von Michael Kern mag man so eine Aussage erwarten: „In der PEP sind so viele Parameter zu berücksichtigen, dass die Nutzung von KI bei der Entwicklung und dem Einsatz entsprechender Lösungen eine große Hilfe sein kann.“ Aber was der Vorstand des Software-Anbieters Sovanta da beschreibt, können neutrale Experten wie Stefan Strohmeier nur bestätigen: Der Professor für Informationssysteme von der Uni Saarbrücken hält die Personaleinsatzplanung für jenen HR-Bereich, in dem sich Künstliche Intelligenz nicht zufällig als Erstes etablierte. „Und zwar insbesondere in Form von evolutionären Algorithmen und ohne dass das im Personalwesen bemerkt, geschweige denn ethisch diskutiert würde.“ Krankenhäuser oder Chemieunternehmen etwa setzen solche Software seit Jahren ein, um ihre komplexen Einsatzprobleme zu lösen, so Strohmeier.
Denn aufgrund der von Kern erwähnten vielen Parameter ist PEP oft zu komplex, um Lösungen einfach vorauszuberechnen. Sie verlangt relativ „intelligente“, entscheidungsfähige Systeme, die eine zuverlässige – nicht die einzig richtige oder optimale – Lösung vorschlagen. Gehören „evolutionäre Algorithmen“ in diese Kategorie, gilt dies erst recht für ein aktuelles Produkt von GFOS: Ausgehend von historischen Daten erstellt das System einen „Forecast“, wie Gunda Cassens-Röhrig, Geschäftsführerin des Dienstleisters für Zeitwirtschafts und Workforce-Management erklärt. Konkret münden Erkenntnisse zu erwartbarem Auftragsvolumen, Produktionszahlen, zu Planumsätzen oder zur Kundenfrequenz dabei in eine Prognose über das Arbeitsaufkommen.
Personalplanung ist teils weniger KI-trächtig
In der GFOS-Software sind Parameter wie individuelle Arbeitszeiten, Details aus den Betriebsvereinbarungen und gegebenenfalls auch Arbeitszeitwünschen vermerkt – ein Aspekt, dessen Gewicht bald zunehmen könnte, etwa in systemrelevanten Branchen. Kranken- und Urlaubsstände zieht sich das System aus den Stammdaten oder dem Zeitmanagement.
Ziel ist laut Cassens-Röhrig „eine genaue Berechnung des Personalbedarfs innerhalb eines flexiblen Zeitraums“. Ohne KI wäre das heute – zumindest in größeren Organisationen bestimmter Branchen – kaum mehr zu erledigen. Womit sich die PEP übrigens von der Personalplanung unterscheidet, die vor allem auf Daten aus der strategischen Unternehmensplanung (etwa zu Konstruktion, Produktion, Einkauf, Marketing und Vertrieb) beruht und technisch etwas leichter beherrschbar ist. Und in einem „einfachen“ Funktionsmodul wie der Zeiterfassung braucht es KI laut Cassens-Röhrig sowieso nicht.
Alexa lässt grüßen
Neuester Trend im Workforce Management ist die direkte sprachliche Interaktion mit dem System. Markus Wieser, Executive Director Product Management bei der Atoss Software AG, verweist auf das Beispiel Self Services: „Statt einer Navigation zum Menüpunkt ,Urlaub beantragen‘ und dem langwierigen Ausfüllen eines Formulars sage ich einem sprachgesteuerten Assistenten: ,Ich möchte nächste Woche von Mittwoch bis Freitag Urlaub nehmen.‘“ Das System erkenne seine Absicht und erledige den Antrag vollautomatisch.
Künftig könnte die Maschine weitere Befehle empfangen,
etwa „erstelle mir bitte den Personaleinsatzplan für die Abteilung XY für die nächste Woche“, oder „zeige mir mögliche Personalengpässe für die nächsten 14 Tage.“
Das Potenzial für den KI-Einsatz in PEP ist unbestritten – so will Efecte, Spezialist für cloudbasiertes Service Management, die Zusammenstellung von Projektteams erleichtern, „deren Erstellung insbesondere bei Großprojekten alles andere als einfach“ sei, wie COO Steffan Schumacher meint. „Bis solche Systeme jedoch flächendeckend genutzt werden, dürfte es noch Jahre dauern“, vermutet Kern. Erst einmal müssen sich mehr Personalerinnen und Personaler der genannten Möglichkeiten bewusst werden und mit ihnen umgehen lernen. Denn was nützt die intelligenteste Software, wenn HR-Verantwortliche sie nicht bedienen können – und zwar im besten Fall auf sämtlichen Endgeräten.
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Ulli Pesch ist freier Journalist und schreibt regelmäßig über das Thema HR-Software in der Personalwirtschaft.