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Mitarbeiter finden Meetings ineffektiv

Besprechungstisch von oben, Hände von vier Männern sichtbar, die sich mit Smartphones beschäftigen
Anwesend und doch abwesend – manch ein Meeting-Teilnehmer widmet sich aus Langeweile anderen Tätigkeiten.
Foto (CCO): pexels.com

Meetings gehören für viele Berufstätige zum Alltag – ob sie zum Austausch von Informationen oder zur Planung dienen. Doch für die Teilnehmer sind die Besprechungen oft eher ein notwendiges Übel  als eine Bereicherung. Viele Mitarbeiter halten sie für eine ineffektive Zeitverschwendung.

Im Schnitt verbringen Büroangestellte in Deutschland 16,5 Stunden pro Monat in Meetings. Gut drei Viertel (77 Prozent) der Mitarbeiter sagen, dass alle Besprechungen gleich strukturiert sind, unabhängig vom Thema. Mehr als jeder Zweite (55 Prozent) moniert, dass die Meetings meist nicht zu klaren Ergebnissen führen. Das könnte an der Planung liegen, denn über ein Drittel (37 Prozent) der Angestellten geben an, dass Vorabinformationen fehlen und jeweils 30 Prozent sind der Ansicht, dass sich zu viele oder die falschen Teilnehmer zusammenfinden. Fazit: Meetings werden von den meisten Berufstätigen als ineffizient bewertet: Acht von zehn Arbeitnehmern sind überzeugt, dass sie an ihrem eigenen Arbeitsplatz produktiver sind. Das sind Ergebnisse einer repräsentativen Umfrage im Auftrag von Sharp Europe. Dafür wurden im vergangenen Jahr 8044 Büroangestellte in Unternehmen mit 100 bis499 Mitarbeitern aus Deutschland, Frankreich, Großbritannien, den Niederlanden, Polen, der Slowakei und Tschechien befragt, davon 1001 aus Deutschland.

Langweilige Besprechungen verleiten zu Nebenbeschäftigungen

Die Befragungsergebnisse zeigen außerdem, dass fast die Hälfte (48 Prozent) der Angestellten die Meetings häufig zu steif und förmlich findet. Für mehr als jeden Zweiten (54 Prozent) sind die Besprechungen überdies langweilig. So verwundert es wenig, dass sich viele Anwesende währenddessen anderen Dingen widmen: 27 Prozent checken ihre E-Mails und 14 Prozent aktualisieren ihre To-Do-Listen. Vor allem die Millennials unter den Mitarbeitern lenken sich bei Langeweile ab: 22 Prozent schreiben Nachrichten an Freunde und Angehörige und 17 Prozent zerstreuen sich mit Social-Media-Aktivitäten.

Häufig hapert es auch an geeigneten Räumen und moderner Technik

Dass Meetings bei den Mitarbeitern nicht so gut wegkommen, liegt jedoch nicht nur an mangelnder Vorbereitung und einem unflexiblen Durchführungsschema, sondern auch an äußeren Faktoren. So gaben 58 Prozent der Befragten an, dass in ihrem Unternehmen keine geeigneten Räumlichkeiten zur Verfügung stehen, die unterschiedliche Besprechungsformate optimal unterstützen. Auch ist die Ausstattung oft veraltet: In 30 Prozent der Firmen stehen für Meetings lediglich herkömmliche Flipcharts zur Verfügung, nur 21 Prozent können moderne Whiteboards nutzen.

Nach Ansicht von Alexander Hermann, President Information Systems bei Sharp Electronics Europe, zeigen die Studienergebnisse, dass die meisten Unternehmen hierzulande hinsichtlich der Meetingkultur noch Nachholbedarf haben. Das beginne schon bei vermeintlich simplen Dingen wie dem rechtzeitigen Bereitstellen einer Agenda für alle Teilnehmer und ziehe sich bis zu den Meeting-Konzepten: Starre Muster seien kontraproduktiv, je nach Art der Besprechung könnten unterschiedliche Ansätze erfolgversprechender sein.

Ute Wolter ist freie Mitarbeiterin der Personalwirtschaft in Freiburg und verfasst regelmäßig News, Artikel und Interviews für die Webseite.

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