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Der letzte Eindruck zählt

Arbeitnehmer im Homeoffice
Für ein gutes remote Offboarding ist Kommunikation das wichtigste Mittel. Foto: d.vinci

Was ist Offboarding?

Das Offboarding beschreibt den professionellen Austritt eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen –von der Kündigung bis zum letzten Arbeitstag. Dieser Prozess ist mit vielen Aufgaben verbunden, die von verschiedenen Personen im Unternehmen erledigt werden. Die Hauptansprechpartner sind Führungskraft und HR.

Muss der Offboarding-Prozess ohne persönlichen Kontakt ablaufen, z. B. weil die Beteiligten im Homeoffice sind, gilte es zusätzlich, einige Besonderheiten zu beachten.

Zumeist läuft der Mitarbeiteraustritt  auf zwei Ebenen ab: der administrativen und der emotionalen. Auf der administrativen Ebene erledigen Unternehmen und der ausscheidende Arbeitnehmer Aufgaben, die für einen rechts- und betriebssicheren  Austritt sorgen. Auf der emotionalen Ebene gilt es  Mitarbeiter, die vielleicht traurig sind oder die Entscheidung nicht verstehen, zu unterstützen. Daher spielt diese Ebene beim virtuellen Offboarding eine besondere Rolle, weil die persönliche Nähe fehlt.

Sensibles Exit-Management

Geht die Kündigung vom Mitarbeiter aus, gerät das Unternehmen häufig in eine schwierige Lage. Es muss ausloten, warum der Beschäftigte geht und gegebenenfalls Änderungen vornehmen. Für die verbleibenden Teammitglieder bedeutet der Austritt eines Kollegen immer Unsicherheit, weil die genauen Gründe oft unbekannt sind. Außerdem steht dann die Frage der Nachfolge im Raum.

Obwohl so viele Fragen und Unsicherheiten mit dem Thema Offboarding verknüpft sind, spielt es in vielen Unternehmen nur eine untergeordnete Rolle. Häufig wird lediglich die Kündigung bestätigt und die Anzahl der verbleibenden Arbeitstage abgesprochen. Die Gründe hierfür sind vielfältig: Zeitmangel, Einschätzung des Themas als unwichtig oder dass diese Arbeit als unangenehm empfunden wird.

Wenn es jetzt zu einer Kündigung in der remote Arbeitssituation kommt, bekommen die meisten Kollegen dies gar nicht mit. Hier muss dann ein virtuelles Teammeeting mit allen Kollegen vereinbart werden.

Offboarding ist genauso wichtig wie Onboarding

Ein gutes und vor allem professionelles Offboarding kann Rechtsstreitigkeiten vermeiden, gerade wenn die Trennung nicht in beiderseitigem Einverständnis geschieht. Ein strukturiertes Exit-Management hinterlässt ein positives Gefühl im verbleibenden Team und beim ausscheidenden Kollegen und sorgt außerdem dafür, dass gesammeltes Wissen bereitwillig weitergegeben wird. Der Wissenstransfer ist ein ganz wichtiger Punkt im Offboarding, vor allem remote.

Es gibt natürlich immer Ausnahmesituationen, in denen auch ein strukturiertes und professionelles Offboarding nicht hilft, da Rechtsstreitigkeiten zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber vorliegen. In solchen Fällen ist es sinnvoll, eine Rechtsberatung hinzuzuziehen.

Remote die Übergabe regeln

Im Mobile Office ist es schwieriger, das Wissen weiterzugeben. Hier ist also eine besonders gute Übergabe und Dokumentation gefragt. Achten Sie deshalb auf die folgenden Punkte:

  • Zeitlicher Ablauf: Kommunizieren Sie den Austritt möglichst frühzeitig, sodass alle Beteiligten noch ausreichend Zeit haben, den Weggang vorzubereiten.
  • Kommunikation: Möglichst frühzeitig und mit allen Beteiligten
  • Exit-Gespräch: Das Exit-Gespräch entscheidet häufig über den gesamten Offboarding-Prozess. Es sollte auf Augenhöhe geführt werden und klarmachen, welche offenen Punkte es noch gibt. Auch möglicherweise emotional geladene Fragen nach dem Grund der Kündigung sollten im Exit-Gespräch behandelt werden.
  • Verträge & Dokumente: Prüfen Sie Verträge in jedem Fall, bevor ein Mitarbeiter geht. Müssen noch Dokumente (z. B. Arbeitszeugnisse) ausgehändigt werden, prüfen Sie, ob dies digital möglich ist. Wenn ein Original notwendig ist, ist eine persönliche Übergabe oder ein versicherter Postversand die richtige Wahl.
  • Rückgabe von Hardware: Die Rückgabe von Geräten kann remote eine Herausforderung sein. Ggf. ist hier ein Kurier eine Option.
  • Datenschutz: Gerade beim digitalen Offboarding ist es einfach, den Datenschutz einzuhalten, weil alles schriftlich dokumentiert wird. Idealerweise wurde schon bei Eintritt des Mitarbeiters eine Liste angefertigt, die dokumentiert, welche Arbeitsmittel übergeben wurden.
  • Nachträgliche Kontaktpflege: Fragen Sie den gehenden Mitarbeiter offen, ob er weiterhin Kontakt zum Unternehmen wünscht. Wenn dies der Fall ist, nehmen Sie das ernst und versorgen Sie den ehemaligen Kollegen z. B. mit Weihnachtskarten. Sie können ihn auch in ein Alumni-Netzwerk einbinden.

+++ Tipps für erfolgreiches Remote Offboarding bietet die Checkliste von d.vinci zum kostenlosen Download. +++