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Smarte Personaleinsatzplanung schafft Flexibilität

Bild: djvstock/Fotolia.de
Bild: djvstock/Fotolia.de

In Zeiten zunehmenden Fachkräftemangels ist es deshalb umso wichtiger, dass Arbeitgeber auf zeitgemäße Tools setzen. Das gilt nicht nur für die Arbeitsplatzausstattung oder Bereitstellung von Mobilgeräten. Vielmehr erwarten die Mitarbeiter auch ein großes Maß an Flexibilität bei der Gestaltung ihrer Arbeitszeiten, Verständnis für den Wunsch nach einer ausgeglichenen Work-Life-Balance und weitreichende Freiräume, was die Gestaltung ihrer individuellen Arbeitsumgebung betrifft. Gerade die sogenannten Digital Natives sind bereit, viel zu leisten, erwarten aber im Gegenzug von den Unternehmen, dass diese ihren individuellen Vorstellungen möglichst tolerant begegnen.

Zwei Fliegen mit einer Klappe

Was auf den ersten Blick wie ein Anforderungsprofil auf Managementebene aussieht, kennen viele Personaler schon seit Längerem aus Gesprächen mit Sachbearbeitern. Die Erwartungshaltung seitens der Angestellten nimmt also zu, so dass die Personalabteilungen nicht umhinkommen, sich damit auseinanderzusetzen. Oft sind es nur die kleinen Dinge, die helfen, Großes zu bewegen: So lassen sich beispielsweise mit einer modernen Cloudlösung für die Personaleinsatzplanung vielfach “zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen”. Diese Tools gewähren einerseits den Mitarbeitern weitreichende Möglichkeiten der Mitgestaltung und geben andererseits dem Personaler ein Instrument an die Hand, mit dem er zeit- und kostensparend planen und Änderungen flexibel umsetzen kann.

Eine solche Lösung ist das innovative Personaleinsatzplanungssystem von eurodata: edpep. Es sorgt dafür, dass die Personalplanung und die tatsächliche Arbeitszeiterfassung in einer Oberfläche miteinander verschmelzen und für den Personalverantwortlichen einfach zu überschauen und auszuwerten sind (siehe Bild). Der Wunsch der Mitarbeiter nach mehr Flexibilität beim Thema Zeiterfassung ist durch vier unterschiedliche Wege der Erfassung erfüllt: via Smartphone-App, via Tablet-App, via Desktop-Stempeluhr oder manuell.

Die Flexibilität bleibt aber auch beim Thema Kollaboration erhalten: So können Schichtpläne eingesehen, Abwesenheiten gemeldet und Schichten getauscht werden. Mit dem integrierten Aufgabenmanagement behalten die Verantwortlichen so beim Verteilen von digitalen Aufgaben, echtem Workflow und Arbeitsdokumenten alles im Auge. Dabei können sie jederzeit entscheiden, wer was sehen darf und wie lange Dokumente gültig sind.

Mit dem Übersichts-Dashboard finden sie auf den Tag, die Woche oder den Monat hochgerechnet alle wichtigen Kennzahlen wie zum Beispiel die Anzahl der Überstunden oder Krankheitstage, Verletzung der Kernarbeitszeit und vieles mehr. So wird edpep zum zentralen Steuerungs- und Analyse-Tool, das zudem allen datenschutzrechtlichen Herausforderungen einen Schritt voraus ist – mit dem ISO/IEC 27001 zertifizierten Hochleistungsrechenzentrum mit Sitz in Deutschland.

Vorteile für beide Seiten

Mit diesem Tool lassen sich sogar Organisationen, deren Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten oder in unterschiedlichen Firmen eingesetzt werden, erfolgreich und flexibel managen. Einfach, per Drag and Drop, können Mitarbeiter standort- und gruppenunabhängig eingeteilt und verwaltet werden. Petra Bart, Gründerin und Inhaberin des Cateringservices Freshmade, über Ihre Erfahrungen mit edpep: “Schon nach nur zwei Testtagen waren unsere Mitarbeiter mit dem System vertraut und sehr zufrieden. Die positiven Meldungen des Systems sowie die Icons in der App führen zu einer regelrechten Freude beim Zeiterfassen.” Bei Bedarf lassen sich über GPS zudem Standorte an- und abschalten oder Splittschichten organisieren, was gerade bei Springerfunktionen in unterschiedlichen Filialen oder unterschiedlichen Arbeits- und Teilzeitmodellen interessant ist.

Ähnlich positive Erfahrungen hat auch der Tankstellenbetreiber Martin Grünzinger gemacht: “Wir erleben edpep als intelligenten Begleiter, der Fehler schon bei der Eingabe erkennt und uns so das Leben erleichtert.” Er und andere edpep-Anwender profitieren zudem vom digitalen Urlaubs-Workflow. In diesem werden sämtliche Daten aus dem Bereich der Schicht- und Urlaubplanung zusammengeführt werden, sodass mögliche Optionen sehr schnell identifiziert werden können. Nutznießer ist der zuständige Personalplaner, der auf einen Blick sieht, welche Planungsalternativen sich ergeben, aber auch der Mitarbeiter, der seine Wünsche weitestgehend realisieren kann.

Hier können Sie edpep kennenlernen und testen: www.edpep.de