So schaffen Sie im hybriden Arbeitsumfeld ein Wir-Gefühl

Frage an die HR-Werkstatt: Wie kreieren Unternehmen in einem hybriden Umfeld ein Wir-Gefühl?

Es antwortet: Karen Falenius, Director of International Growth bei Remote

Seit der Corona-Pandemie ist Präsenzarbeit nicht mehr der Standard. Vielmehr hat – wo möglich – das Homeoffice Einzug in den Arbeitsalltag erhalten. Doch komplett remote möchten viele Teams auch nicht tätig sein. Das hybride Arbeiten scheint die optimale Lösung zu sein und den Mitarbeitenden das Beste aus beiden Welten zu bieten. Doch es zieht ein Risiko mit sich: Das Zusammengehörigkeitsgefühl kann bei dieser Arbeitsform, die sich durch ihre extreme Dynamik auszeichnet, schnell sinken. Wie können HR-Verantwortliche es dennoch schaffen, im hybriden Umfeld ein einheitliches Wir-Gefühl zu kreieren?

Die zwei Grundpfeiler hybriden Arbeitens

1. Kommunikation

Vor Ort geht der Informationsfluss meist auf einer unbewussten Ebene vonstatten. Während einiges in einer kurzen Unterhaltung in der Teeküche ausgetauscht wird, werden andere Neuigkeiten aufgeschnappt, während sich die Sitznachbarin am Telefon mit einem anderen Kollegen unterhält. In einem hybriden Arbeitsumfeld ist das allerdings anders – und das muss allen Beteiligten bewusst sein, damit aktiv dafür gesorgt werden kann, dass alle über denselben Wissensstand verfügen. In der Praxis kann das zum Beispiel bedeuten, dass Neues bewusst so lange zurückgehalten wird, bis sich alle Mitarbeitenden in einem Meeting zum Thema zusammengefunden haben. Eine weitere Lösung kann darin bestehen, dass alles, was bereits im „Flurfunk“ besprochen wurde, direkt über das jeweils genutzte Kommunikationstool mit jenen geteilt wird, die sich nicht vor Ort befinden.

In einem hybriden Arbeitsumfeld sollte Kommunikation also immer im öffentlichen Raum stattfinden. Das bedeutet auch, dass (abgesehen von sensiblen Informationen) nichts in privaten Channels oder Direktnachrichten ausgetauscht wird. So haben alle, die eine bestimmte Angelegenheit betrifft, jederzeit die Chance, auf dem neuesten Stand zu bleiben und etwas beizutragen. Das fördert nicht nur das Wir-Gefühl, sondern letzten Endes auch die Produktivität.

Tools, die sich für die Kommunikation innerhalb hybrider Teams gut eignen, sind:

• Slack: Dank des Kollaborationstools haben Mitarbeitende die Möglichkeit, Nachrichten und Dokumente auszutauschen und stets miteinander in Kontakt zu bleiben – unabhängig davon, ob sie sich zu Hause, im Büro oder anderswo befinden.
• Zoom: Je nachdem, um welches Thema es geht, lohnt es sich, Meetings primär online aufzusetzen. So werden einheitliche Prozesse geschaffen, an die sich alle unabhängig vom aktuellen Standort halten können.
• Loom: Mithilfe des Tools für asynchrones Video-Messaging können Vorgesetzte oder einzelne Team-Mitglieder kurze Videosequenzen – zum Beispiel von Ankündigungen, Präsentationen oder Produktdemonstrationen – aufzeichnen. Das schafft neben der reinen Informationsvermittlung auch eine persönlichere Komponente und stärkt das zwischenmenschliche Miteinander.

2. Dokumentation

Eng damit verwoben ist das Prinzip der Dokumentation, welches es ebenfalls zum Ziel hat, allen Mitarbeitenden denselben Zugang zu Informationen zu ermöglichen. Im Büro wird oft schnell zwischendurch gefragt, wo dies und jenes zu finden ist. Das kostet aber nicht nur jedes Mal Zeit – es benachteiligt auch diejenigen, die nicht vor Ort sind. Deshalb ist es wichtig, ihnen die Möglichkeit zu geben, sich mithilfe von Suchleisten und Schlagwörtern selbst zu informieren beziehungsweise die notwendigen Daten zu beschaffen.

Das funktioniert in Sharepoints, in denen Dokumente abliegen, genauso gut wie auf Slack. Ein weiteres Tool, das hierbei helfen kann und sich selbst als „All-in-One Workspace“ bezeichnet, ist Notion. Es bietet Nutzenden zahllose Möglichkeiten – und zwar von der Datenspeicherung über das Festhalten von Notizen bis hin zur Organisation von Kalendern, Gruppenarbeiten oder Lerninhalten. Dank einer KI-Integration kann Notion sogar Zusammenfassungen, Übersetzungen oder zusätzliche Informationen bereitstellen, ohne dass die Nutzenden dafür die Anwendung verlassen müssen.

Alle ziehen an einem Strang

Auch wenn der hybride Ansatz derzeit der beliebteste ist, so ist er, was den Aufbau eines unternehmensweiten Wir-Gefühls betrifft, ganz sicher nicht der einfachste. Die genannten Prinzipien zu verinnerlichen, ist deshalb essenziell. Werden sie nicht oder nur teilweise berücksichtigt, kann es schnell passieren, dass sich einzelne Mitarbeitende ausgeschlossen oder benachteiligt fühlen, was nicht nur zu einer negativen Arbeitsatmosphäre, sondern früher oder später auch zu Kündigungen führen wird.

Um das zu vermeiden, ist es wichtig, dass Führungskräfte mit gutem Beispiel vorangehen. Ihrerseits darf keinesfalls der Eindruck entstehen, dass Mitarbeitende, die lieber im Büro anstatt im Homeoffice arbeiten, bevorzugt werden. Ebenso müssen sie die Ersten sein, die daran denken, Informationen online zu teilen und festzuhalten, um allen denselben Zugang zu bieten – und sie sollten ihre Mitarbeitenden dazu motivieren, es ihnen gleichzutun.

Teambuilding geht auch online

Ist dieser wichtige Grundstein gelegt, können HR-Verantwortliche zusätzliche interne Initiativen voranzutreiben, die zur Stärkung der Unternehmenskultur und des zwischenmenschlichen Miteinanders dienen. Das können zum Beispiel wöchentlich stattfindende Coffee Chats in größeren oder wechselnden kleinen Gruppen sein. Auch ein Buchclub oder andere regelmäßige Online-Meetings, bei denen sich Mitarbeitende mit denselben Interessen zusammenfinden, bieten die Chance, über den Arbeitsalltag hinweg miteinander in Kontakt zu kommen.

Inzwischen gibt es viele Anbieter, die sich auf die Bedürfnisse remote oder hybrid arbeitender Teams spezialisiert haben und vom Wine Tasting über Bingo bis hin zur Schnitzeljagd die unterschiedlichsten Online-Aktivitäten bieten. Sich mit den Möglichkeiten zu befassen und diese auf regulärer Basis einzuplanen, ist vor allem für jene wichtig, die nicht vor Ort sein können – zum Beispiel, weil sie in einem anderen Land leben oder weil sie zu Hause stark eingebunden sind, sich um ihre Kinder oder pflegebedürftige Angehörige kümmern. Sie sollten nicht systematisch benachteiligt, sondern bewusst einbezogen werden. Nur so hat das hybride Büro die Chance, dauerhaft zu funktionieren.