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Corona-Maßnahmen treiben digitales Onboarding voran

digitales Onboarding
Angesichts der vermehrten Arbeit von zuhause breitet sich digitales Onboarding immer mehr aus. Foto: © natali_mis-stock.adobe.com

Trotz der Lockdowns muss neues Personal fachlich und sozial ins Unternehmen integriert werden. Das bringt neue Herausforderungen mit sich. Die Onboarding-Studie 2020 von Haufe zeigt, dass sich digitale Tools und virtuelle Plattformen derzeit im Aufwind befinden. Aber die Bedeutung des Onboarding-Themas scheint generell bei Arbeitgebern angekommen zu sein.

Personaler messen Onboarding immer mehr Bedeutung bei

Für die 4. Onboarding-Studie 2020 von Haufe wurden zwischen Juli und Oktober des vergangenen Jahres 553 HR-Verantwortliche befragt. Die Ergebnisse bestätigen die Entwicklung der letzten drei Jahre dahingehend, dass Arbeitgeber dem Onboarding zunehmend mehr Wert beimessen. Dies verwundert nicht vor dem Hintergrund, dass auch 2020 wie bereits in den Vorjahren in drei von zehn Unternehmen (30 Prozent) neu eingestellte Mitarbeiter schon vor dem ersten Arbeitstag wieder abgesprungen sind und den gerade erst abgeschlossenen Vertrag gekündigt haben. Inzwischen denken 83 Prozent der Studienteilnehmer, dass sich die Fluktuation im ersten Jahr durch Onboarding-Maßnahmen verringern lässt – 2019 glaubten dies noch 78 Prozent. 93 Prozent der Personaler sind der Ansicht, dass durch gezielte Einarbeitung die soziale Integration der Neuen verbessert und beschleunigt werden kann. 92 Prozent stimmen zu, dass dies auch für die fachliche Integration gilt. Darüber hinaus versprechen sich 80 Prozent der Befragten von Onboarding-Maßnahmen ein stärkeres Employer Branding und 70 Prozent gehen von sehr positiven Effekten für das Recruiting neuer Mitarbeiter aus. Hauptverantwortlich für die Integration der Neuzugänge ist bei drei Vierteln der Betriebe (76 Prozent) der HR-Bereich. Bei zehn Prozent der Unternehmen kümmern sich andere Abteilungen darum. Immerhin 14 Prozent haben jedoch keinen Verantwortlichen, der die Onboarding-Prozesse koordiniert und vorantreibt.

Homeoffice und Lockdowns erschweren Integration neuer Mitarbeiter

Während des ersten Lockdowns haben gut drei von vier Unternehmen (78 Prozent) keine zusätzlichen (digitalen) Onboarding-Maßnahmen ergriffen. Fast 40 Prozent der Befragten berichten jedoch von besonderen Umständen während des Frühjahrs-Lockdowns, unter anderem von schwieriger Einarbeitung, fehlendem Austausch und mangelnden informellen Vernetzungsmöglichkeiten mit den neuen Mitarbeitern. Durch die vermehrte Arbeit der Belegschaften im Homeoffice entfielen beispielsweise sehr häufig die Kennenlern-Rundgänge durchs Büro sowie die “Kaffeeküchen-Gespräche” und gemeinsame Mittagessen in der Kantine, so die Studie. Viele Unternehmen boten Alternativen an wie Webinare zur Einarbeitung, digitale “Preboarding-Info-Mappen” sowie Video-Calls mit Paten, dem Team und Vorgesetzten oder auch virtuelle Get-Together für die Neuen.

Arbeitgeber setzen verstärkt auf digitale Tools

Bedingt und befördert durch die erschwerten Umstände setzen seitdem mehr Arbeitgeber auf ein professionelles Onboarding, um frisch rekrutierte Mitarbeiter gut zu integrieren. Auch stellt gut ein Fünftel der Unternehmen (22 Prozent) jetzt ein eigenes Budget dafür bereit, während es 2019 noch zwölf Prozent waren. Von den finanziellen Mitteln fließt fast ein Viertel (23 Prozent) in digitale Tools, Apps und Software für die Prozessunterstützung. Zum Vergleich: Im Jahr zuvor gaben die Unternehmen erst zwölf Prozent dafür aus. In Zeiten des Fachkräftemangels und der Corona-Pandemie hätten die Entscheider erkannt, dass digitales Onboarding “alternativlos” ist, um neue Mitarbeiter mit wenig Ressourcenaufwand an das Unternehmen zu binden, so die Studie. Aber auch der Betreuung der Onboardees messen die befragten Arbeitgeber mittlerweile einen höheren Stellenwert bei: Jeweils etwa zwei Drittel (64 Prozent) der Unternehmen stellen neuen Kollegen einen Mentor zur Seite und haben Vernetzungsmaßnamen installiert. 57 Prozent haben Willkommenspakete im Angebot.

Verbesserungspotenzial bei digitaler Infrastruktur, technischerUmsetzung und Feedback-Kultur

Die Befragungsergebnisse zeigen jedoch, dass es in Sachen professionelles Onboarding oft noch an der technischen Umsetzung und der notwendigen digitalen Infrastruktur hapert: Mehr als drei Viertel der befragten HR-Verantwortlichen (77 Prozent) sehen weiterhin hohes Verbesserungspotential. Dass immer noch knapp ein Drittel der neu eingestellten Mitarbeiter vor dem ersten Arbeitstag einen Rückzieher macht, könnte der Studie zufolge möglicherweise an unausgereiften Prozesse für das Preboarding oder an fehlenden digitalen Tools, etwa Onboarding-Apps, liegen, die einen intensiven Kontakt in der Phase zwischen Vertragsunterschrift und Arbeitsbeginn ermöglichen. 83 Prozent der Studienteilnehmer glauben, dass die Anfangsfluktuation durch die weitere Professionalisierung und Digitalisierung des Onboardings verringert werden könnte. Darüber hinaus macht der Report Verbesserungspotenziale bei der Feedbackkultur aus. Bislang nutzt etwas mehr als die Hälfte (55 Prozent) der befragten Unternehmen Rückmeldungen der neuen Mitarbeiter, um den Onboarding-Prozess zu verbessern, und 20 Prozent haben noch gar keine strukturierten Feedbackgespräche eingeführt.

Ein Whitepaper zur Studie kann > hier zum Download angefordert werden.

Ute Wolter ist freie Mitarbeiterin der Personalwirtschaft in Freiburg und verfasst regelmäßig News, Artikel und Interviews für die Webseite.