Immer mehr Unternehmen messen die Effektivität und Leistung ihres Recruitings mithilfe von Kennzahlen. Wir haben die wichtigsten Recruiting-KPIs in insgesamt sechs Kategorien zusammengefasst und erklären Bedeutungen und Zusammenhänge.
Kosten-KPIs
Die Kennzahlen, die etwas mit den Kosten zu tun haben, sollten natürlich möglichst niedrig liegen, damit Geldverschwendungen vermieden werden.
- Die Cost-of-Vacancy beschreibt dabei, wie teuer die Nichtbesetzung der Stelle ist. Die Kennzahl liegt dabei umso höher, je länger die Stelle unbesetzt ist, und je besser bezahlt und wichtiger fürs Geschäft sie ist. Sie berechnet sich aus der Formel: Gehalt (pro Arbeitstag) x Arbeitstage, die die Stelle unbesetzt bleibt, multipliziert mit einem Faktor zwischen 1 und 3 – je nachdem, ob die Stelle für den Geschäftserfolg essentiell ist oder nicht. Sie liegt also in jedem Fall höher als das potentielle Gehalt des fehlenden Mitarbeiters oder der fehlenden Mitarbeiterin. Klar, denn jeder Mitarbeiter sollte (zumindest mittelbar) für mehr Umsatz sorgen, als er Kosten verursacht.
- Die Cost-per-Application bezeichnet den Betrag, den man rechnerisch für jede Bewerbung ausgegeben hat, also etwa für Marketing- und Personalaufwand. Er lässt sich relativ leicht errechnen – zumindest wenn man die Kosten des Recruitingprozesses kennt. Denn diese müssen lediglich durch die Anzahl der eingereichten (geeigneten) Bewerbungen geteilt werden.
- Verwandt damit ist die KPI Cost-per-Hire, die die Kosten pro Einstellung misst. Dafür müssen ebenfalls alle Kosten des Recruitingprozesses bekannt sein und in diesem Fall durch die Anzahl der Einstellungen geteilt werden.
Zeit-KPIs
Auch die Kennzahlen, die die Zeit messen, sollten möglichst niedrig liegen – schließlich beeinflusst ein langwieriger Bewerbungsprozess nicht nur die Candidate Experience negativ und erhöht die Möglichkeit, das andere interessierte Arbeitgeber einem zuvorkommen. Er lässt die Kosten auch unmittelbar steigen, insbesondere die Cost-of-Vacancy.
- Die entscheidende zeitliche Kennzahl ist wohl die Time-to-Fill, mit der die durchschnittliche Zeit gemessen wird, die es dauert, um eine Stelle zu besetzen. Gerade in umkämpften Berufsgruppen kann es ein halbes Jahr oder länger dauern, bis man den passenden Mitarbeiter oder die passende Mitarbeiterin gefunden hat. Die Time-to-Fill beeinflusst direkt die Cost-of-Vacancy.
- Ein Teil der Zeit bis zur Einstellung vergeht dabei schon vor dem Vorstellungsgespräch. Diese Zeit lässt sich als Time-to-Interview messen. Auch sie sollte möglichst nicht allzu hoch sein. Zum einen, weil die Time-to-Fill indirekt von ihr abhängt, zum anderen, weil gerade hier die Candidate Experience negativ beeinflusst werden kann, wenn der Bewerber oder die Bewerberin monatelang nichts von der Personalabteilung hört.
Effektivitäts-Kennzahlen
Eng verknüpft mit aufgewendeter Zeit und entstehenden Kosten ist die Effektivität des Recruiting-Prozesses. Mit verschiedenen Kennzahlen lässt sich hier etwa messen, wo die Suche in Zukunft fokussiert werden soll, und auf welchen Wegen man heutzutage die passenden Kandidatinnen und Kandidaten gar nicht mehr erreicht.
- Die Channel Effectiveness wird pro Rekrutierungskanal gemessen. Sie beschreibt die jeweilige Anzahl der qualifizierten Kandidatinnen und Kandidaten, die über Messeauftritte oder Zeitungsanzeigen auf die ausgeschriebene Stelle aufmerksam wurden und sich entsprechend beworben haben. Recruiting-Kanäle, die über längere Zeit nur Kosten verursachen, aber keine Bewerberinnen und Bewerber generieren, können so identifiziert werden.
- Die Kennzahl Applications-per-Vacancy wiederum beschreibt die durchschnittliche Anzahl von Bewerbungen pro ausgeschriebener Stelle. Je höher sie ist, desto größer ist die Auswahl des Recruiters oder der Recruiterin – und die Chance, dass der oder die Richtige dabei ist.
- Eine hohe Anzahl von Bewerbungen kann allerdings auch zu einem schlechten Wert bei der Kennzahl Interviewee-Ratio führen, wenn gleichzeitig die Zahl der Vorstellungsgespräche gleich bleibt. Denn damit ist das Verhältnis gemeint aus der Gesamtanzahl von Bewerberinnen und Bewerbern und jenen, die eingeladen werden.
- An einem späteren Zeitpunkt des Bewerbungsprozesses spielt die Offer-Acceptance-Rate eine wichtige Rolle. Sie beschreibt das Verhältnis von angenommenen zu ausgesprochenen Vertragsangeboten. Werden hier schlechte Werte erzielt, müssen gegebenenfalls die Angebote selbst angepasst werden. Hohe Ablehnungsraten können aber auch an einer schlechten Candidate Experience liegen.
- Die Anzahl der Kandidatinnen und Kandidaten, die den Bewerbungsprozess abbrechen, kann wiederum auf jegliche Art von Problemen im Prozess hinweisen, etwa zu lange Wartezeiten oder technische Probleme bei der Bewerbung. In jedem Falle sollte die Zahl möglichst niedrig bleiben, damit die Auswahl am Ende möglichst groß bleibt.
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Zufriedenheits-Kennzahlen
Die schnellste und günstigste Rekrutierung bringt nichts, wenn die Prozessbeteiligten unzufrieden sind. Darum wird in vielen Unternehmen auch die Zufriedenheit von Bewerbern, neuen Mitarbeitenden sowie den einstellenden Abteilungen gemessen. Üblicherweise geschieht das durch Befragungen während oder nach dem Bewerbungsprozess.
- Die Candidate Satisfaction bezeichnet dabei die Zufriedenheit der Bewerber.
- Mit Hiring Manager Statisfaction hingegen ist die Zufriedenheit der Fachabteilung (beziehungsweise deren Leitung) mit dem Prozess gemeint.
- Nach der Einstellung messen viele Unternehmen zudem die Zufriedenheit von neu eingestellten Mitarbeitenden mit dem Prozess sowie mit dem Job.
Kennzahlen für bestimmte Kanäle
Verschiedene Rekrutierungskanäle haben ihre eigenen Kennzahlen. Sie sind entsprechend nur für jene Unternehmen wichtig, die auch über die entsprechenden Kanäle nach Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern suchen.
- Die Zahl der Visits auf der Karrierewebsite beziehungsweise dem Jobportal beeinflusst die Channel Effectiveness dieses Kanals natürlich. Schließlich erhöht sich tendenziell die Zahl der Bewerberinnen und Bewerber, wenn möglichst viele Menschen von der offenen Stelle erfahren.
- Eine hohe Visit-Zahl dort kann sich allerdings negativ auf die Candidate-Conversion-Rate auswirken. Denn sie bezeichnet das Verhältnis zwischen Besuchern auf der Seite und jenen, die sich am Ende auch bewerben. Steigt die Zahl der Visits, aber nicht die der Bewerbungen, sinkt also die Conversion Rate.
- Die Kennzahl Anzahl der Initiativbewerbungen benötigt wohl keine Begriffserklärung. Sie zeigt aber unter anderem, wie attraktiv man als Arbeitgeber wahrgenommen wird. Schließlich sind Initiativbewerbungen auf Seiten des Bewerbers oder der Bewerberin immer mit einem hohen Aufwand bei unbekanntem Ertrag verbunden und erfordern entsprechend eine besondere Motivation.
- Der Begriff Percentage Internal Hires bezeichnet, auf Deutsch übersetzt, den prozentualen Anteil von Stellenbesetzungen durch unternehmenseigene Mitarbeitende.
Qualitäts-KPIs
Ihre wichtigste Aufgabe, da sind sich die meisten Recruiterinnen und Recruiter einig, ist es, die richtigen Mitarbeitenden für die jeweiligen Stellen zu finden. Wie gut das klappt, auch das lässt sich – mitunter indirekt – mit KPIs messen.
- Die Retention-Rate beschreibt die Zahl der Neueinstellungen, die nach der Probezeit im Unternehmen bleiben. Sie ist wichtig, weil es durchaus vorkommt, dass das Arbeitsverhältnis innerhalb der ersten Monate wieder beendet wird – und die Suche von vorne beginnt.
- Die KPI Mishires umschreibt die andere Seite der Medaille, also die Zahl der sich als nicht passend herausstellenden Mitarbeitenden.
- Gewissermaßen als eine „Königs-KPI“ gilt die Quality-of-Hire. Sie wird von Fachleuten immer wieder als besonders wichtig eingestuft. Allerdings: Was eigentlich gemessen wird, lässt sich schwer definieren und wird mitunter unterschiedlich ausgelegt. Die meisten verstehen unter dem Begriff vor allem die Antwort auf eine Frage: Habe ich den richtigen Menschen für die Stelle gefunden? Direkt messen lässt sich das allerdings nur schwer, am ehesten noch über die Zufriedenheit der Beteiligten sowie Leistungskennzahlen des neuen Beschäftigten.
Matthias Schmidt-Stein koordiniert die Onlineaktivitäten der Personalwirtschaft und leitet gemeinsam mit Catrin Behlau die HR-Redaktionen bei F.A.Z. Business Media. Thematisch beschäftigt er sich insbesondere mit dem Berufsbild HR und Karrieren in der Personalabteilung sowie mit Personalberatungen. Auch zu Vergütungsthemen schreibt und recherchiert er.
