Warum Bewerbermanagementsysteme oft scheitern

Lukas, 24 Jahre alt, frisch gebackener Wirtschaftsinformatiker, scrollt auf seinem Laptop durch die Stellenanzeige, die wie für ihn gemacht scheint. Ein innovatives Tech-Unternehmen sucht einen Data Analyst – genau sein Ding. Gute Benefits, flexibles Arbeiten, sogar ein Nachhaltigkeitsprogramm. Perfekt. 

Mit einem optimistischen Lächeln klickt er auf den „Jetzt bewerben“-Button. Ein neues Fenster öffnet sich – die Eingabemaske des Bewerbermanagementsystems des Unternehmens. Noch kein Profil? Registrieren. Name, E-Mail, Passwort – alles eingetragen. Passwortanforderungen: mindestens acht Zeichen, Sonderzeichen, Großbuchstabe, Zahl – in neun von zehn Fällen dürfte ein Talent wie Lukas spätestens hier abbrechen.

Der nächste Schritt: Hochladen des Lebenslaufs. Aber ach, das System will nicht nur ein pdf, sondern zwingt ihn, jede Station seines Werdegangs mühsam in separate Felder einzutragen. Plötzlich hängt das System. Der Ladebalken dreht sich endlos. Seite neu laden? Lukas zögert – könnte er damit alles verlieren? Nach ein paar Sekunden wagt er es. Session abgelaufen. Alles weg.

Lukas selbst vermutlich auch. Denn auch wenn der hier geschilderte Fall fiktiv ist: Solche Szenen sind für hoffnungsvolle Bewerbende leider allzu oft trauriger Alltag. Dabei sollten doch gerade moderne Bewerbermanagement-Systeme (BMS oder auch ATS, Applicant Tracking System) dabei helfen, den Recruiting-Prozess für alle Beteiligten zu verbessern und zu vereinfachen, Zeit zu sparen und die besten Talente schneller zu identifizieren. Wieso klappt das oft nicht? Eine Suche.

Warum BMS oft unbeliebt sind

Obwohl sie für Unternehmen eine große Hilfe sind, ist die Freude über die Software nicht immer ungetrübt. „Wenn ein BMS den Bewerbungsprozess wie ein Behördenformular wirken lässt, hat es seinen Zweck verfehlt“, sagt Tim Verhoeven, Senior Manager Talent Intelligence bei Indeed. „Ein BMS kann schnell vom theoretisch hilfreichen Tool zum Stolperstein werden – etwa, wenn es Prozesse kompliziert statt einfacher macht. Besonders kritisch wird es, wenn Kandidatinnen und Kandidaten durch Medienbrüche, schlechte Usability oder Intransparenz abspringen.“