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Wie kann teambasiertes Recruiting die Personalbeschaffung verbessern?

Frage an die HR-Werkstatt: Wie kann teambasiertes Recruiting unsere Personalbeschaffung verbessern?

Es antwortet: Rebecca Clarke, Head of People bei Recruitee

Personalabteilungen sind häufig chronisch unterbesetzt. Neben der Rolle als Kümmerer, den administrativen Aufgaben und den Berichtspflichten an die Unternehmensführung muss sich eine kleine Hand voll Personalerinnen und Personaler zusätzlich noch um die strategisch wichtige Aufgabe der Personalsuche kümmern. Abhilfe schaffen kann das teambasierte kollaborative Recruiting, dass den Einstellungsprozess zu einem Teamsport macht.

Eine kleine Definition des kollaborativen Recruitings

Kollaboratives Recruiting setzt auf ein teambasiertes Einstellungsverfahren, bei dem Führungskräfte, Persobalabteilung sowie Mitarbeitende an der Suche und Auswahl von neuen Talenten beteiligt sind. Statt die ganze Last der Personalgewinnung auf einzelne Schultern zu legen, werden Teams gebildet, die den gesamten Einstellungsprozess begleiten, sich die anfallenden Aufgaben teilen und am Ende mitentscheiden dürfen. So hat jede und jeder im Unternehmen auch einmal den Recruiting-Hut auf.

Im Folgenden finden Sie eine 8-Schritt-Anleitung, die Ihnen einen idealtypischen Ablauf für einen kollaborativen Recruiting-Prozess vermittelt.

Schritt 1: Das Aufnahmegespräch

Der Einstellungsprozess beginnt mit einem Treffen zwischen Hiring Manager und Recruiter oder Recruiterin, um die Anforderungen für die Position festzulegen. Diese Treffen bieten die Gelegenheit, die Stellenbezeichnung und die Aufgaben der einzustellenden Person zu klären, die Qualifikationskriterien für die Kandidatensuche festzulegen und über die Vorstellungen für den Ablauf des Einstellungsprozesses zu sprechen. Idealerweise erstellen Sie für diesen Schritt ein Formular mit den wichtigsten Fragen für das Gespräch, das Sie allen Beteiligten im Vorfeld zukommen lassen. So sparen Sie im Zeit während des Treffens und können sich mehr auf die Diskussion der Inhalte konzentrieren. Tipp: Speichern Sie die Ergebnisse des Gesprächs unbedingt für Referenzzwecke ab. Je nach Komplexität und Level der Rolle kann so ein Gespräch eine bis drei Stunden in Anspruch nehmen, spart Ihnen hinterher jedoch viel Zeit. Je klarer Sie das gesuchte Profil definieren, desto leichter fällt es dem Team, die richtige Person zu sourcen, screenen, interviewen, bewerten – und den Kandidatinnen und Kandidaten qualifiziertes Feedback zu geben.

Schritt 2: Verfassen der Stellenbeschreibung

Das Aufnahmeformular und das Aufnahmegespräch bilden die Grundlage für das Schreiben der Stellenbeschreibung. Idealerweise erstellt der Hiring Manager oder die Hiring Managerin den ersten Entwurf, unter Zuhilfenahme passender Vorlagen. Tipp: Sammeln Sie Ihre Stellenbeschreibungen an einem für alle zugänglichen Ort und erstellen Sie eine Vorlage mit konkreten Beispielen und Hinweisen. Mit dem Feedback des unterstützenden Recruiters beziehungsweise der unterstützenden Recruitierin kann die Beschreibung schließlich finalisiert und veröffentlicht werden.

Schritt 3: Zusammenstellung eines Recruiting-Teams

Nun ist es an der Zeit zu entscheiden, wer Teil des Recruiting-Teams sein soll. Wichtig: Beim kollaborativen Recruiting geht es nicht darum, auf Teufel komm raus möglichst viele Menschen in den Prozess einzubinden. Sondern eher darum, die Menschen einzubinden, die dem Prozess etwas Nützliches hinzufügen. In diesem Schritt sollten Recruiterinnen, Recruiter und Personalverantwortliche die passenden Teammitglieder auswählen, um bestimmte Fähigkeiten oder den kulturellen Fit zu beurteilen. Der größte Mehrwert liegt hierbei in der Vielfalt der Perspektiven, zum Beispiel im Hinblick darauf, welchen kulturellen Hintergrund Menschen haben oder welche Sprachen sie sprechen. Um einzelne Abteilungen nicht zu stark zu beanspruchen, bietet es sich an, auch Kolleginnen und Kollegen aus weiteren Abteilungen mit einzubeziehen.

Schritt 4: Das Briefing des Recruiting-Teams

In diesem Schritt geht es darum, alle gesammelten Informationen zur neuen Stelle mit dem Team zu teilen und sich auf das gesuchte Profil sowie auf den konkreten Einstellungsprozess zu einigen. So vermeidet man, dass man sich in späteren Diskussionen nicht über einzelne Punkte bei gewissen Kandidatinnen oder Kandidaten streitet. Fragen, die es zu beantworten gilt, sind unter anderem: Wie soll der Interviewprozess aussehen und was soll in den jeweiligen Interviews besprochen werden? Es ist wichtig den einzelnen Mitgliedern klare Aufgaben und Ziele an die Hand zu geben, damit sich diese über ihre Rolle im Prozess bewusst sind. Tipp: Dokumentieren Sie alle Aktivitäten in Ihrem ATS oder auf Ihrer Kommunikationsplattform. Überlassen Sie dem Recruiting-Team die Festlegung der Interviewfragen und -Inhalte. Dabei können Sie ihnen mit einer entsprechenden Vorlage helfen. Kolleginnen und Kollegen, die mit Interviewprozessen nicht vertraut sind, sollten eine kleine Schulung im Durchführen unvoreingenommener Interviews erhalten.

Schritt 5: Kollaboratives Sourcing & Screening

Sourcing von potenziellen Kandidatinnen und Kandidaten und das Screening von Lebensläufen gehört zu den herausforderndsten Aspekten des Einstellungsprozesses. Hier offenbart das kollaborative Recruiting seine besondere Stärke. Indem man die Aufgabe als Team, etwa in Form einer Sourcing-Party angeht, kann die Suche nach Talenten sogar Spaß machen. Dafür setzen sich die Mitglieder physisch oder virtuell eine Stunde zusammen, um Kandidatinnen und Kandidaten zu finden und anzuschreiben. Wichtig dabei ist, dass Sie den Partys eine Struktur geben. Stellen Sie den Teilnehmenden zum Beispiel vorformulierte Nachrichten zur Verfügung und stellen Sie sicher, dass jeder Kandidat und jede Kandidatin ein ordentliches Follow-up erhält.

Schritt 6: Das Interview

Entlang des festgelegten Interviewplans wird jeder Kandidat und jede Kandidatin interviewt. Ein solcher Plan könnte beispielhaft so aussehen: Ein initiales Video-Interview mit dem Recruiter, gefolgt von einem Interview mit einer fachlichen Führungskraft und dem Recruiter zu den bisherigen Berufserfahrungen, gefolgt von einer Probeaufgabe und schließlich der finalen Interviewrunde mit ein bis zwei Kolleginnen und der Abteilungsleiterin. Im Folgenden einige Tipps für gute Interviews:

  • Überlassen Sie dem Team das Vereinbaren von Interview-Terminen selbst. Das spart Zeit und macht den Prozess agiler.
  • Geben Sie dem Recruiting-Team einen klaren Bewertungsmaßstab für Interviews mit. Das sorgt für mehr Vergleichbarkeit und Objektivität.
  • Halten Sie zwischendurch kurze Meetings zur Entscheidungsfindung ab. So gelangen Sie schneller zu einer finalen Auswahl.

Schritt 7: Eine Auswahl treffen

Während das kollaborative Recruiting dabei hilft, mithilfe von Recruiting-Teams schneller erstklassige Talente zu finden, sollte auch Wert auf die Candidate Experience gelegt werden. Deshalb sollten kontinuierliche Feedbackschleifen mit dem Team und den Kandidatinnen und Kandidaten etabliert werden, damit alle Stakeholder über den Fortschritt des Prozesses informiert bleiben. Wurden alle Kandidatinnen und Kandidaten interviewt, sollten in einer abschließenden Runde die Ergebnisse der Interviews verglichen werden und die finale Auswahl getroffen werden. Dabei sind alle Mitglieder des Recruiting-Teams gleichermaßen stimmberechtigt und verfügen über ein Veto-Recht.

Schritt 8: Ein Angebot machen

In der Angebotsphase spricht zunächst die Recruiterin oder der Recruiter mit der Kandidatin beziehungsweise dem Kandidaten und überbringt die frohe Botschaft. Danach wird das Angebot geteilt und es werden idealerweise noch einmal alle Konditionen besprochen. Optional kann die spätere Führungskraft hinzugezogen werden, um eventuelle Bedenken zu besprechen und auszuräumen. Im Anschluss erhält die Kandidatin beziehungsweise der Kandidat Zeit, sich Gedanken über das Angebot zu machen. Wird man sich bei den Konditionen schließlich einig und sagt der neue Kollege oder die neue Kollegin zu, heißt es feiern: Glückwunsch zum neuesten Talent in Ihrem Unternehmen!

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