KPI und HR: If you can’t measure it, you can’t manage it!

Ist in einem Unternehmen eine Employer-Branding-Strategie implementiert, ist die Arbeit längst nicht getan. Schließlich müssen die Employer Branding Manager messen, was ihre Bemühungen bringen – und wissen, was zu tun ist, wenn eine der KPIs aus dem Ruder läuft.

Was sind KPI? Zuallererst Wegweiser. Sie helfen Unternehmen dabei, ihre Personalarbeit besser zu verstehen. Das Ziel ist es, Optimierungsbedarfe aufzudecken. Und die gibt es meistens. KPI zeigen etwa auf, wie zufrieden oder wechselbereit die Mitarbeitenden sind. Oder wie effektiv Arbeitgeber neue Talente anwerben oder was eine dauerhaft unbesetzte Stelle kostet. Außerdem helfen sie dabei, ein produktiveres und zufriedeneres Arbeitsumfeld zu schaffen.

Und obwohl jedes Unternehmen unterschiedliche Ziele verfolgt, gibt es einige KPI im HR, die besonders beliebt sind. Ein Benchmark des Bundesverbands für Employer Branding, Personalmarketing und Recruiting (Queb) zeigte 2023, dass knapp 71 Prozent der befragten Unternehmen die Time to Hire erfassen, dicht gefolgt von der Angebotsannahmequote mit 69 Prozent.

Beliebt und nützlich: die wichtigsten KPI für HR

Zwar ist nicht jede der folgenden Kennzahlen für jedes Unternehmen gleich gut geeignet. Jedoch kann jeder Arbeitgeber sich die für ihn passenden Kennzahlen heraussuchen und so ein individuelles Set an Werkzeugen erstellen.

1. Fluktuationsrate: Diese Kennzahl misst den Prozentsatz der Mitarbeiter, die ein Unternehmen innerhalb eines bestimmten Zeitraums verlassen. Sie hilft, zu verstehen, wie stabil die Belegschaft ist und weist auf mögliche Probleme bei der Mitarbeiterzufriedenheit oder im Arbeitsumfeld hin. Ist die Rate zu hoch, sollten Employer Brand Manager zunächst die Ursachen für die Fluktuation ermitteln. Beispielsweise durch Mitarbeiterbefragungen und Exit-Interviews. Auf Basis dieser Erkenntnisse können die Arbeitsbedingungen verbessert, die Kommunikation gestärkt oder Vergütungsstrukturen angepasst werden.

2. Mitarbeiterzufriedenheit: Diese Kennzahl wird durch Mitarbeiterbefragungen ermittelt und zeigt das Maß an Zufriedenheit innerhalb des Unternehmens. Sie hilft dabei, den Stand der Unternehmenskultur, die Stimmung und Moral im Unternehmen zu verstehen sowie Optimierungspotenziale zu identifizieren. Ist die Zufriedenheit niedrig, sollten Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen und des Unternehmensklimas ergriffen werden.
3. Angebotsannahmequote: Die Angebotsannahmequote misst das Verhältnis von akzeptierten Jobangeboten zu den insgesamt unterbreiteten Angeboten. Eine hohe Quote zeigt, dass ein Unternehmen als attraktiver Arbeitgeber gilt. Eine niedrige Quote deutet auf Verbesserungsbedarf in Bereichen wie Vergütung, Unternehmenskultur oder Rekrutierungsprozess hin. Ferner ist sie für die Optimierung der Personalbeschaffungsstrategie hilfreich. Ist die Angebotsannahmequote niedrig, sollten Employer Brand Manager analysieren, warum Kandidatinnen und Kandidaten Jobangebote ablehnen. Dies kann etwa durch Befragungen oder Marktforschung geschehen. Häufig sind das Arbeitgeberimage, die Stellenanzeigen oder die angebotenen Konditionen verbesserungswürdig. Das Problem ist allerdings meist leichter analysiert als behoben. Das Employer Branding zu stärken, um die Attraktivität des Unternehmens zu erhöhen und somit mehr qualifizierte Bewerber anzuziehen und zu binden, ist ein aufwändiger und langfristiger Prozess.
4. Cost per Hire: Diese Kennzahl zeigt die durchschnittlichen Kosten an, die bei der Besetzung einer Stelle entstehen. Sie umfasst Ausgaben etwa für Stellenausschreibungen, Recruiting-Prozesse und Einarbeitung (Onboarding). Die Kennzahl hilft Arbeitgebern, die Effizienz und Wirtschaftlichkeit ihrer Einstellungsprozesse zu bewerten. Bei einer hohen Cost per Hire sollten Employer Brand Manager die Rekrutierungsprozesse überprüfen und optimieren, um Kosten zu senken. Etwa durch effizientere Bewerbungsverfahren oder die Nutzung kosteneffektiver Rekrutierungskanäle. Die Arbeitgebermarke zu stärken reduziert die Gesamtkosten der Personalbeschaffung.
5. Cost of Vacancy: Die Cost of Vacancy quantifiziert die finanziellen Verluste, die ein Unternehmen aufgrund unbesetzter Stellen erleidet. Sie umfasst entgangene Produktivität und Umsatz, sowie Kosten für Stellenausschreibungen, Überstunden oder Zeitarbeit, um die Lücke zu füllen. Je nach Position und Bedarf kommen Kosten für Personaldienstleister oder Executive Search hinzu. Kostenlos sind letztlich auch das Einstellungsverfahren, das Onboarding und die Einarbeitungszeit inklusive nötiger Mitarbeiter-Ressourcen nicht.
   Die Kennzahl hilft Arbeitgebern, die Dringlichkeit von Stellenbesetzungen zu erkennen. Wenn die Cost of Vacancy hoch ist, sollten Employer Brand Manager die Beschleunigung der Rekrutierungsprozesse oder eine effektivere Kandidatenansprache vorantreiben.

6. Time to Hire: Diese Kennzahl misst die durchschnittliche Zeitspanne von der Ausschreibung einer Stelle bis zur Annahme eines Jobangebots durch einen Kandidaten. Eine kurze Time toHire deutet auf einen effizienten Rekrutierungsprozess hin, während eine lange Dauer Verbesserungsbedarf signalisiert. ist die Time to Hire zu hoch, müssen Employer Brand Manager ebenfalls an der Stellschraube „effizienter Rekrutierungsprozess“ drehen. Und auch in diesem Fall ist die Stärkung der Arbeitgebermarke eine sinnvolle Investition.
7. Source of Hire und Sourcing Channel Efficiency: Die beiden HR-Kennzahlen zeigen auf, aus welchen Quellen neue Mitarbeiter gewonnen werden und wie effektiv diese Kanäle sind. Source of Hire identifiziert die spezifischen Quellen, über die erfolgreiche Einstellungen erfolgen. Etwa Jobbörsen, Mitarbeiterempfehlungen oder soziale Netzwerke.
   Die Sourcing Channel Efficiency bewertet hingegen, wie effizient und kosteneffektiv diese Kanäle sind. Eine Erhebung kann teilweise durch Befragung der neu eingestellter Mitarbeitender erfolgen.
   Beide Kennzahlen helfen Employer Brand Managern dabei, die Rekrutierungsstrategie zu optimieren. Indem sie verstehen, welche Quellen die qualitativ besten Kandidaten möglichst kosteneffektiv liefern, sind unpassende Kanäle schnell identifiziert und ausgemustert.

Spezielle Online-HR-Kennzahlen

8. Conversion Rate: In Zusammenhang mit Karrierewebseiten, misst die Conversion Rate den Prozentsatz der Besucher, die eine gewünschte Aktion durchführen, wie zum Beispiel das Einreichen einer Bewerbung. Um die Conversion Rate zu erhöhen, sollten Employer Brand Manager an einer ansprechenden und zielgruppengerechten Gestaltung der Stellenanzeigen und der Karriereseite arbeiten, um das Interesse potenzieller Bewerber zu wecken. Zusätzlich ist es wichtig, die allgemeine Wahrnehmung des Unternehmens als attraktiven Arbeitgeber zu verbessern. Beispielsweise durch positive Mitarbeitererfahrungen und eine starke Präsenz in sozialen Medien und auf Arbeitgeberbewertungsplattformen.
9. Sitzungsdauer: Die „Sitzungsdauer“ auf Karrierewebseiten misst die durch-schnittliche Zeit, die Besucher auf der Seite verbringen. Um die Verweildauer auf der Karrierewebseite zu erhöhen, können Employer Brand Manager ansprechende und interaktive Inhalte wie Videos, Mitarbeiter-Testimonials und detaillierte Einblicke in die Unternehmenskultur integrieren. Außerdem ist eine benutzerfreundliche und ansprechende Website-Gestaltung mit klarer Struktur und Navigation zu gewährleisten. Das regt Besucher an, mehr über das Unternehmen und die Karrieremöglichkeiten zu erfahren.
10. Abbruchquote: Diese Quote bezeichnet auf Karrierewebseiten den Prozentsatz der Besucher, die den Bewerbungsprozess oder eine andere gezielte Aktion auf der Webseite beginnen, aber nicht abschließen. Eine hohe Abbruchquote kann auf Probleme im Bewerbungsprozess hinweisen. Um die Abbruchquote auf der Karrierewebseite zu verringern, sollten Employer Brand Manager die Nutzererfahrung verbessern. Eine klare, intuitive Navigation und kurze Ladezeiten sind hier das A und O. Ebenso wie zielgruppengerechter Content, um potenzielle Bewerber zu fesseln und zu ermutigen, sich tiefergehend mit den Karrieremöglichkeiten zu beschäftigen.

Zusammenfassung

Insgesamt sind HR-KPI unverzichtbare Werkzeuge für Employer Brand Manager. Sie helfen dabei, den Puls der Arbeitgebermarke zu messen. Sie bieten klare Einblicke in die Effektivität der HR-Strategie und unterstützen Arbeitgeber bei der kontinuierlichen Verbesserung ihrer Employer-Branding- sowie Recruiting-Maßnahmen. Indem Unternehmen ihre KPI sorgfältig auswählen und anwenden, können sie nicht nur die Leistung ihrer Teams steigern. Vielmehr bauen sie auf diese Weise ein stärkeres, engagierteres und produktiveres Unternehmen auf.