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Mobiles Arbeiten: Checkliste für HR

Was gilt es zu beachten, wenn den Mitarbeitenden mobiles Arbeiten angeboten wird? (Foto: Worawut_Adobe Stock)
Was gilt es zu beachten, wenn den Mitarbeitenden mobiles Arbeiten angeboten wird? (Foto: Worawut_Adobe Stock)

Wer seinen Mitarbeitenden anbieten möchte, mobil zu arbeiten, hat einiges zu bedenken. Denn obwohl der Umzug ins Homeoffice mit Ausbruch der Pandemie in vielen Unternehmen in Rekordgeschwindigkeit geschah, braucht es für ein langfristiges und sicheres Arbeiten außerhalb des Betriebs einige Dinge. Das Institut für angewandte Arbeitswissenschaft (ifaa) hat eine Checkliste zur Einführung von mobilem Arbeiten zusammengestellt, die Experten von der Techniker Krankenkasse weiterempfehlen. 

Klare Regelungen festlegen

Bevor der Umzug des Arbeitsplatzes an einen Ort außerhalb des Betriebs geschieht, sollten die Rahmenbedingungen für die zukünftige Arbeit genau mit dem betroffenen Mitarbeitenden festgehalten werden – und das am besten schriftlich. Es empfiehlt sich außerdem, sich die Tätigkeit des Mitarbeitenden im Detail anzuschauen und herauszuarbeiten, ob alle ihre oder seine Aufgaben tatsächlich mittels mobiler Arbeit bewerkstelligt werden können. In einem Gespräch mit dem Beschäftigten kann dieser seine Bedürfnisse mitteilen und Personaler und Arbeitgeber darauf bestmöglich eingehen. Der Mitarbeitende sollte in jedem Fall in den Gestaltungsprozess der mobilen Arbeit mit einbezogen werden.

Arbeitszeiten

Welches Arbeitszeitmodell gilt für den Beschäftigten? Wird er auf Basis der Vertrauensarbeitszeit tätig sein oder wird es für ihn oder sie eine Gleitzeit mit oder ohne Kernzeiten geben? Diese Fragen sollten beantwortet werden. Wichtig ist hierbei auch festzuhalten, wann der Mitarbeitende erreichbar sein soll und wie lange er oder sie Zeit hat, auf E-Mails oder Anrufe zu reagieren. Es sollte zudem geklärt werden, ob es auch Tage gibt, an denen der Beschäftigte im Betrieb arbeitet und ob diese variieren oder festgelegt sind.

Arbeitsmittel

Der Mitarbeitende sollte an seinem frei gewählten Arbeitsplatz mit allen Arbeitsmitteln ausgestattet sein, die er zur Erledigung seiner Aufgaben benötigt. Dies kann von technischen Geräten, über Softwaresystemen, deren Funktion regelmäßig kontrolliert werden muss, bis hin zu einem Bürostuhl, Schreibtisch, Drucker, Telefon und Bildschirm reichen. Vereinbart werden muss hierbei auch, ob der Mitarbeitende an privaten Geräten arbeiten darf und welche Umgebungen für ihre oder seine Arbeit geeignet sind. Ist die Arbeit im Hotel oder in der Warteschlange am Flughafen erlaubt?

Arbeitsschutz

Viele Dinge, die im Betrieb der Arbeitgeber im Blick hatte, müssen nun dem Beschäftigten vermittelt werden, damit sie oder er diese selbst beachtet. So lohnt es sich für die Gesundheit des Mitarbeitenden, diesen mit Informationen zur ergonomischen Arbeitsplatzeinrichtung, Tipps zur Positionierung des Arbeitstisches und Bildschirms sowie zu Stolperfallen an der Arbeitsstätte, die zu Verletzungen führen können, auszustatten.

Datenschutz

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verpflichten dazu, personenbezogene Daten so aufzubewahren, dass sie für Dritte nicht zugänglich sind. Deshalb muss bei der mobilen Arbeit darauf geachtet werden, dass unbefugte Dritte keinen Zugang zu den arbeitsbezogenen Daten haben. Zum einen kann dies durch Passwort, VPN-Zugang, eine Bildschirmsperre sowie einer Sichtschutzfolie des Arbeitsmittels sichergestellt werden. Zum anderen müssen die Mitarbeitenden bezüglich der Datenschutzrichtlinien geschult werden sowie sich schriftlich dazu verpflichten, die DSGVO zu beachten und einzuhalten. Wenn die Beschäftigten private Endgeräte für die Arbeit nutzen dürfen, müssen zudem Zugangsrechte des Arbeitgebers geklärt werden.

Führungskräfte

Mobiles Arbeiten stellt das ganze Arbeitsteam vor die Herausforderung, neue Kommunikationswege und teilweise auch neue Arbeitsabläufe zu finden. Die Organisation und Durchführung dieser Änderungen obliegen in der Hand der Führungskraft. Sie muss deshalb speziell für die Organisation und die Gestaltung von mobilem Arbeiten geschult werden. Personaler sollten auch im Blick haben, wie die Beziehung zwischen der Führungskraft und den anderen Teammitgliedern ist. Bringt die Führungskraft den Mitarbeitenden Vertrauen und Wertschätzung entgegen? Gibt es einen regelmäßigen Austausch zwischen Chef und Beschäftigten über deren Aufgaben, Auslastung und Erfolg? Zudem ist es wichtig, dass Mitarbeitende, die viel außerhalb des Betriebs arbeiten, nicht benachteiligt von der Führungskraft behandelt werden.

Beschäftigte

Auch die Mitarbeitenden müssen Hilfsmittel an die Hand bekommen, um sich an die neue Arbeitssituation anzupassen. Dies kann durch regelmäßige Schulungen zu Themen wie Selbst- und Zeitmanagement sowie Kurse zum Gesundheitsmanagement geschehen. Auch sollte sichergestellt werden, dass alle Beschäftigten über das für mobiles Arbeiten nötige technische Know-how verfügen. Das Modell der mobilen Arbeit beruht oftmals auf Eigenverantwortlichkeit. Das sollte auch so mit den Mitarbeitenden kommuniziert werden. Klar absprechen müssen Personaler und Führungskraft auch, wie viel Entscheidungsspielraum die Beschäftigten bei ihren Aufgaben haben und wo genau ihre Verantwortungsbereiche liegen.

Eine Frage der Finanzierung & Einbeziehung des Betriebsrats

Bevor sich der Mitarbeitende ins mobile Office begibt, muss festgelegt werden, wer was bezahlt. Finanziert der Arbeitgeber die Arbeitsmittel, die Kosten für das WLAN, ein Telefon oder der Arbeitnehmer? Und wer kommt dafür auf, wenn ein Familienangehöriger des Beschäftigten die Arbeitsausstattung beschädigt? Auf diese Fragen sollten im Voraus Antworten gefunden werden.  Zudem hat der Betriebsrat ein Recht darauf, bei vielen der Elemente der Checkliste für mobiles Arbeiten miteinbezogen zu werden. Vergessen Sie folglich nicht, ihn bei der Einführung der neuen Arbeitsform mitsprechen zu lassen.

 

Ist Redakteurin der Personalwirtschaft. Ihre inhaltlichen Schwerpunkte sind die Themen Diversity, Gleichberechtigung und Work-Life-Balance.