Die perfekt passende Zeitwirtschaftslösung finden

Spätestens seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) von 2022 sind Unternehmen in Deutschland dazu verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen und zu dokumentieren. Viele Unternehmen stehen deshalb vor der Entscheidung, eine digitale, moderne Zeitwirtschaftslösung einzuführen.

Ist Zeiterfassung nicht sehr simpel?

Leider nein.

Die zahlreichen rechtlichen Grundlagen und die vielfältigen Arbeitszeitmodelle machen die Zeiterfassung zu einer sehr komplexen Sache; eine moderne Zeitwirtschaftslösung kann dies abdecken. Des Weiteren muss bei der Art und Weise der Arbeitszeiterfassung auch die Mitarbeiterstruktur wie Home-Office oder Außendienst berücksichtigt werden.

Der Trend geht eindeutig weg von stationären Zeiterfassungsgeräten hin zu app-basierten Varianten am Smartphone oder am PC, da dies vor allem für kleinere Unternehmen erheblich kostengünstiger und flexibler ist. Daneben werden Cloudlösungen immer stärker bevorzugt.

Vorteile der elektronischen Zeiterfassung

Die Dokumentation der Arbeitszeiten hat nicht nur arbeitsrechtliche Gründe, sondern Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Dabei bietet vor allem die elektronische Zeiterfassung Präzision und Effizienz.

Zum einen können die Mitarbeiter über den Employee Self Service (ESS) die An- und Abwesenheiten, die Fehlzeiten und die Urlaubsverwaltung einsehen. Zum anderen haben die Führungskräfte einen genauen Überblick über die Verfügbarkeit und den Status der Mitarbeiter – so können Entscheidungen über z. B. Urlaubsfreigaben einfacher getroffen werden. Über die Rechteverwaltung kann genau festgelegt werden, wer welche Informationen sehen kann (Datenschutz) und die Daten aus der Zeiterfassung können direkt für die Gehaltsabrechnung übernommen werden.

Wie finde ich die passende Zeitwirtschaftslösung für mein Unternehmen?

Wer sich schon einmal mit dem HR-Softwaremarkt beschäftigt hat – insbesondere Software für Zeitwirtschaft – wird schnell festgestellt haben, wie unübersichtlich der Markt ist.

Die Unternehmen haben meist spezielle Anforderungen an ein digitales Tool: Budget, Schnittstellen und vorhandene Hardware. Der Softwarehersteller für eine Zeitwirtschaftslösung muss deshalb zum Kunden passen und genauso muss der Kunde zum Softwarehersteller passen. Nur, wenn dieses Matching gelingt, wird die Effizienz erhöht und die Kosten bleiben im Rahmen.

Bei der Auswahl der geeigneten Softwarelösung kann das Vergleichsportal HRNeeds entscheidende Vorteile bieten. HRNeeds vergleicht die Anforderungen des Unternehmens mit den Softwarelösungen der Anbieter und berücksichtigt dabei die oben erwähnten Parameter. Dadurch spart man zum einen Zeit – in der Regel zwischen vier bis sechs Wochen – und erhält zudem die zu den Anforderungen passende Software-Lösung.

Insider-Tipps für Unternehmen: Folgende Merkmale sollte eine moderne Zeiterfassungssoftware aufweisen

1. Automatisierte Zeiterfassung: Automatische Erfassung und Berechnung von Arbeitsstunden, Überstunden, Urlaubstagen, Krankheitstagen und anderen Abwesenheiten (auch im Hinblick auf das Arbeitszeitschutzgesetz – Compliance)
2. Nutzerfreundliche Oberfläche: Leicht verständliche, intuitive Benutzeroberfläche
3. Anpassungsfähigkeit: Arbeitszeitregelungen und Berechtigungen individuell einstellbar
4. Integration: Nahtlose Integration der Zeiterfassungssoftware in andere HR- und Payroll-Systeme zur effizienten Datenübertragung (Schnittstellenproblematik) und Kompatibilität zur Hardware (Terminals).
5. Workflows: Workflows einfach und schnell veränderbar
6. Umfassende Berichterstellung: Einfache, robuste Berichtsfunktionen: detaillierte Einblicke in Arbeitszeittrends, Überstunden, Abwesenheiten und andere relevante Kennzahlen – keine unzähligen Excel-Listen. Individuelle Reportings durch den Kunden.
7. Projektzeiterfassung: Zuordnung von Arbeitszeiten zu bestimmten Projekten oder Kundenaufträgen als Kostenkontrolle und Stundennachweis gegenüber Kunden.
8. Support: Auf Serviceleistungen und Servicezeiten achten.
9. Datenschutz: Erfüllung DSGVO

Fazit: eine manuelle Dokumentation der Arbeitszeiten ist nicht mehr zeitgemäß

Die obigen Ausführungen lassen erahnen, dass die Vorteile der elektronischen Erfassung von Arbeitszeiten überwiegen und eine manuelle Dokumentation einfach nicht mehr zeitgemäß ist. Die Auswahl einer entsprechenden Arbeitszeiterfassungssoftware ist eine wichtige und langfristige Entscheidung, welche überlegt getroffen werden sollte.