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Blue-Collar: Vorteile einer digitalen Zeit- und Zutrittserfassung

Laptop mit Hand.
Mit der neuen Personalsoftware haben das Management und die Teamleitung in Kürze einen Einblick über alle personellen und relevanten Daten der Belegschaft ­–etwa Überstunden, Urlaubsplanung und Statistiken. Foto: VEDA GmbH.

Als weltweit agierendes Unternehmen Entwickelt und
stellt Stumpp+Schüle technische Federn, Biegeteile und Stanzteile her. Dabei
liegt der Produktionsfokus auf Individualentwicklungen für die die Automobil-
und Elektroindustriebranche. Schon lange fertig das Unternehmen im eigenen
Werkzeugbau auch Versuchs- und Serienwerkzeuge zur Herstellung von Prototypen,
Klein- und Großserien. Die mehr als 200 Beschäftigten am Hauptsitz Beuren und
Nove Zamky in der Slowakei wurden zuletzt mittels veraltetem
Zeitwirtschaftssystem verwaltet.

Zentrale Anforderungen an moderne Zeitwirtschaft

Die nicht mehr zeitgemäße Software und vor allem der
unzureichende Service des Anbieters gaben den Ausschlag, sich nach einer neuen
Lösung umzuschauen. Eine schnelle Handhabung, arbeitserleichternde Funktionen
und vor allem ein professioneller Support, der auch nach der Umstellung des
Systems noch zur Verfügung steht, waren die zentrale Anforderungen.

Vorteile
der Lösung vorab im Überblick:

  • Personalsoftware bietet einen Überblick über
    alle relevanten Daten
  • Über Schnittstellen ist der fehlerfreie
    Datenübertrag zwischen verschiedenen Systemen möglich
  • Lückenlose Dokumentationsfunktion für leichteren
    Umgang mit Betriebsprüfungen
  • Schulungen, Kompetenzen und Kapazitäten können
    einfach vorgehalten werden

Reibungslose Implementierung gelungen

Heute nutzt das Unternehmen >VEDA HR Zeit und >VEDA Horizon im Doppelpack. Das
Zeitwirtschaftsmodul ist seit Anfang 2017 live, Horizon seit September des
gleichen Jahres. Die Implementierung und die Vorgespräche wurden zunächst in
einem Projektplan dokumentiert, der Stumpp+Schüle durch das kommende halbe Jahr
führte. Die Umstellung verlief reibungslos und erforderte nur wenige
Nachbesserungen. Auch wurde die Software individuell auf die Kundenwünsche und
dessen betriebsspezifische Anforderungen zugeschnitten ­– unter anderem mit
einem eigenen Plugin zur Stellenbeschreibung.

Logischer
Aufbau mit leichter Bedienbarkeit

Nach drei Monaten
Einarbeitungszeit und Übertragung der Altdaten legten die Mitarbeitenden unter
Beaufsichtigung Zeitmodelle im System an, um das System von Grund auf
kennenzulernen. Weitere Schulungen waren nicht nötig.

Jetzt erleichtern die
Funktionalitäten den Mitarbeitenden des Federn-Herstellers ihre Arbeit: Das Management
und die Teamleitung haben in Kürze einen Einblick über alle personellen und
relevanten Daten der Belegschaft ­–etwa Überstunden, Urlaubsplanung und
Statistiken.

Die
Zeitwirtschafts-Lösung im Detail:

  • Neben der Personalabteilung haben jetzt auch
    andere Bereiche Datenzugriff, weshalb die häufigen Berichte entfallen
  • Was sonst in zehn bis 15 Excel-Seiten
    aufgeschlüsselt werden musste, führt die Software jetzt zentral in
    Übersichtlichen Auswertungen oder in übersichtlichen Dashboards zusammen
  • Da die Daten im Zeitwirtschaftsmodul automatisch
    in die Lohnwirtschaft übertragen werden, entstehen weniger Übertragungsfehler
  • Alle Zeitmodelle sind hinterlegt und werden
    automatisiert bearbeitet
  • Im Ergebnis entstehen weniger Rückfragen und der
    manuelle Einsatz der Personalabteilung ist reduziert

Qualität
rundum gesichert

Vor allem ist >VEDA Horizon für den Automotive-Bereich
hilfreich, da hier Qualitätsprüfungen an der Tagesordnung sind: Die Auditoren
untersuchen dabei Vorgänge bis in den Personalbereich hinein. Dank VEDA Horizon
lassen sich Schulungen, Weiter- und Nachbildungen leicht und vollständig abbilden.
Fehlt diese Dokumentation, kann das im schlimmsten Fall bedeuten, dass aufgrund
von nicht nachweisbaren Kompetenzen keine Nachbestellungen mehr eingehen.

Stumpp+Schüle stellt mit der
Dokumentation gegenüber der Kundschaft sicher, dass man ein verlässlicher
Partner ist. Denn Lieferschwierigkeiten können hier bis zum Bandstillstand
führen und hohe Kosten verursachen. Dank der Dokumentation kann der Auditor jetzt
jederzeit nachvollziehen, dass die Maschinen ordnungsgemäß bestückt und mit
einer ausreichenden Anzahl Personal versehen sind, um auch Spitzen und Notfälle
abdecken zu können. Dazu sind auch noch die Workflows durch die Übersicht über
Gespräche, Skillmatrizen, Überstunden, Gleitzeiten oder die Urlaube der
Belegschaft erleichtert.

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