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Fünf gute Gründe, Ihre Zeiterfassung jetzt zu digitalisieren

Je größer ein Unternehmen ist, desto schwieriger und ineffizienter wird es, die Arbeitszeiterfassung und Urlaubsverwaltung auf Papier und via Excel-Tabellen zu organisieren. Es bleibt kaum Zeit für das HR-Team, die Arbeit agiler und strategischer auszurichten. Erfahren Sie im Folgenden, wie eine digitale Zeiterfassung dazu beiträgt, die Personalarbeit effizienter zu gestalten, um moderne HR-Arbeit zu ermöglichen.

Vorteil #1: Arbeitszeiten auf die einfache Art erfassen

Ein gutes Programm zur Zeiterfassung ist anwenderorientiert, intuitiv und flexibel. Das Spektrum der Aufzeichnungsmöglichkeiten ist vielfältig und reicht von der Zeiterfassung per Desktop, über Terminal bis hin zu mobilen Anwendungen via Smartphone oder Tablet. Die Tools lassen sich kombiniert einsetzen, so wie es die jeweilige Arbeitssituation der Mitarbeiter:innen gerade vorgibt. Eine webbasierte Anwendung lässt sich obendrein zeit- und ortsunabhängig nutzen und ist gerade in Zeiten von Remote Work oder bei verteilten Unternehmensstandorten von großem Vorteil. Machen Sie es Ihren Mitarbeitenden so einfach wie möglich, die Zeit zu erfassen.

Vorteil #2: Weniger Administrationsaufwand

Dank automatisierter Prozesse und der direkten Anbindung mittels Schnittstellen/API an weitere Programmanwendungen im Unternehmen wird der Administrationsaufwand für alle Mitarbeitenden so gering wie möglich gehalten: Die Zeiterfassungssoftware liefert unkompliziert alle erforderlichen Daten, mit deren Hilfe eine exakte Lohnabrechnung erledigt wird. Urlaube und Abwesenheiten verwalten Sie übersichtlich und einfach mit definierbaren Freigabe-Workflows. Ihre Mitarbeiter:innen wiederum können jederzeit ihre Stundenabrechnung selbstständig einsehen und im System um Abwesenheit anfragen. Das spart eine Menge Zeit und ermöglicht HR-Abteilungen, sich moderner aufzustellen und ihre Strategie zu entwickeln.

Vorteil #3: Alle Zeiten und Überstunden unter Kontrolle

Mit einer webbasierten Zeiterfassung haben Sie jederzeit und von überall aus die Übersicht über alle Arbeitszeiten, Fehlzeiten und Überstunden. Die Software berechnet automatisch die Überstunden entsprechend Ihren Vorgaben. Per Knopfdruck erhalten Sie einen perfekten Überblick und können diese gezielt und rechtzeitig reduzieren. Auch sämtliche Fehlzeiten, wie beispielsweise Urlaubs- oder Krankheitstage werden übersichtlich dargestellt und lassen sich einfach verwalten und analysieren. Das erleichtert das Monitoring der Arbeitszeiten.

Vorteil #4: Gesetzliche und sonstige Vorgaben mühelos erfüllen

In bestimmten Wirtschaftsbereichen und bei geringfügig Beschäftigten sind Arbeitgeber:innen in Deutschland zur Arbeitszeitaufzeichnung verpflichtet. Auch wenn das EuGH-Urteil noch nicht in deutsches Recht überführt ist, sollte HR lieber früher als später tätig werden. Papierzettel und Excel-Tabellen entsprechen auch nicht den heutigen Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit, da sie leicht nachträglich verändert oder von Unbefugten eingesehen werden können.

Außerdem können Sie mithilfe einer Software zur Arbeitszeiterfassung komplizierte gesetzliche, betriebliche und sonstige Anforderungen wie beispielsweise maximale Tages- und Wochenarbeitszeiten, Pausenregelungen, die Verwaltung von Mehr- und Überstunden, zeitabhängige Zulagen und so weiter korrekt abbilden und so leicht und übersichtlich verwalten. Die Software überprüft die Eingaben auf Basis Ihrer Voreinstellungen automatisch und macht Sie auf Verletzungen – beispielsweise in Bezug auf die Arbeitszeit – aufmerksam.

Vorteil #5: Mehr Flexibilität ermöglichen

Wer im Wettkampf um die besten Fachkräfte mithalten will, muss Mitarbeiter:innen attraktive Arbeitsbedingungen bieten. Dazu gehören auch flexible Arbeitszeitmodelle wie Gleitzeit, Teilzeitmodelle oder Jobsharing sowie mobiles und ortsunabhängiges Arbeiten. Individuell ausgehandelte Arbeitsverträge sowie gemischte Teams aus festangestellten Vollzeitkräften, studentischen Aushilfen und Freelancern machen die Verwaltung und Abrechnung von Arbeitszeit und die Personalplanung immer komplexer.

© TimeTac

Ohne technische Unterstützung ist eine effiziente Organisation kaum noch umsetzbar. Eine moderne Arbeitszeiterfassung ermöglicht eine übersichtliche Verwaltung verschiedener Arbeitszeitmodelle im Unternehmen und ist somit ein wichtiges Instrument zur Mitarbeiterführung und Steigerung der Arbeitgeberattraktivität.

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