bAV-Plattformen: So wird Altersvorsorge zum Employee Benefit

Traditionelle Modelle der betrieblichen Altersversorgung (bAV) stehen unter Druck: Sie gelten als verwaltungsintensiv für die Arbeitgeber – oft sind sie noch papierbasiert –, wenig flexibel und provisionsbelastet. Digitale Plattformen können helfen, die komplexen Verwaltungsprozesse zu organisieren, zu standardisieren und zu automatisieren. Was bieten bAV-Plattformen? Dabei fungieren die Plattformen als technische Schnittstellen zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern, Versicherern und Produktanbietern. Zudem können sie die gesamte bAV-Beratung abdecken, Vertragsabschlüsse vorbereiten und Dokumente verwalten. Selbst wenn sich die rechtliche Lage zur bAV verändert, haben dies Plattformlösungen im Blick und können darauf basierend Verträge, Beiträge oder auch Zuschüsse des Arbeitgebers anpassen. Marc Karkossa ist Co-Founder und CEO des Start-ups DYNO. Ein entscheidender Vorteil dabei ist: Die Fehleranfälligkeit der Plattformen ist gering. Das sagt Marc Karkossa, der mit dem Start-up DYNO eine Plattformlösung anbietet: „Compliance ist extrem wichtig. Es muss jederzeit sichergestellt sein, dass das Unternehmen in keine Haftung rutscht.“ Das bedeute beispielsweise, so der CEO und Co-Founder, dass die Versorgungsordnung im Hintergrund automatisch aktualisiert werde, wenn beispielsweise eine neue Zuschussgruppe angelegt wird. „Dadurch haben die Arbeitgeber Rechtssicherheit sowohl bei Neu- als auch bei Bestandsverträgen.“ Doch die Plattformen bieten noch mehr. Sie können individualisiert werden. Während bei traditionellen bAV-Modellen oft nur eine oder wenige Anlagestrategien zugrunde liegen, können Plattformen eine breite Palette berücksichtigen, je nach Bedürfnissen jedes einzelnen Nutzenden und dessen Risikoprofil, das sie zuvor analysiert haben. Seinen Vertrag kann der Nutzer über die Plattform schnell abschließen und jederzeit einsehen. Karkossa sagt: „Der Arbeitnehmende kann jederzeit einen tagesaktuellen Blick in sein Depot werfen. Dabei sieht er, was er eingezahlt hat, wie das Geld angelegt ist, wie die Performance ist und was das auf die Zukunft gerechnet für seine Altersversorgung bedeutet.“ Gerade jüngere Arbeitnehmer erwarten heutzutage diese Transparenz und einfache, schnell verfügbare Lösungen. Somit sind Plattformen auch ein Instrument im Employer Branding. Warum sind Plattformlösungen in Deutschland wenig verbreitet? Dr. Claudio Thum ist Senior Director beim Beratungsunternehmen WTW. (Foto: WTW) Trotz der genannten Vorteile sind digitale bAV-Lösungen in Deutschland bislang wenig verbreitet. Das liege vor allem an der hohen Komplexität der betrieblichen Altersversorgung hierzulande. Dr. Claudio Thum, Senior Director beim Beratungsunternehmen WTW, erklärt: „Anders als in vielen anderen Ländern existieren in Deutschland fünf unterschiedliche Durchführungswege, die jeweils eigene rechtliche, steuerliche und arbeitsrechtliche Besonderheiten aufweisen. Hinzu kommt, dass versicherungsförmige und nicht versicherungsförmige Durchführungswege unterschiedlich reguliert sind.“ Darüber hinaus ist die bAV-Landschaft heterogen. Es gibt, so Thum, „historisch gewachsene Versorgungswerke, individuelle Arbeitgeberzusagen, unterschiedliche Tarifbindungen und zahlreiche Anpassungen auf Mitarbeiterebene.“ Das führe dazu, dass bAV-Lösungen selten standardisiert sind. „Digitale Plattformen müssen daher eine Vielzahl von Sonderlogiken und Varianten berücksichtigen. Die Entwicklung entsprechender Lösungen ist technologisch anspruchsvoll und erfordert neben hohen Investitionen vor allem tiefes bAV-Know-how.“ Nur wenige Anbieter können laut Thum diese Komplexität abbilden. Mehr zum Thema Was Unternehmen zur betrieblichen Altersvorsorge wissen sollten Die betriebliche Altersversorgung ist ein wichtiges Element, damit Menschen im Ruhestand keine Versorgungslücke haben. Mehr lesen Betriebliche Altersvorsorge: Was lehrt uns die USA? Anders ist die Lage in den USA. Dort dominieren standardisierte Versorgungsmodelle, die sich rechtlich und administrativ klar voneinander abgrenzen lassen. „Diese Standardisierung erleichtert die Entwicklung skalierbarer und nutzerfreundlicher digitaler Plattformen“, stellt Thum fest. Trotz dieses Unterschieds sieht er einen Punkt, den wir vom US-amerikanischen Markt lernen können, denn dort betrachten Unternehmen Altersvorsorgeplattformen nicht nur als administratives Werkzeug, sondern als Bestandteil der Total-Rewards-Strategie. „Entsprechend hoch sind die Anforderungen an Benutzerfreundlichkeit, Visualisierung, Self-Service-Funktionen und kontinuierliche Interaktion.“ Deutschen Unternehmen empfiehlt Thum daher einen Perspektivwechsel. „Auch im komplexeren regulatorischen Umfeld sollte die bAV stärker vom Nutzer her gedacht werden.“ Kurz: Transparenz, Verständlichkeit, Personalisierung und einfache Interaktion sind essenziell. Info Sie wollen mehr über das Thema bAV erfahren? Dann schauen Sie doch einmal in unser Dossier zum Thema. Dort stellen wir für Sie kontinuierlich Studien, News und Best Cases zusammen. Erfahren Sie, wie Sie durch attraktive Vorsorgemodelle und steuerliche Vorteile die Mitarbeiterbindung stärken und die Zufriedenheit erhöhen können. Lesen Sie rein! BAV-Digitalisierung: Personalisierte Kundenansprache als Schlüssel Ein zentraler Erfolgsfaktor einer bAV-Plattform ist aus Thums Sicht deren Personalisierung: „Mitarbeitende interessieren sich vor allem für ihre individuelle Versorgungssituation: Beiträge, Arbeitgeberleistungen, erwartete Leistungen oder mögliche Handlungsoptionen.“ Erfolgreiche Plattformen müssten diese individuellen Informationen verständlich aufbereiten und kontextbezogen kommunizieren. Malte Dummel ist CEO von Xempus, einer Plattform für betriebliche Vorsorgelösungen. Quelle: Xempus Dabei sollte die Ansprache so persönlich wie möglich und so standardisiert wie nötig sein. „Nur wenn Arbeitnehmende die betriebliche Altersversorgung verstehen und ihre Vorteile erkennen, nehmen sie das Angebot an“, sagt Malte Dummel, CEO von Xempus, einer Plattform für den Vertrieb und die Verwaltung betrieblicher Vorsorgelösungen. Zudem sollten Unternehmen die Lebensphase der jeweiligen Mitarbeitenden berücksichtigen. „Die Informationsbedürfnisse eines jüngeren Mitarbeitenden unterscheiden sich deutlich von denen einer Person kurz vor dem Renteneintritt“, stellt Thum fest. Erfolgreiche Plattformen berücksichtigen diese Unterschiede. Gleichzeitig rät er zu einer hybriden Ansprache: „Standardanfragen lassen sich effizient über Self-Service-Funktionen, digitale Assistenten oder Chatbots beantworten. In komplexeren Situationen – etwa beim Übergang in den Ruhestand – bleibt eine persönliche Beratung wichtig.“ Digitale bAV: KI erleichtert Personalisierung Bei der Personalisierung der Leistungen bieten Technologien heutzutage viele Optionen. So kann etwa Künstliche Intelligenz (KI) individuelle Risikoprofile erstellen und auf dieser Basis personalisierte Anlageempfehlungen aussprechen. Data Analytics schafft eine Grundlage, um Kunden zielgerichtet ansprechen und Cross-Selling-Potenziale nutzen zu können. Dummel schätzt den Einfluss von KI auf die Wertschöpfungskette in der bAV: „KI-Agenten erkennen Geschäftsvorfälle und übermitteln Änderungen automatisch. Das reduziert Kosten und Zeitaufwand erheblich.“ Auch hilft KI bei der Beratung: „Predictive Analytics kann beispielsweise dabei unterstützen, den Vorsorgebedarf von Arbeitnehmenden besser einzuschätzen oder Versorgungslücken frühzeitig zu erkennen.“ Das steigere nicht nur die Effizienz, sondern auch die Qualität der Beratung, so Dummel. Karkossa ergänzt, dass die Software die jeweils besten Optionen prüft: „Mit Hilfe der Technik ist es möglich, den bestehenden Tarif beitragsfrei zu stellen und etwas Neues einzurichten oder auch eine Abfindung zu zahlen, die der Mitarbeitende dann privat reinvestieren kann, sofern das die beste Option ist.“ Info Vorteile digitaler Plattformen für Arbeitgeber Höhere Effizienz: Die Plattformlösungen standardisieren und automatisieren bAV-Prozesse. Der manuelle Verwaltungsaufwand für HR-Abteilungen fällt weg. Weniger Fehler: Die digitalen Daten können leicht analysiert werden; die Fehleranfälligkeit sinkt. Rechtssicherheit: Die Systeme unterstützen, regulatorische, rechtliche und datenschutzrechtliche Anforderungen einzuhalten. Individualisierung: Unternehmen können ihre bAV-Modelle individuell anpassen und Mitarbeitenden passgenaue Angebote auf Grundlage ihrer Risikoprofile und Bedürfnisse unterbreiten. Flexibilität: Plattformen unterstützen Unternehmen, auf Marktveränderungen zu reagieren. Transparenz: Mitarbeitende können jederzeit auf ihre bAV-Daten zugreifen und erhalten aktuelle Renteninformationen. Beratung: Die digitalen Tools ermöglichen eine ortsunabhängige, individuelle Beratung und einen schnellen Vertragsabschluss. Umfassendes Angebot: In einer digitalen Lösung können Unternehmen Produkte der betrieblichen Vorsorge wie Kranken- und Berufsunfähigkeitsversicherung sowie Unfallversicherung bündeln. bAV-Plattformen: Herausforderungen bei Implementierung Trotz aller Vorteile bergen bAV-Plattformen auch Risiken. So erfordert der Umstieg von analogen auf digitale Prozesse, dass die bAV-Plattform in die vorhandene HR-IT-Infrastruktur integriert wird. Dummel sagt: „Der effektivste Weg ist die Zusammenarbeit mit dem Vermittler, der die Verwaltung direkt an das HR- und Payroll-System anbindet.“ Entscheidend sei dabei nicht, ein weiteres isoliertes Tool einzurichten, sondern dieses nahtlos in bestehende Systeme zu integrieren. „Dadurch lassen sich Änderungen bei Gehaltsanpassungen, Elternzeit oder Austritten automatisiert anstoßen und lohnrelevante Informationen direkt weiterleiten.“ Dummel rät auch, dass alle Verträge und Dokumente zentral über ein Arbeitgeberportal aus den Systemen der Versicherer abrufbar sind. So könne HR den Überblick behalten und der administrative Aufwand sinke. In jedem Fall müssen Unternehmen die Implementierungskosten vor der Einführung berücksichtigen. Auch wenn die Systeme langfristig Zeit und Geld sparen, erfordern Implementierung und Schulungen anfangs finanzielle und zeitliche Ressourcen. Die Implementierungszeit ist nach Karkossas Erfahrung überschaubar, da die Software meist einfach in eine bestehende Personal-Lohnsoftware integriert werden kann. „Das ist ein komplettes Self Service Onboarding“, sagt der Altersvorsorgeexperte. Doch darüber hinaus braucht es auch Schulungen und nach Möglichkeit auch eine Kick-off-Veranstaltung für die Mitarbeitenden, damit das System auch akzeptiert wird. Wenn es Unternehmen gelingt, die bAV nicht nur als regulatorische Pflicht zu sehen, sondern mit Hilfe digitaler Plattformen ein Instrument daraus machen, mit dem sie Mitarbeitende gewinnen und binden können, stärken sie damit ihre Arbeitgeberattraktivität. Info Checkliste für Ihre bAV-Plattform Folgenden Kriterien sollte eine bAV-Plattform entsprechen: Die Plattform erfüllt die Datenschutzanforderungen. Es liegen Notfall- und Backup-Konzepte vor. Sie gewährleistet automatische Anpassungen an rechtliche Vorgaben. Die Plattform deckt die gesamte Wertschöpfungskette in der bAV-Beratung ab. Die Beratung ist, da es um komplexe Fragestellungen geht, sowohl persönlich als auch digital möglich und holt Mitarbeitende aller Altersgruppen ab. Alle betrieblichen Vorsorgeprodukte (Altersvorsorge, Kranken-, Berufsunfähigkeits- und Unfallversicherung) sind in dieser einen Anwendung zusammengefasst. Über die Plattform kann mit allen Beteiligten (Arbeitgeber, Mitarbeiter, Versicherer) kommuniziert werden; die App ist schlicht gehalten und intuitiv bedienbar. Die Plattform ist in das HR-System des Unternehmens integriert. Eine lückenlose Dokumentation aller versicherungsrelevanten Daten ist gewährleistet. Es gibt Data-Analytics-Funktionen, um das Produkt analysieren und anpassen zu können.

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