Die meisten Unternehmen kennen die neuen Pflichten zur Entgelttransparenz, unterschätzen aber oft, wie sehr Datenqualität, Systemlandschaft und Kultur darüber entscheiden, ob die Umsetzung gut gelingt. Entscheidend wird, ob HR Entgelttransparenz nicht nur als Rechtsproblem, sondern als Infrastruktur- und Change-Projekt begreift. Wer folgende vier Aspekte bereits verinnerlicht hat, ist auf einem guten Weg.
Erkenntnis 1: Ohne saubere Daten und Stellenlogik scheitert jede Entgeltanalyse
Viele Unternehmen haben fragmentierte HR- und Payroll-Systeme, unklare Rollenprofile und historisch gewachsene Gehaltsentscheidungen. Damit lassen sich weder verlässliche Gender Pay Gaps berechnen noch belastbare Vergleichsgruppen bilden. Bentje Grünewald, Head of Compensation bei DKV Mobility, beschrieb das Ausgangsproblem beim Deutschen Human Resources Summit 2025 prägnant: „Wir hatten ein buntes Potpourri an Jobtiteln und sehr unterschiedliche Meinungen darüber, was vergleichbar ist und was eine faire Vergütung darstellt.“
DKV Mobility löste das durch die Einführung einer analytischen Stellenbewertung in Abstimmung mit dem Betriebsrat: „Damit haben wir eine Grundlage geschaffen, um auf Job-Level-Basis zu analysieren, wie unser Median-Gehalt aussieht und wo etwaige Gender Pay Gaps liegen.“ Das Ergebnis: Der bereinigte Gender Pay Gap liegt bei etwa zwei Prozent. Mit ihrem Projekt zur Entgelttransparenz hat DKV Mobility den zweiten Platz beim Deutschen Personalwirtschaftspreis 2025 in der Kategorie Compensation & Benefits belegt.
Erkenntnis 2: Entgelttransparenz ist ein Systemprojekt, kein Excel-Reporting
Zahlreiche Fachbeiträge warnen davor, die Umsetzung „außerhalb der Systeme“ zu organisieren, etwa über einmalige Excel-Analysen oder Insellösungen in einzelnen Fachbereichen. Nachhaltige Compliance entsteht nur, wenn HR-, Payroll-, Analytics- und unter Umständen Compensation-Tools auf einer gemeinsamen Plattform arbeiten, die Ist-Entgelte, variable Bestandteile, Rollen- und Leistungsdaten automatisch zusammenführt und auswertbar macht.
Ein kritischer Punkt dabei ist die Klärung, welche Entgeltbestandteile überhaupt transparent gemacht werden müssen. Grünewald erklärte aus praktischer Perspektive: „Im Gesetz ist tatsächlich das gesamte Entgelt gemeint – also Grundgehalt, Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Boni, variable und langfristige Vergütung.“ Sie betonte aber auch: „Betriebsrenten oder Benefits sehe ich eher am Rand – solange sie allen zugänglich sind, sollte das Thema beherrschbar bleiben.“
Info
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Erkenntnis 3: Transparente Zahlen ohne transparente Story verschärfen Konflikte
Studien und Praxisberichte machen deutlich, dass viele Unternehmen zwar über Gehaltsspannen, Pay Gaps oder Berichte nachdenken, aber zu wenig in Erklärbarkeit und Dialog investieren. Und das, obwohl fast neun von zehn Unternehmen mit einem signifikanten Anstieg von Mitarbeiter- und Bewerbergesprächen zum Thema Gehalt rechnen.
Das zentrale Problem: Offengelegte Zahlen ohne verständliche Kriterien für Einstufung, Entwicklung und Korrekturmaßnahmen führen schnell zu Misstrauen, Neiddebatten und Reputationsrisiken.
Ein wesentlicher Baustein ist die klare Definition von Fairness selbst. Grünewald brachte einen oft übersehenen Punkt auf den Tisch: „Ein faires Gehalt ist aber nicht automatisch ein gleiches Gehalt.“ Manche Unternehmen würden marktorientiert vorgehen, andere bedarfsorientiert – etwa, wenn Menschen mit Kindern oder pflegebedürftigen Angehörigen mehr verdienen. „Das ist einfach ein anderes Verständnis von Fairness. Entgelttransparenz verlangt von uns, Fairness zu definieren – und das bedeutet nicht zwangsläufig Gleichheit.“
Erkenntnis 4: Viele Bewertungskriterien sind veraltet und werden nicht hinterfragt
Prof. Dr. Michael Christ von der Universität Mainz warnte beim Deutschen Human Resources Summit 2025 davor, dass viele Stellenbewertungssysteme auf historisch gewachsenen, fragwürdigen Kriterien basieren: „Sie beruhen auf Kriterien wie Qualifikation oder Seniorität – das sind greifbare, aber oft falsche Maßstäbe. Die Annahme, dass jemand mit 15 Jahren Betriebszugehörigkeit mehr leistet als jemand mit drei Jahren, ist schlicht falsch.“
Unternehmen würden immer noch hauptsächlich nach Qualifikation und Berufserfahrung bemessen, weil sie von vornherein sichtbar und dokumentiert sind, aber Engagement und Mindset nicht. Das sah auch Grünewald so: „Seniorität ist tief verankert, aber nicht immer gerechtfertigt. In unserem Bewertungssystem hat Berufserfahrung nur noch ein geringes Gewicht.“
Nicht ohne Grund gibt die EU folgende Kriterien zur Bemessung eines Gehalts in der neuen Entgelttransparenzrichtlinie vor: Kompetenzen, Verantwortung, Belastung und Arbeitsbedingungen.
Gesine Wagner betreut als Chefin vom Dienst Online die digitalen Kanäle der Personalwirtschaft und ist als Redakteurin hauptverantwortlich für die Themen Arbeitsrecht, Politik und Regulatorik. Sie ist weiterhin Ansprechpartnerin für alles, was mit HR-Start-ups zu tun hat. Zudem verantwortet sie das CHRO Panel.
