Was hat es mit der EU-Entsenderichtlinie auf sich?

Das Dienstreisevolumen ist seit Ende der Pandemie wieder deutlich angestiegen und entsprechend rückt die Entsenderichtlinie wieder verstärkt in den Fokus von Unternehmen und Behörden. Wichtige Schwerpunkte sind hier etwaige Compliance-Anforderungen wie die Registrierungspflichten oder sozialversicherungs- und steuerrechtliche Themen.

Europarechtlicher Begriff der Entsendung

Der Anwendungsbereich der EU-Entsenderichtlinie umfasst nach Art. 3 der Richtlinie „Unternehmen mit Sitz in einem Mitgliedstaat, die im Rahmen der länderübergreifenden Erbringung von Dienstleistungen Arbeitnehmer in das Hoheitsgebiet eines Mitgliedstaats entsenden“.

Die Richtlinie sieht dabei unter anderem die folgenden Konstellationen vor:

• Entsendung eines Mitarbeitenden aufgrund eines Vertrags mit einem im jeweiligen Gastland tätigen Dienstleistungsempfänger,
• Entsendung eines Mitarbeitenden in eine Niederlassung oder ein der Unternehmensgruppe angehörendes Unternehmen im Hoheitsgebiet des Gastlandes.

Sie umfasst daher dem Grunde nach neben kundenbezogenen Auslandsreisen und klassischen Entsendungen über einen längeren Zeitraum (sogenannte Short und Long Term Assignments) auch kurze Dienstreisen an andere Standorte eines Konzerns.

Große Unterschiede im nationalen Recht

Da die EU-Entsenderichtlinie selbst keine unmittelbare Rechtswirkung entfaltet, muss diese durch die einzelnen EU-Mitgliedstaaten in das jeweilige nationale Recht überführt werden. Durch die individuelle Implementierung und Interpretation der EU-Entsenderichtlinie durch die Mitgliedstaaten existieren jedoch signifikante Unterschiede in den einzelnen Rechtsordnungen.

So wenden einige Mitgliedstaaten die Bestimmungen der EU-Entsenderichtlinie im weiteren Sinne an, das heißt auch auf Personen, bei denen es sich nicht um entsandte Mitarbeitende im Sinne der Richtlinie, oder auf Tätigkeiten, die nicht die Erbringung einer Dienstleistung beinhalten. So kann in der Praxis dieselbe Tätigkeit in einem Gastland registrierungspflichtig sein, in einem anderen wiederum nicht. Auch werden in vielen Ländern Arbeitgeber mit Sitz in einem Drittstaat den Registrierungspflichten unterworfen, was in der Praxis zu besonderen Herausforderungen bezüglich der Akzeptanz der Anforderungen führt.

Pflichten bei einer Entsendung

Liegt eine Entsendung in ein Gastland vor und greift keine Ausnahme im jeweiligen nationalen Recht, so unterliegt die internationale Reise bestimmten Registrierungspflichten und der Arbeitgeber muss die Reise grundsätzlich den Behörden des Gastlandes melden. Hierfür kann in der Regel ein vom jeweiligen Gastland eingerichtetes Internetportal genutzt werden. Aber auch hier weichen einige Länder davon ab und zum Beispiel in Polen muss die Meldung postalisch erfolgen.

Darüber hinaus gilt für gewisse Entsendungen der sogenannte Equal-Pay-Grundsatz. Gemeint ist damit die verpflichtende Einhaltung von bestimmten Mindestarbeits- und Beschäftigungsbedingungen, welche im jeweiligen Gastland verbindlich für entsandte Mitarbeitende anzuwenden sind. Dies sind zunächst ausgewählte beispielsweise gesetzliche oder auch tarifvertragliche Vorschriften über Mindestentgelte sowie Urlaubsansprüche; bei längeren Entsendungen ab 12 von 18 Monaten müssen den entsandten Mitarbeitenden, mit wenigen Ausnahmen, sämtliche zwingende Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen gewährt werden, die in dem jeweiligen Gastland gelten.

Herausforderungen für Unternehmen

Eine KPMG-Umfrage aus diesem Jahr ergab, dass 85 Prozent der befragten Unternehmen internationale Dienstreisen bereits registrieren, zumeist jedoch nur solche Dienstreisen, die aus Deutschland heraus erfolgen und noch nicht innereuropäisch. Zum Equal-Pay-Grundsatz gaben lediglich 31 Prozent der befragten Unternehmen an, die entsprechenden Anforderungen bereits umzusetzen. Als größte Herausforderungen bei Entsendungen nennen Unternehmen immer wieder die Unterschiedlichkeit der Prozesse in den einzelnen Ländern sowie die fehlende Verständlichkeit, welche Informationen für die jeweilige Meldung benötigt werden.

Im Ergebnis hat fast jede Rechtsordnung ihren eigenen Registrierungsablauf, was bei einer Kumulation aller benötigen Datenfelder eine Summe von derzeit 2.434 Datenfelder ergibt, die im Unternehmen vorzuhalten sind. Entsprechend muss ein Prozess etabliert werden, der eine angemessene Compliance sicherstellt und gleichzeitig im Alltag umsetzbar ist. Im Sinne eines praktikablen Ansatzes macht es Sinn, dass Unternehmen – gegebenenfalls mit Unterstützung spezialisierter externer Berater – die relevanten Reiseströme ihrer Mitarbeiter auswerten, die Reisen im Hinblick auf potenzielle Registrierungspflichten in den einzelnen Reiseländern bewerten, die notwendigen Daten für die Registrierung sammeln und letztlich die Registrierung vornehmen. 

Sanktionen

Compliance-Risiken manifestieren sich insbesondere durch Kontrollen und verhängte Sanktionen durch die Behörden. 35 Prozent der an der Umfrage Teilnehmenden gaben an, dass einige Mitarbeitende bereits hinsichtlich der Einhaltung der Melde- und Registrierungspflichten kontrolliert wurden. Entsprechende Sanktionen bei Nichteinhaltung der einzelnen Pflichten wurden bei 9 Prozent der Teilnehmenden verhängt, in einem Fall sogar in sechsstelliger Höhe. Insgesamt sind die jeweiligen Strafandrohungen nicht zu unterschätzen und reichen von eher geringen Bußgeldern bis hin zu sechsstelligen Summen sowie von der Androhung einer Gefängnisstrafe. Es gibt auch Nebensanktionen wie den Ausschluss des Unternehmens von öffentlichen Ausschreibungen. 

Viele Unsicherheiten

Auch wenn die EU-Entsenderichtlinie in diesem Jahr ihren 27. Geburtstag feiert, herrschen teilweise noch große Unsicherheiten bei der Anwendung der (zu Recht) oft als „exotisch“ und nicht nachvollziehbar empfundenen Vorschriften. Dazu kommt der hohe administrative Aufwand für Unternehmen. Sie sind jedoch gut beraten, sich mit den Pflichten im Zusammenhang mit den Entsendevorschriften auseinanderzusetzen, um mögliche Sanktionen zu vermeiden.