HR-Outsourcing: Durch KI auf einem neuen Level?

HR-Outsourcing ist längst kein Nischenthema mehr – es hat sich zu einem festen Bestandteil moderner Unternehmensstrategien entwickelt. Während die Auftragslage stabil bleibt und viele Anbieter von einem soliden Wachstum berichten, stehen die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen zunehmend unter Druck: steigende Kosten, Fachkräftemangel und der Ruf nach flexibleren, digitalen Lösungen sind die neuen Prämissen eines sich verändernden Marktes. Wie viel Gestaltungsspielraum bleibt, wenn Outsourcing nicht nur Effizienz, sondern auch Innovation liefern soll? Die Diskussion zeigt: Outsourcing ist mehr als ein Werkzeug – es ist ein Spiegel der Transformation, die HR-Abteilungen durchlaufen. 

KI im HR-Outsourcing: Effizienz trifft Verantwortung 

Kaum ein Thema prägt die HR-Debatte derzeit so stark wie Künstliche Intelligenz. Für Outsourcing-Dienstleister bedeutet KI nicht nur Automatisierung, sondern auch die Chance, Beratungsqualität und Geschwindigkeit neu zu definieren. Sie hat sich im Outsourcing vom Schlagwort zum echten Produktivitätsfaktor entwickelt. Laut aktuellen Studien setzt bereits die Mehrheit der Personalabteilungen KI-gestützte Tools ein – vor allem im Recruiting, bei der Gehaltsabrechnung und in der Datenanalyse. Outsourcer stehen dabei vor der Aufgabe, nicht nur technische Lösungen bereitzustellen, sondern auch Governance und ethische Leitplanken zu etablieren. 

„KI ist längst mehr als ein Experimentierfeld – sie verändert die DNA des HR-Outsourcings. Wer heute Prozesse auslagert, erwartet nicht nur Effizienz, sondern intelligentere Unterstützung. KI ist branchenabhängig zu sehen und begegnet uns zum Beispiel häufig in der Defense-, Health-, in der Finanz-Industrie oder im Public Sector“, sagte Raphaele Rose, Head of Sales & Marketing bei VEDA. 

Gleichzeitig warnte Rose davor, den Bereich AI-Leadership zu unterschätzen, in dem sie weiterhin deutliche Defizite sieht. Viele Mitarbeitende nutzten Tools wie ChatGPT bereits heute zur effizienteren Erledigung ihrer Aufgaben – jedoch fehle in den meisten Organisationen eine durchgängige AI-Strategie, die den Umgang mit solchen Anwendungen entlang klarer Governance-Regeln und gesetzlicher Anforderungen vorgibt. „Zudem werden Funktionen in der Praxis regelmäßig fälschlich als KI klassifiziert“, kritisierte Rose.

„KI ist längst mehr als ein Experimentierfeld – sie verändert die DNA des HR-Outsourcings.“

Raphaele Rose, Head of Sales & Marketing, VEDA

Bei der Dokumentenklassifizierung oder Lohnarten-Zuordnung werde oft vergessen, dass viele HR-Systeme regelbasiert arbeiten und sehr gute Standards anböten, bemängelte Rose. „Echte KI nutzt Trainingsdaten, um Muster zu erkennen und Modelle anzupassen. Regelwerke dagegen sind deterministisch – und seit Jahren Standard.“ Deshalb forderte sie: „Nicht jede Funktion sollte als KI vermarktet werden.“ 

Während Raphaele Rose vor allem die Grenzen zwischen KI und klassischen Regelwerken herausarbeitete, griff Sebastian Vornweg diesen Gedanken auf und zeigte anhand praktischer Beispiele, wie Automatisierung im HR-Alltag funktioniert. Auch für Vornweg ist die Automatisierung von Prozessen nicht gleichbedeutend mit KI-Einsatz. Der Vertriebsleiter der VRG HR verwies dabei unter anderem auf die komplexen Anforderungen der sogenannten A1-Bescheinigung. Diese regelt die Doppelbesteuerung im Fall von Auslandseinsätzen. „Hier standen wir vor der Herausforderung, einen extrem aufwendigen manuellen Prozess zumindest zu teilautomatisieren“, erinnerte er sich. „Bei dem, was wir an Automatisierungsgrad erreicht haben, will ich zwar noch nicht von KI sprechen, es sind aber sehr stark automatisierte Prozessabfolgen.“  

Künstliche Intelligenz ist stark nachgefragt 

Alexander Marzen, Senior Director und Head of Operations bei ADP, weitete die Diskussion aus und erklärte, wie stark inzwischen auch die Kunden nach konkreten KI-Lösungen fragen. So würden sich Personalabteilungen im Rahmen der Diskussion um den Einsatz von KI immer wieder erkundigen, wie die Dienstleister Künstliche Intelligenz im eigenen Unternehmen einsetzen. Nicht zuletzt, um sich mit Informationen und Impulsen für ihren eigenen Inhouse-KI-Einsatz zu versorgen. „Uns begegnet das Thema KI stets auf zwei Ebenen. Auf der einen Ebene fragen uns die Kunden danach, wie und wo wir die KI selbst einsetzen und wie wir sie in unsere eigenen Produkte einbauen. Auf der anderen Seite wollen sie wissen, wie wir sie intern in unsere Services und Dienstleistungen einbringen, um diese weiter zu verbessern.“  

SP_Data ist laut Diane Missweit bereits bestens auf die neuen Anforderungen vorbereitet. Sie sieht in der KI einen wichtigen Zukunftsfaktor: „Wir beobachten den Markt sehr genau und prüfen, wie Künstliche Intelligenz unsere Prozesse und damit den Mehrwert für unsere Kunden weiter steigern kann.“ Obwohl Kunden nach ihrer Beobachtung bislang selten aktiv nach KI-Lösungen fragen, erkennt Missweit eine zunehmende Offenheit für innovative Technologien: „Viele Unternehmen haben Lust, sich mit modernen Tools auseinanderzusetzen – oft fehlt jedoch noch das passende Einsatzszenario oder Vertrauen in die Systeme.“ Wichtig sei, dass jede technologiegetriebene Neuerung immer im Sinne der individuellen Kundenbedürfnisse ausgewählt und eingeführt werde. „Unsere Erfahrung zeigt: KI kann eine großartige Möglichkeit sein, unsere Prozesse effizienter und kundenorientierter zu gestalten, sofern sie gut auf die konkrete Situation abgestimmt ist.“ 

KI-Chancen vs. KI-Grenzen im HR-Outsourcing

Datenschutz und Vertrauen sind längst keine Randthemen mehr, sondern zentrale Voraussetzungen für erfolgreiches HR-Outsourcing. Mit dem Aufkommen von Künstlicher Intelligenz und der Regulierung durch den European AI Act verschärfen sich die Anforderungen zusätzlich. KI-Systeme versprechen Effizienzgewinne – etwa bei der Bewerberauswahl oder der Analyse von Mitarbeiterdaten –, bergen aber zugleich Risiken wie Diskriminierung, Intransparenz oder Datenmissbrauch. Kunden reagieren zunehmend sensibel auf diese Spannungsfelder und verlangen klare Regeln, belastbare Nachweise und transparente Verfahren. Für Dienstleister bedeutet das: Vertrauen muss nicht nur aufgebaut, sondern dokumentiert und belegt werden.  

„Unabhängig von der Diskussion um KI ist der Schutzbedarf der Kunden für die uns anvertrauten Daten sehr hoch und zentraler Dreh- und Angelpunkt für die Erbringung unserer Dienstleistung“, bestätigte Alexander Marzen. „Auch beim KI-Einsatz im Rahmen unserer Dienstleistungen gelten selbstverständlich dieselben Sicherheitsmaßnahmen wie bei allen anderen uns anvertrauten Daten und Prozessen.“

„Datenschutz ist heute zentraler Dreh- und
Angelpunkt – Vertrauen wird zur Eintrittskarte
ins Outsourcing.“

Alexander Marzen, Senior Director & Head of Operations, ADP Employer Services

Verglichen mit früheren Ausschreibungsprozessen müssten heute jedoch umfangreichere Fragenkataloge ausgefüllt und entsprechende Zertifikate vorgelegt werden, die sich rein um den Datenschutz drehen. Marzen führte die gestiegenen Anforderungen auf den angewachsenen Erfahrungsschatz der Kunden zurück, sieht darin aber auch eine Chance, sich als Dienstleister im HR-Umfeld profilieren und vom Wettbewerb abgrenzen zu können. 

Qualität und Effizienz beim HR-Outsourcing

Während Marzen den Fokus auf Sicherheit und Nachweise legte, rückte Sebastian Vornweg eine andere Frage ins Zentrum: Lohnt sich der Einsatz von KI für den Kunden überhaupt – und wenn ja, wie lässt sich der Nutzen messen? „Im Hinblick auf das Kundenverhalten beim KI-Einsatz steht für diese nach wie vor die Kosten-Nutzen-Frage im Vordergrund“, erklärte er. Der Kunde frage zunächst, was ihm das bringe, und welche Vorteile der KI-Einsatz habe. „Aber der zweite oder dritte Blick richtet sich dann auf die Fragen wie Qualität der Abrechnung und Effizienz des KI-Einsatzes, oder sie fragen nach dem Prozentsatz fehlerhafter Abrechnungen. Qualität und Effizienz sind nach wie die Faktoren, für die der Kunde am Ende des Tages zahlt.“ Letztlich seien viele Entwicklungen in der KI auch auf den Fachkräftemangel in bestimmten Bereichen zurückzuführen. 

Vornweg betonte, dass die Kunden den Wert von KI vor allem an Effizienz und Qualität festmachen würden. Doch damit diese Vorteile nicht im luftleeren Raum stünden, brauche es klare Strukturen und verbindliche Regeln. Genau hier setzte Raphaele Rose an: „Setzen Unternehmen KI ein, müssen sie sich rechtlich und organisatorisch absichern. Am effektivsten gelingt das über klar strukturierte Schulungen“, unterstrich sie. „Am besten werden diese digital über ein Learning-Management-System organisiert, unterstützt durch KI-generierte Lernpfade und eine anschließende, sauber dokumentierte Kontrolle im HR-System.“  

Strategische Neuausrichtung der Kunden­zusammenarbeit 

Zu der Frage, ob die aktuelle Entwicklung grundsätzlich Einfluss auf die Art der Zusammenarbeit mit den Kunden habe, erklärte Vornweg: „Das richtet sich nach dem Bedarf der Kunden und kann vom Interim Management über den Fachkräftemangel bis zu juristischen Fragen und anderen Anforderungen reichen. Der Kunde kommt dann, auch kurzfristig, auf uns zu und beauftragt die VRG je nach Bedarf mit dem Application Management oder dem Full Service.“

„Für Kunden steht beim KI-Einsatz die Kosten- Nutzen-Frage im Vordergrund, Qualität und Effizienz sind ausschlaggebend.“

Sebastian Vornweg, Head of Sales, VRG

Was Vornweg als unmittelbare Reaktion auf Kundenbedarfe und Marktveränderungen beschrieb – vom Fachkräftemangel bis zur Cloud-Transformation –, öffnete den Blick für eine strategische Frage: Wie sieht die Zusammenarbeit in Zukunft aus? Alexander Marzen betonte, dass es nicht nur um aktuelle Projekte gehe, sondern um langfristige Modelle, die Kommunikation, Daten-Mehrwerte und Prozessgestaltung neu denken. „Wir denken intensiv darüber nach, wie unsere Dienstleistungen, die Anforderungen an diese und an unsere Software in drei oder fünf Jahren aussehen werden.“ Drei Themenfelder habe man dafür identifiziert. „Das eine ist Interaktion und Kommunikation, das zweite dreht sich darum, wie wir für unsere Ansprechpartner aus den Daten Mehrwerte generieren, zum Beispiel in Form von Reports, Analysen und Analytics. Beim dritten Thema geht es um die Umsetzung und Durchführung von Prozessen.“ 

Zurzeit sei man dabei, für diese Themenblöcke Antworten zu finden und Lösungsangebote zu konzipieren. Dabei sei vor allem der Umgang mit zukünftigen Ansprechpartnern, beispielsweise der Gen Z, die noch erfahrener mit den neuen Technologien umgehen könne, wichtig. Selbstverständlich spiele die KI bei all diesen Themen künftig eine zentrale Rolle. „KI wird aber für uns immer eine unterstützende Komponente sein, die auch Prozesse automatisiert anstoßen und erledigen kann. Finale Entscheidungen wird aus unserer Perspektive jedoch immer der Mensch treffen“, so Marzen. 

HR-Outsourcing-Modelle im Wandel 

Während Marzen die Zukunftsfähigkeit von Dienstleistungen und den Einsatz von KI als unterstützende Komponente betonte, rückte Diane Missweit die konkrete Nachfrage der Kunden in den Vordergrund. „Die Kundenwünsche gehen klar in die Richtung Full BPO. Durch den engen Austausch mit unseren Kunden gelingt es uns aber auch, deren individuelle Anforderungen und Wünsche optimal umzusetzen. Das schafft Vertrauen und ermöglicht maßgeschneiderte Lösungen.“ Bei Payroll-Outsourcing-Kunden schätzt Missweit die klare Kommunikation und gegenseitige Abstimmung: „Hier entstehen echte Schnittmengen, die Prozesse effizienter machen und von denen beide Seiten profitieren.“  

Die Diskussion zeigt: Neue Modelle im HR-Outsourcing entstehen aus der Balance von Flexibilität, Vertrauen und Technologie. Kunden erwarten heute nicht nur effiziente Prozesse, sondern auch klare Sicherheitskonzepte und maßgeschneiderte Lösungen. KI spielt dabei eine wachsende Rolle – als Werkzeug zur Automatisierung und Qualitätssicherung, jedoch stets eingebettet in eine partnerschaftliche Zusammenarbeit, bei der der Mensch die entscheidenden Weichen stellt. 

Wo liegen die Daten?

Zwar gelten die Cloud und damit einhergehende Fragen zum Datenzugriff eigentlich als geklärt. Dennoch beschäftigen genau diese Themen viele Outsourcing-Kunden weiterhin, haben die Teilnehmenden des Round Tables beobachtet. Denn dort zählt nicht nur die Qualität der Prozesse, sondern auch der Standort der Rechenzentren. Kunden erwarten jederzeit sicheren Datenzugriff und bevorzugen Systeme im EU-Rechtsraum – oft sogar in Deutschland. Gerade bei komplexen Payroll-Themen ist dies entscheidend, weshalb Dienstleister zunehmend auch internationale Anforderungen erfüllen und ihre Sicherheitsstandards transparent machen. 

„Kunden wollen nicht nur wissen, wo die Rechenzentren stehen“, erklärt Raphaele Rose. „Einige legen Wert auf Besichtigungen vor Ort, bevor sie einen Vertrag unterschreiben.“ Für Anbieter sei das ein relevantes Verkaufsargument – sowohl für große Player als auch im Mittelstand. Besonders bei der Cloud-Lizenzierung müsse man Transparenz schaffen, betont Rose: „Wir erklären unseren Kunden ganz offen, dass moderne Sicherheits- und Compliance-Standards nicht kostenfrei zu haben sind. Die Lizenzierung in der Cloud ist komplexer – und sie macht sichtbar, dass IT- und HR-Budgets enger miteinander verknüpft sind, als viele zunächst annehmen.“ Es gehe darum zu verstehen, dass höhere Sicherheitsniveaus, Zertifizierungen und resiliente Infrastrukturen unmittelbare betriebliche Kosten verursachen – zugleich aber geschäftskritische Risiken minimieren. 

„Gerade nach Cyberangriffen kommen Interessenten oder On-Premises-Kunden auf uns zu“, berichtete Rose. „Wenn deren eigene Infrastruktur ausfällt, können wir dank unserer Systeme nahtlos übernehmen. Diese Ausfallsicherheit ist Teil des Gesamtpakets – und sie erklärt, warum echte Sicherheit einen Preis hat.“ Was Rose als zentrale Kundenanforderung beschreibt – Transparenz über Standorte, Sicherheitsstandards und Ausfallsicherheit – führt zur Frage, wie internationale Unternehmen diese Erwartungen über Ländergrenzen hinweg erfüllen können.  

Globales Payroll-Management nur durch Outsourcing 

Dort setzte Alexander Marzen an und betonte, dass globales Payroll-Management ohne lokale Experten nur durch Outsourcing-Partner möglich wird, die sowohl international als auch lokal zuverlässig agieren. „Welches international operierende Unternehmen hat Lust, in jedem Land, in dem es aktiv ist, einen Payroll-Experten zu haben?“, fragte Marzen. „Weil wir das gesamte Payroll-Management auch über Ländergrenzen hinweg sicherstellen können, ist das für uns durchaus ein Treiber für zusätzliches Geschäft.“  

Allerdings würden die Komplexitäten und Anforderungen nicht weniger, auch wenn überall von Bürokratieabbau gesprochen werde. „Im Gegenteil, die Anforderungen sowohl an uns als auch an die Kunden steigen immer weiter. Die Herausforderung ist, lokal und global für einen Auftraggeber tätig zu werden. Das ist der neue Anspruch der Unternehmen an eine Zusammenarbeit mit Unternehmen wie dem unsrigen.“ 

Sebastian Vornweg knüpfte daran an und verdeutlichte, dass für viele Kunden der konkrete Standort ihrer Daten – ob im eigenen Rechenzentrum oder in der Cloud – entscheidend bleibe. „Unser eigenes Rechenzentrum in Oldenburg ist für unsere Kunden immer noch ein wichtiges Kaufargument. Und wenn es um die Cloud geht, können wir mit SAP als Partner, je nach Internationalität des Kunden, entweder die Private oder eine Public Cloud anbieten.“  

Die Diskussion zeigt: Für Kunden im HR-Outsourcing bleiben der Standort der Systeme und der jederzeitige Datenzugriff ein entscheidendes Vertrauenskriterium. Sicherheit, Transparenz und internationale Skalierbarkeit sind dabei die Schlüssel – egal ob im lokalen Rechenzentrum oder in der Cloud. 

Fachkräftemangel in der Payroll 

Der Fachkräftemangel trifft im HR-Outsourcing vor allem die Kunden: Viele Entgeltabrechner scheiden altersbedingt aus, während Nachwuchs kaum nachrückt – einen anerkannten Ausbildungsberuf gibt es nicht. Outsourcer reagieren mit interner Qualifizierung, doch die Lücke bleibt groß. Zunehmend rückt daher Künstliche Intelligenz in den Fokus, die Routineaufgaben automatisiert und so den Druck durch fehlende Fachkräfte zumindest teilweise abfedern kann.

„Ich halte es für entscheidend, Fachkräfte mit fundiertem Payroll-Know-how stärker in den Mittelpunkt zu rücken, um diese zentrale Tätigkeit in Unternehmen weiterhin mit sehr guten Fachkräften besetzt zu bekommen“, betonte Raphaele Rose. Gleichzeitig würden sich vielfältige Karrierechancen eröffnen, sowohl innerhalb der eigenen HR-IT-Organisation als auch in HR-Software- oder Beratungshäusern. „So leistungsfähig KI auch wird: In der Payroll braucht es weiterhin Menschen, die als Human-in-the-Loop mit Fachwissen, Urteilsvermögen und Verantwortlichkeit den entscheidenden Unterschied machen.“ 

Diane Missweit unterstrich, wie KI gezielt bei der Aus- und Weiterbildung neuer Fachkräfte unterstützen könne. „Eine der größten Herausforderungen sehe ich aktuell darin, dass erfahrene Entgeltabrechner auf Kundenseite wegfallen.“ Während Missweit die Chancen von KI als Ergänzung im Ausbildungs- und Weiterbildungsprozess betonte, zeigte sich Alexander Marzen skeptisch gegenüber einer vollständigen Lösung durch Technologie. „Ich denke nicht, dass der KI-Einsatz die einzige Lösung sein wird, mit der wir den Fachkräftemangel in den Griff bekommen werden“, so Marzen. Bei repetitiven Tätigkeiten könne deren Einsatz zwar zu Effizienzgewinnen führen. „Aber damit Themen-Experten ersetzen zu können, das sehe ich zurzeit noch nicht. Ob sich das in fünf Jahren ändert, kann heute niemand sagen.“

„Ich denke nicht, dass der KI-Einsatz die einzige Lösung sein wird, mit der wir den Fachkräftemangel in den Griff bekommen werden.“

Diane Missweit, Leiterin Outsourcing, SP_Data

Learnings

Der Fachkräftemangel in der Payroll bleibt ein strukturelles Problem, das Outsourcing-Dienstleister wie Kunden gleichermaßen betrifft. KI kann zwar Routineaufgaben übernehmen und die Ausbildung neuer Fachkräfte unterstützen, doch die Expertise erfahrener Spezialistinnen und Spezialisten bleibt unverzichtbar. Entscheidend wird sein, moderne Systeme und attraktive Arbeitsumgebungen zu schaffen, um Talente zu gewinnen und langfristig zu halten.

1. KI ist im HR-Outsourcing vom Schlagwort zum Produktivitätsfaktor geworden – benötigt aber klare Governance.
2. Vertrauen entsteht über Transparenz, Zertifizierungen und dokumentierte Prozesse.
3. Zukunftsfähige Outsourcing-Modelle setzen auf partnerschaftliche Zusammenarbeit und menschliche Entscheidungskompetenz.
4. Der Standort von Rechenzentren bleibt ein zentrales Akzeptanz- und Vertrauenskriterium.
5. KI kann Routineaufgaben reduzieren und Ausbildung unterstützen, ersetzt aber keine erfahrenen Payroll-Expertinnen und -Experten.
6. Internationale Kunden erwarten „Glocal“-Modelle – globale Prozesse mit lokaler Expertise.

Ulli Pesch

Ulli Pesch ist freier Journalist und schreibt regelmäßig über das Thema HR-Software in der Personalwirtschaft.