Mitarbeiterdaten in der HR-Software, Auslagen in einem separaten System, Firmenkarten in einer dritten Anwendung: Der manuelle Abgleich zwischen getrennten Systemen gehört für viele HR-Abteilungen noch immer zum Alltag. Genau dort setzt die nach eigenen Angaben bislang größte Übernahme in der Geschichte von Personio an. Der Münchner HR-Softwareanbieter übernimmt Circula, eine Berliner Ausgabenmanagement-Plattform, und will HR-Daten und Ausgabenprozesse künftig in einem System zusammenführen.
Was HR-Führungskräfte wissen müssen
Circula wurde 2017 in Berlin gegründet und verwaltet für mehr als 3.000 europäische Unternehmen die Ausgabenprozesse von rund 250.000 Nutzenden. Das Produktportfolio umfasst Auslagen, Reisekosten, Firmenkreditkarten und steueroptimierte Mitarbeiter-Benefits. Ab dem 6. Oktober 2026 tritt das Unternehmen unter dem Namen Circula by Personio auf. Das gesamte Team wechselt zu Personio.
Der praktische Effekt für HR-Abteilungen liegt dabei laut einer Firmenmitteilung in der Datenarchitektur. Mitarbeiterstammdaten wie Name, E-Mail-Adresse, Jobbeschreibung, IBAN, Kostenstelle und Freigabe-Workflows sollen künftig automatisch von Personio ins Ausgabenmanagement fließen. Doppelte Datenpflege in getrennten Systemen würde damit entfallen.
„Mit Circula an Bord bündelt Personio alles, was ein Unternehmen für seine Mitarbeitenden ausgibt, an einem Ort”, sagt Personio-CEO Hanno Renner. „Das ist eine Premiere in Europa.”
Bestehende Partnerschaft als Ausgangspunkt
Die Übernahme baut auf einer laufenden Zusammenarbeit auf. Personio und Circula kooperieren bereits seit mehreren Jahren. Mehr als 500 gemeinsame Kunden nutzen heute schon die Schnittstelle beider Systeme, darunter Everphone, About You, Westwing und Tonies.
Veronika von Heise-Rotenburg, CFO von Everphone, beschreibt die bisherige Erfahrung so: „Lohnabrechnung, Kostenstellen und Genehmigende waren von Anfang an synchronisiert, sodass sich die beiden Systeme nie wie getrennte Welten angefühlt haben.”
Compliance-Know-how als gemeinsame Basis
Beide Unternehmen positionieren sich als Spezialisten für den deutschen Mittelstand. Circula wurde nach eigenen Angaben von Grund auf für das deutsche Steuerrecht entwickelt, inklusive Reisekostenpauschalen und GoBD-konformer Prozesssteuerung, und ist DATEV-Premium-Partner. Personio hat entsprechendes Know-how im Bereich Lohn- und Gehaltsabrechnung aufgebaut. Circula-CEO Nikolai Skatchkov: „Bisher wurde steuerliche Logik beim Ausgabenmanagement und bei Payroll immer von zwei unterschiedlichen Unternehmen gebaut. Der Zusammenschluss mit Personio ändert das.”
Konsolidierung im HR-Softwaremarkt setzt sich fort
Die Übernahme ist die bislang größte in der Unternehmensgeschichte von Personio. Im April 2026 hatte das Unternehmen bereits das KI-Startup aurio akquiriert. Im Bereich Spend Management trifft Personio künftig direkter auf Anbieter wie Spendesk aus Frankreich, Pleo aus Dänemark und das Berliner Unternehmen Moss. Der Unterschied liegt laut Personio in der Verknüpfung mit dem HR-Datensatz. Ob das am Markt trägt, wird sich zeigen.
Personio wurde 2015 in München gegründet, betreibt sechs Standorte in Europa und beschäftigt mehr als 1.500 Mitarbeitende. Über 16.000 Unternehmen mit insgesamt 1,6 Millionen Beschäftigten nutzen die Plattform deren Angaben zufolge.
Rebecca Scheibel ist Redaktionsleiterin Online und verantwortlich für die digitalen Kanäle der Personalwirtschaft.
