Ulrich Jänicke, CEO und Mitgründer von Aconso (Eigenschreibweise: aconso), hat die technologische Entwicklung im HR-Softwaremarkt lange Jahre miterlebt und mitgeprägt. Im Interview blickt er auf 25 Jahre Digitalisierungsgeschichte zurück, erklärt, warum der Mittelstand noch immer hinterherhinkt, und sagt, wo KI die Grenzen des Machbaren (und Sinnvollen) verschiebt. Jänicke spricht kurz nach einer wegweisenden Transaktion: Aconso und der deutschen HR-Softwareanbieter Centric haben am 2. April 2026 ihren Zusammenschluss verkündet.
Personalwirtschaft: Sie haben die HR-Softwarebranche seit der Jahrtausendwende hautnah erlebt. Was war damals das größte technische Problem, das HR-Abteilungen hatten, und wie hat die Branche darauf geantwortet?
Ulrich Jänicke: Das größte technische Problem war damals der Umstieg von Papier auf den PC. Im Umfeld des New-Economy-Hypes setzte dann auch in HR die erste echte Digitalisierungswelle ein. Die Abrechnung war damit endgültig digital. Danach kamen vor allem Dokumentenarchivierung und Recruiting. Die meisten Systeme waren aber noch On-Premises im eigenen Haus, mit entsprechend hohen Inhouse-Kosten.
In den frühen 2000ern war Cloud Computing für die meisten Unternehmen noch Science-Fiction, Datenschutzdebatten drehten sich um den Aktenschrank. Wann hat sich in Ihrer Wahrnehmung das grundlegende Paradigma verschoben, weg vom lokalen System, hin zur vernetzten HR-IT?
Der eigentliche Wandel setzte etwa um 2010 ein, als die ersten innovativen Unternehmen bereit waren, auch Personalsoftware nach außen zu verlagern. Dafür nutzte man ASP- oder SaaS-Systeme; das Thema Cloud war in diesem Bereich damals noch nicht so etabliert wie heute. Gleichzeitig gab es große Bedenken beim Thema Datenschutz. Die IT-Branche musste lernen, wie sich Sicherheit und Verlässlichkeit für Kunden nachvollziehbar darstellen lassen. Erst damit ist die Akzeptanz für vernetzte HR-IT wirklich gewachsen.
Wenn Sie die vergangenen 25 Jahre in Phasen einteilen müssten: Welche technologischen Zäsuren haben HR-Software wirklich verändert, und welche vermeintlichen Revolutionen waren am Ende doch nur Hype?
Die drei entscheidenden Phasen waren für mich On-Premises, Cloud und heute KI. Das sind die technologischen Entwicklungen, die HR-Software wirklich verändert haben. On-Premises stand für den Betrieb im eigenen Haus, jedoch mit entsprechendem Aufwand und hohen internen Kosten. Mit der Cloud wurden die Systeme flexibler, besser verfügbar und für Unternehmen deutlich leichter zu betreiben. KI verändert HR-Software auf einer anderen Ebene, weil es nicht mehr nur um Prozesse und Infrastruktur geht, sondern zunehmend auch um Inhalte, Entscheidungen und Geschwindigkeit. Es gab aber auch Themen, die am Ende nur Hype waren. Blockchain hatte auf HR zum Beispiel keine direkten Auswirkungen.
Die Corona-Pandemie hat die HR-Digitalisierung innerhalb von Wochen praktisch erzwungen. Was hat sich dauerhaft verändert?
Die Pandemie hat die Arbeitswelt grundlegend verändert. Homeoffice ist seither in vielen Bereichen zum Standard geworden. Infolgedessen mussten HR-Systeme standortunabhängig verfügbar sein und gleichzeitig hohe Sicherheitsstandards erfüllen. Vor allem aber mussten Prozesse vollständig digital werden, denn papierbasierter Versand ist in einem räumlich verteilten Arbeitsumfeld nicht möglich. In diesem Zuge hat auch die digitale Signatur endlich ihren Siegeszug angetreten.
Info
Die Aconso-Unternehmensgruppe und Centric Deutschland haben sich zum 2. April 2026 zusammengeschlossen und wollen damit zum führenden Unternehmen für HR-Dokumentenmanagement in Europa werden. Aconso ist auf HR-Dokumentenmanagement spezialisiert und gilt als Erfinder der digitalen Personalakte. Centric entwickelt und betreibt SaaS-Lösungen für HR-Prozesse auf Basis der SAP Business Technology Platform, darunter Add-ons für SAP HCM und SAP SuccessFactors in den Bereichen Dokumentenmanagement sowie Audit und Compliance. Durch den Zusammenschluss greifen Dokumentenmanagement, Compliance und abrechnungsnahe Prozesse künftig enger ineinander. Beide Marken bleiben bestehen, bestehende Kundenbeziehungen werden weitergeführt.
KI ist heute in aller Munde. Aber auch frühere Technologien – Workflow-Automatisierung, Mobile, Big Data – wurden als Gamechanger gefeiert. Was unterscheidet die aktuelle KI-Welle technisch und in ihrer tatsächlichen Wirkung auf HR von diesen früheren Wellen?
KI ist nicht der erste Hype, den wir in den vergangenen 25 Jahren erlebt haben. Aber nach jeder großen Welle kommt immer die Realität zurück, und das wird auch beim Thema KI so sein. Der Unterschied ist allerdings, dass frühere Entwicklungen vor allem Prozesse unterstützt und effizienter gemacht haben, während KI jetzt deutlich stärker in die Erstellung, Auswahl und Bewertung eingreift. Deshalb wird es hier auch signifikante Änderungen geben, auch wenn heute noch schwer abzuschätzen ist, welche das genau sein werden. Die zentralen Fragen sind: Was passiert, wenn mit KI erstellte Stellenausschreibungen auf KI-generierte Bewerbungen treffen und die KI dann herausfinden soll, welche die richtigen Kandidaten sind? Hier müssen wir aufpassen, dass der menschliche Faktor die entscheidende Rolle behält, es heißt immerhin Human Resources. Gerade das Thema Bias zeigt, dass solche Systeme nicht automatisch neutral oder fair entscheiden. Wenn die zugrunde liegenden Daten einseitig sind, übernimmt die KI diese Muster, und das kann Bewerber benachteiligen.
Der Nachholbedarf bei der Digitalisierung im Mittelstand ist bis heute enorm. Woran scheitert technischer Fortschritt im HR-Bereich so hartnäckig. Ist das ein kulturelles, ein organisatorisches oder doch ein technisches Problem?
Es ist vor allem die Angst vor Veränderung und vor Überforderung, denn technisch wäre vieles heute kein Problem. Gerade der Mittelstand kann sich für solche Themen in der Regel keine eigenen Spezialisten leisten und arbeitet deshalb mit Generalisten. Genau da entsteht der Rückstand: Es fehlen Fachressourcen, und die nötigen technischen Kapazitäten lassen sich intern oft nicht aufbauen. Großkonzerne haben es hier deutlich leichter, weil sie auf eigene IT-Ressourcen und spezialisierte Teams zurückgreifen können.
In 25 Jahren HR-Technologie gab es sicher auch Entwicklungen, die sich als Irrweg erwiesen haben, Versprechen, die die Technologie nicht einlösen konnte. Was würden Sie rückblickend als das größte Missverständnis zwischen HR und IT bezeichnen?
Aus meiner Sicht ist es das Thema Skill Management, das bisher nicht konsequent zu Ende gedacht wurde. Obwohl seit rund 30 Jahren darüber gesprochen wird, wissen selbst größere Unternehmen oft noch immer nicht genau, über welche Fähigkeiten und Skillsets ihre Mitarbeiter tatsächlich verfügen. Gerade an dieser Schnittstelle zwischen HR, Technologie und strategischer Personalplanung besteht bis heute großer Nachholbedarf.
Wenn ich heute eine HR-Abteilung aufbauen wollen würde: Worauf kann ich technologisch verzichten, worauf nicht?
Wer HR heute neu aufbaut, sollte zuerst klären, was sich effizient standardisieren lässt und was bewusst beim Menschen bleiben muss. Weglassen würde ich vor allem den Anspruch, alles selbst im eigenen Haus leisten zu wollen. Die Gehaltsabrechnung kann man sehr gut über Dienstleister abdecken, und zwar effizienter und kostengünstiger. Alle wiederkehrenden Aufgaben, vor allem regelbasierte Prozesse, lassen sich durch geeignete Tools weitgehend automatisieren und durch KI zusätzlich beschleunigen. Genau darin liegt heute ein großer Teil des technologischen Werkzeugkastens. Zwischenmenschliche Aufgaben wie Einstellung, Personalentwicklung und Hiring sollten dagegen bewusst in menschlicher Hand bleiben. Technologische Unterstützung ist hier sinnvoll, die Verantwortung sollte aber immer beim Menschen liegen.
Sie wollen mehr über das Thema Künstliche Intelligenz und deren Nutzung im HR-Bereich erfahren?
Dann schauen Sie doch einmal in unser Dossier zum Thema. Dort stellen wir für Sie kontinuierlich aktuelle Berichte, Analysen, Deep-Dives und Tools für den Einsatz von KI im HR-Alltag zusammen.
Sven Frost betreut das Thema HR-Tech, zu dem unter anderem die Bereiche Digitalisierung, HR-Software, Zeit und Zutritt, SAP und Outsourcing gehören. Zudem schreibt er über Recruiting und Employer Branding. Er verantwortet weiterhin die redaktionelle Planung verschiedener Sonderpublikationen der Personalwirtschaft.
