Start-ups: Wie Self-Services junge Unternehmen beflügeln

Gerade Start-ups
brauchen in Puncto Zeitwirtschaft einen verlässlichen Partner, auf dessen
Systeme und Support sie jederzeit vertrauen können. Self-Service-Lösungen
entlasten dabei nicht nur die Personalabteilung und lassen Mitarbeitende
selbstbestimmter arbeiten, sie können noch mehr.

Seit 2018 entwickelt die stoba e-Systems
GmbH in Weinstadt bei Stuttgart innovative Elektroantriebs- und
Energiespeichersysteme. Dynamisch und zukunftsorientiert, ging das junge
Unternehmen auch den Aufbau seines Personalmanagements an. Zusammen mit >VEDA führte es eine
flexible Zeitwirtschaft ein, die den 56 Mitarbeitenden die Pflege ihrer eigenen
Daten via Self-Service ermöglicht.

Herausforderungen
in puncto Zeitwirtschaft

Gerade für kleinere Unternehmen liegt die
Herausforderung darin, die vielfältigen Tätigkeiten einer HR-Abteilung personell
abzubilden. Und wenn klar formulierte Erwartungshaltungen, wertschätzende und
ehrliche Feedbacks sowie eine konstruktive Fehler- und Streitkultur das
Unternehmen ausmachen, muss auch die HR-Software dem entsprechen: Modern,
flexibel und schlank sollte die Zeitwirtschaft sein und dazu den Aspekt des
>Self-Service abdecken.

Wichtig war zudem, dass sie
unterschiedliche Arbeitszeitmodelle berücksichtigt, da bei stoba e-Systems sowohl
>Schichtarbeit in der Fertigung als auch flexible Arbeitszeiten in
Administration und Entwicklung gegeben sind.

Vorteile der Lösung vorab
im Überblick:

• Intuitive
  und mobile Personaldatenpflege im Self-Service
• Abbildung
  verschiedener Arbeitszeitmodelle für die Dienst-, Schicht- und Personaleinsatzplanung (Fix-/Gleitzeit)
• Mobile
  und sichere Zeiterfassung
• Modulare
  Systemstruktur auf zentraler Plattform für passgenauen Einsatz
• Umfassendes
  Reporting und größtmöglicher Datenschutz

Zusammenarbeit auf
Augenhöhe

Da die
Schwestergesellschaft stoba Präzisionstechnik GmbH bereits seit Jahren mit >VEDA HR Entgelt arbeitet und zudem die Gehaltsabrechnung für
stoba e-Systems übernimmt, war die Zusammenarbeit schnell ausgemacht: „Als
junges Unternehmen wollten wir nicht nur eine kleine Nummer sein, sondern auch
eigene Vorstellungen mit einbringen können. In den Gesprächen mit VEDA, die
ebenso ein mittelständisches Unternehmen sind, fühlten wir uns gleich bestätigt
und sahen Möglichkeiten, angesichts unserer internationalen Aktivitäten
gemeinsam zu wachsen,“ beschreibt Mun Yee Cheung als Corporate Development bei stoba e-Systems die
Anforderung.

Die
Zeitwirtschafts-Lösung im Detail:

• VEDA HR Zeit
  ermöglicht die Abbildung verschiedener Arbeitszeitmodelle für die Dienst-,
  Schicht- und Personaleinsatzplanung in Fix- und Gleitzeit
• Die
  Personalstammdaten lassen sich von den Mitarbeitern selbst pflegen, die
  Zeiterfassung kann intuitiv und mobil erfolgen, die Planungs- und
  Genehmigungsstruktur sind übersichtlich und teambasiert 
• Modular einsetzbar
  und einfach zu handhaben, sorgt >VEDA
  Horizon als zentrale Plattform für die
  Vernetzung aller Beteiligten
• Dabei bietet sie
  Zugriff mit jedem Endgerät zu jeder Zeit von jedem Ort

Dynamische
Umsetzung gelungen

Mit zehn Wochen war der Zeitplan äußerst
knapp bemessen. Erschwerend kam hinzu, dass es neben der Anbindung der Zeitwirtschaft
von stoba e-Systems auch eine kurz zuvor gekaufte Firma für CNC-Fräsen zu
integrieren galt. Da das System im laufenden Betrieb implementiert werden
musste, wurden bereits beim Projektieren entsprechende Schritte ergriffen,
damit die Belegschaft ganz normal arbeiten und stempeln konnten und
gleichzeitig sichergestellt war, dass keine Daten verloren gingen. „Die
Einführung war im Grunde wie eine Operation am offenen Herzen. Doch dank der guten
Planung konnte das alte System nach einem Monat, in dem es zur Sicherheit noch
parallel lief, abgeschaltet werden“, berichtet Mun Yee Cheung.

Auch nach dem Launch fühlt sich stoba
e-Systems rundum gut betreut: Bei unvorhergesehenen Sonderfällen wurden
Anpassungen unkompliziert umgesetzt ­– zum Beispiel die Präzisierung der
automatischen Genehmigung bei mehreren gleichzeitig gestellten Urlaubsanträgen.

Erfolgreiche
Einführung für reibungslose Anwendung

Um die reibungslose Anwendung im
Tagesgeschäft von stoba e-Systems sicherzustellen, machte VEDA das Corporate
Development Team, das administrativ mit dem neuen System arbeitet, vor der
Einführung im Rahmen einer Schulung mit den Features und der Funktionsweise
vertraut. In der Schulung wurden zum Beispiel die Oberfläche des Systems
erklärt und demonstriert, Mitarbeitendenanlagen verändert und Trainingsaufgaben
zur Festigung des Wissens in einer Testumgebung gelöst.

Für den Start der Bedienung durch die eigenen
Mitarbeitenden im >Self-Service ließ sich stoba e-Systems dann auch etwas
Besonderes einfallen. „Bei einem Kick-off-Event haben wir den Kolleginnen und
Kollegen in Videos den Umgang mit dem neuen System vorgeführt und ihnen die
Zugangsdaten bereitgestellt“, berichtet Mun Yee Cheung. Mit Erfolg: Jetzt
können sie jederzeit online ihre persönlichen Daten auf dem aktuellen Stand
halten, die Gehaltsabrechnung abrufen, Krankmeldungen einreichen oder
Urlaubsanträge stellen – maximal flexibel und von jedem mobilen Endgerät aus.
Die Einführung des Self-Service spart zudem >Kapazitäten in der
Personalabteilung, die sich jetzt umso mehr für die Personal- und
Unternehmensentwicklung einsetzen kann.