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Offboarding bei d.vinci

Wie funktioniert der Mitarbeiteraustritt ohne persönlichen Kontakt?
Was ist beim virtuellen Abschied wichtig? Antworten liefern die
HR-Profis von d.vinci.

Auch wir bei d.vinci lernen immer wieder dazu, wenn es um ein virtuelles Offboarding geht. Foto: d.vinci
Auch wir bei d.vinci lernen immer wieder dazu, wenn es um ein virtuelles Offboarding geht. Foto: d.vinci

Wie regeln wir bei d.vinci eigentlich einen Mitarbeiteraustritt? Und das auch noch in der aktuellen remote-Situation? Das Thema liegt uns sehr am Herzen, da wir uns professionell und respektvoll von Teammitgliedern verabschieden möchten – auch wenn man sich mal trennt, weil es aus z.B. aus persönlichen Gründen nicht funktioniert hat.

Bei einem Mitarbeiteraustritt unterscheiden wir zwischen zwei Varianten:

1. Die dauerhafte Beendigung eines Arbeitsverhältnisses (z. B. durch Kündigung oder einen Aufhebungsvertrag)

2. Die geplante, längere Ruhestellung eines Arbeitsverhältnisses (z. B. durch Mutterschutz)
Ein Mitarbeiteraustritt ohne persönliche Begegnung ist für alle Beteiligten neu und herausfordernd. Mithilfe der folgenden To-dos verabschieden wir unsere Teammitglieder trotz Abstand professionell und respektvoll.

To-dos für den Offboarding-Prozess

  • Verteilung von Informationen zur Kündigung an die Vorgesetzten, die Lohnbuchhaltung oder die Teams.
    Das funktioniert remote fast genauso gut wie vor Ort. Bei uns war es zwar üblich, nach einer Kündigung das  gesammelte Kollegium zusammenzurufen und die Entscheidung persönlich mitzuteilen, das lässt sich aber auch virtuell lösen. Wir informieren über den Austritt von Kollegen und Kolleginnen z. B. im Rahmen unserer wöchentlichen Company-Meetings. Wenn noch Fragen offen sind, können im Anschluss weitere virtuelle Treffen mit den betroffenen Personen stattfinden.
  • Erstellung einer Kündigungsbestätigung, eines Arbeitszeugnisses und einer Urlaubsbescheinigung
    Grundsätzlich lässt sich auch die Dokumentenübergabe virtuell regeln. Hierbei gilt es jedoch, rechtliche Vorschriften zu beachten: z. B. muss der Arbeitnehmer das Arbeitszeugnis im Original und mit eigenhändiger Unterschrift erhalten. Die Übergabe des Zeugnisses in Form eines Dokumentenscans, einer Kopie oder als Anhang einer E-Mail ist nicht rechtsgültig. Hier erschweren Postwege die schnelle Abwicklung. Für das Verfassen des Arbeitszeugnisses ist es vor Ort wie virtuell wichtig, dass Sie sich einen guten Eindruck von der Leistung des Teammitglieds machen können. Klar, das wäre vor Ort leichter, weil man der Person direkt über die Schulter schauen kann – virtuell erfordert das ein gutes, offenes Gespräch mehr.
  • Deaktivieren von Accounts und Zugängen
    Meist ist es Aufgabe des IT-Teams, Zugänge zu sperren und Accounts zu löschen. Das läuft auch bei virtuell ausscheidenden Mitarbeitern nach der üblichen Routine ab: Die IT schaltet sich auf den betreffenden Rechner des ehemaligen Teammitglieds und löscht die entsprechenden Daten. Problematischer ist das Zurücksetzen der Arbeitsgeräte, wenn dies vor Ort geschehen muss und nicht durch eine virtuelle Schalte (z. B. bei einem Firmentelefon) gelöst werden kann.

Die genannten Aufgaben koordiniert und überwacht HR meist in Zusammenarbeit mit der jeweiligen Fachabteilung.

Das virtuelle Austrittsgespräch

Das Austrittsgespräch ist ein wichtiger Punkt im Exit-Management. Oftmals entscheidet es über den weiteren Ablauf des Offboarding-Prozesses – nicht nur administrativ, sondern auch emotional.

Ein Austrittsgespräch virtuell zu führen, kann eine Herausforderung sein, wenn beide Seiten emotional betroffen sind bzw. eine angespannte Stimmung herrscht. In dieser Situation ist es nicht leicht, den richtigen Ton zu treffen und sich trotz physischer Distanz in das Gegenüber einzufühlen. Daher ist eine intensive Vorbereitung auf das Gespräch wichtig. Idealerweise einigen sich die Gesprächspartner im Vorfeld auf eine Agenda mit den Gesprächsinhalten und anstehenden Entscheidungen.

Rückgabe von Firmeneigentum

Zum Mitarbeiteraustritt gehört auch die Rückgabe des bereitgestellten Firmeneigentums an den Arbeitgeber. Dazu zählen:

  • IT-Komponenten (Laptop, Rechner, Tastatur, Drucker, Speichermedien, Software, Mobiltelefon etc.)
  • Schlüssel und Transponder für den Zutritt zum Gebäude und/oder Räumen
  • Büromaterial
  • Kreditkarten
  • Tickets für den ÖPNV
  • Firmenwagen

Findet das Offboarding remote statt, gibt es verschiedene Wege, die Rückgabe durchzuführen. Ist der Mitarbeiter trotz Mobile Office regelmäßig im Büro, kann die Rückgabe persönlich stattfinden. Wenn es die Situation zulässt, kann ein fester Termin dafür vereinbart werden. Ist das Verhältnis schwierig, ist eine Rückgabe der Gegenstände per Post oder Kurier der bessere Weg.

Wir versuchen außerdem, rechtzeitig eine Vertretung bzw. Nachfolge zu regeln. “Idealerweise fängt ein neuer Kollege schon an, solange der alte Kollege noch da ist. Das klappt natürlich nicht immer. Deswegen versuchen wir immer, Prozesse und Aufgaben möglichst gut zu dokumentieren – nicht erst, wenn die Kündigung ausgesprochen ist, sondern schon während des normalen Arbeitsalltags”, so Nina Rahn, Geschäftsführerin bei d.vinci.

Auch die Nachfolgeregelung ist remote anders zu lösen als vor Ort. Übergaben und Arbeitsabläufe in virtuellen Terminen zu klären, ist viel schwieriger. Wenn es sich also irgendwie unter Einhaltung der Hygieneregeln einrichten lässt, ein bis zwei Termine vor Ort zu machen, ist das in jedem Fall hilfreich.

Gute Dokumentation – remote besonders wichtig

Weil der Nachfolger des ausscheidenden Kollegen nicht persönlich eingearbeitet werden kann, ist eine gute Dokumentation bzw. schriftliche Übergabe umso wichtiger. Zur Unterstützung der Dokumentation nutzen wir bei d.vinci zum Beispiel:

  • Confluence (für Dokumente und Anleitungen)
  • Staffboard (Mitarbeiter-Daten)
  • Diverse Formulare (z. B. Vertraulichkeitserklärung)
  • Digitale Personalakte (zur Aufbewahrung wichtiger Dokumente wie z. B. den Arbeitsvertrag)
  • Weitere teamspezifische Systeme und Boards, um offene To-dos und Projekte zu verwalten.

+++ Tipps für erfolgreiches Remote Offboarding bietet die Checkliste von d.vinci ›zum kostenlosen Download. +++