So können flexible Reiserichtlinien die Arbeitgebermarke stärken

Frage an die HR-Werkstatt: Wie kann die Arbeitgebermarke mit einer Reiserichtlinie verbessert werden und was ist dabei zu beachten?
Es antwortet: Götz Reinhardt, Managing Director MEE, SAP Concur

Ob Workshop im Headquarter oder Kundenmeeting im Ausland – Dienstreisen sind fester Bestandteil der Arbeitswelt. Eine Studie von SAP Concur zeigt, dass neun von zehn Beschäftigte glauben, dass sich Geschäftsreisen positiv auf ihre Karriere auswirken. Für viele Arbeitnehmende ist es wichtig, beruflich zu verreisen, um sich mit ihren Teams und Geschäftskontakten persönlich auszutauschen, um auf dem Laufenden zu bleiben. Wenn berufliche Reisen für Mitarbeitende – und damit auch Unternehmen – einen hohen Stellenwert haben, müssen Unternehmen dafür sorgen, dass die Rahmenbedingungen passen. Ein positives Geschäftsreiseerlebnis zahlt nicht nur auf die Mitarbeiterzufriedenheit ein. Es wirkt sich auch auf die Arbeitgebermarke aus. Personalverantwortliche können das moderne und flexible Geschäftsreisemanagement beim Recruiting als Benefit hervorheben. Gleichzeitig fungieren zufriedene Mitarbeitende als wertvolle Unternehmensbotschafter. 

Flexibilität, Sicherheit und Nachhaltigkeit werden wichtiger

Eine Reiserichtlinie fasst alle Regularien eines Unternehmens zusammen, die für Mitarbeitende im Zusammenhang mit Dienstreisen gelten. Im Kern geht es um die Planung, Buchung, Durchführung und Abrechnung der beruflichen Reise. Sie dient dazu, Compliance und Kostenkontrolle zu gewährleisten. Zusätzlich kann eine transparente Richtline Mitarbeitenden Vertrauen und Sicherheit vermitteln. Durch klare Leitplanken fühlen sie sich unterstützt und wissen, was von ihnen erwartet wird. So können sie sich unterwegs auf ihre eigentliche Aufgabe konzentrieren, ohne sich Gedanken über finanzielle oder organisatorische Aspekte machen zu müssen. Das macht Geschäftsreisen produktiver und Mitarbeitende zufriedener, was sich letztlich auf die Stimmung im Unternehmen auswirkt und die Beziehung zum Arbeitgeber stärkt.

Die Reiserichtlinie spiegelt auch die Werte und Prioritäten eines Unternehmens wider: Unterstützt ein Arbeitgeber beispielsweise nachhaltigere Reiseoptionen wie Zugfahrten oder flexible Reisepläne, unterstreicht das sein Engagement für die Umwelt und die Bedürfnisse seiner Mitarbeitenden. Möchten Unternehmen das Geschäftsreiseerlebnis verbessern und an neue Bedarfe anpassen, muss das bereits in den Reiserichtlinien verankert sein.

Flexibilität wird hierbei zunehmend zum Erfolgskriterium. Geschäftsreisende möchten auf der Reise nicht mehr von Termin zu Termin hetzen. Wie die SAP-Concur-Studie zeigt, stellen Mitarbeitende ihr eigenes Wohlbefinden stärker in den Vordergrund und erwarten von ihrem Arbeitgeber, dass sie Entscheidungen außerhalb der Richtlinie treffen dürfen (86 Prozent der Befragten geben das an). Fast jeder Vierte würde andernfalls sogar eine Reise ablehnen. Ein Grund mehr für Unternehmen, ihre Reiserichtlinie flexibel zu gestalten und die Wünsche ihrer Mitarbeitenden zu berücksichtigen. Insbesondere die junge Generation stellt Arbeitgeber in Bezug auf eine ausgewogene Work‑Life‑Balance auf den Prüfstand. Auf dem umkämpften Arbeitsmarkt ist es daher umso wichtiger, sich bereichsübergreifend danach auszurichten. Immerhin wird die Generation Z schon bald den größten Anteil an Arbeitnehmenden ausmachen.

Digitale Lösungen sind komfortabel

Auch der Einsatz digitaler Lösungen im Kontext von Geschäftsreisen zahlt positiv auf die Arbeitgeberattraktivität ein. Geschäftsreise-Apps, in denen die Reiserichtlinien hinterlegt sind, helfen an vielen Stellen, das Mitarbeitererlebnis vor, während und nach der Reise zu verbessern. Mitarbeitende können ihre Reise entspannter buchen, da ihnen am Screen direkt angezeigt wird, ob sie richtlinienkonform handeln. Eine einfache und fehlerfreie Reisekostenabrechnung und schnelle Rückerstattungen führen ebenfalls zu mehr Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit.

Tipps für Reiserichtlinien

Mit Reiserichtlinien gestalten Unternehmen das Geschäftsreiseerlebnis und ihre Außenwahrnehmung. Folgende Punkte sollten sie dabei berücksichtigen:

• Keep it simple: Um Missverständnisse zu vermeiden, sollte die Richtlinie in einer klaren und verständlichen Sprache formuliert sein. Dabei sollte sie auf Fachbegriffe und komplizierte Ausführungen verzichten.
• Transparenz: Mitarbeitende sollten sich in die Ausgestaltung der Richtlinie einbringen können, um besser zu verstehen, warum sie notwendig ist. Das klärt auf und kann motivieren, die Vorgaben einzuhalten.
• Flexibilität: Alles strikt nach Vorschrift zu erledigen, ist nicht immer möglich. Eine flexible Richtlinie ermöglicht es Mitarbeitenden, individuelle Bedürfnisse zu berücksichtigen, ohne gegen Vorgaben zu verstoßen. Neben der Wahl verschiedener Transportmittel, sollten sie zum Beispiel die Möglichkeit haben, Geschäftsreisen um einen privaten Urlaub zu verlängern oder eine zusätzliche Übernachtung zu buchen, um Reisestoßzeiten zu vermeiden.
• Nachhaltigkeit: Gerade jüngeren Generationen ist es wichtig, dass ihr Arbeitgeber Maßnahmen ergreift, um die Umweltbelastung durch Geschäftsreisen zu verringern. Unternehmen müssen dies in den Reiserichtlinien festhalten und passende Angebote bereitstellen. Das kann etwa die Empfehlung sein, vom Flugzeug auf den Zug umzusteigen – auch bei längerer Reisezeit oder zusätzlichen Übernachtungen und Kosten. Mit Tipps, Hinweisen und hinterlegten Richtlinien innerhalb eines Reisebuchungstools können Mitarbeitende die nachhaltigsten Optionen (zum Beispiel anhand der CO₂-Bilanz) schnell erkennen und selbstständig verantwortungsvolle Reiseentscheidungen treffen.
• Benefits: Ergänzende Angebote wie inkludierte Sport- und Wellnessangebote sowie eine höhere Verpflegungspauschale verbessern das Wohlbefinden der Mitarbeitenden und wirken sich positiv auf die Arbeitgebermarke aus. Werden sie im Buchungstool aber nicht aufgeführt, obwohl sie genehmigt sind, werden sie nicht genutzt und können ihre Wirkung nicht entfalten.
• Komfort: Digitale Lösungen vereinfachen den Geschäftsreiseprozess. Durch weniger Papierkram und Excel-Listen sparen sie Zeit und verbessern das Mitarbeitererlebnis. Sie erleichtern zudem die Datenerfassung, -analyse und -berichterstattung rund um Geschäftsreisen und entlasten damit auch die Mitarbeitenden im Backoffice.

Was Arbeitnehmende wollen

Arbeitnehmende, insbesondere die Gen Z, gehen zu Unternehmen, die zeitgemäße IT-Lösungen einsetzen und sich auf die Bedürfnisse aller Mitarbeitenden einstellen. Für Geschäftsreiseverantwortliche ist es daher essenziell, Differenzen zwischen dem Status quo und den Erwartungen von Mitarbeitenden rechtzeitig zu identifizieren. Unternehmen, die diese Potenziale ausloten und entsprechend umsetzen, sind auf dem zunehmend von Arbeitnehmenden bestimmten Arbeitsmarkt klar im Vorteil.