So können Sie Künstliche Intelligenz nachhaltig implementieren

Frage an die HR-Werkstatt: Wie können mittelständische Unternehmen Künstliche Intelligenz nachhaltig unter Berücksichtigung der Gesamtorganisation implementieren?
Es antwortet: Dr. Horst Tisson, Gründer und geschäftsführender Gesellschafter der Unternehmensberatung Tisson & Company

Wenn heute von Künstlicher Intelligenz (KI) im Mittelstand gesprochen wird, dann empfiehlt es sich einen Blick auf eine Befragung der Bitkom vom September 2023 zu werfen. Danach fühlen sich 38 Prozent der deutschen Unternehmen bei diesem Thema mittlerweile abgehängt, 43 Prozent sehen sich bei den Nachzüglern. Wenn laut dem Statistischen Bundesamt 99,3 Prozent der deutschen Unternehmen zum Mittelstand gehören, stehen 80 Prozent von ihnen vor einer großen Aufgabe, denn Großunternehmen scheuen keine Investitionen in KI und können durch eine üppigere finanzielle Ausstattung die benötigten Fachkräfte national und international suchen. In Konzernen ist Data Science heute eine Abteilung wie Einkauf, Verkauf oder Controlling. Der Mittelstand kennt sich hingegen kaum aus oder es fehlen ihm die finanziellen Mittel, eine solche Abteilung aufzubauen.

KI kann gerade mittelständischen Unternehmen bei Fachkräftemangel helfen

Mittelständische Unternehmen stehen unter einem enormen Druck, weil galoppierende Technologiesprünge, neue Geschäftsmodelle und veränderte Wertschöpfungen zu einem immer größeren Wettbewerb und Leistungsdruck führen. Hinzu kommen demografische Entwicklungen und der weiterhin zunehmende Fachkräftemangel. Neben KI-gestützten Marktanalysen und entscheidungsunterstützenden IT-Services (zum Beispiel Empfehlungssysteme, Trendanalysen, Anomalie-Erkennungen) sind radikale Maßnahmen in der Verbesserung der Unternehmensorganisation notwendig. War es jahrzehntelang die Maxime, Unternehmen zu verschlanken und Mitarbeitende durch Automatisierung zu ersetzen, so stellt sich heute vielmehr die Frage nach der Produktivitätssteigerung bei gleichem oder sogar schrumpfendem Personalbestand.

Hier kann KI helfen, wenn sich wiederholende (repetitive) Prozesse automatisiert werden (Beispiel: Kreditoren und Rechnungseingang, Bilderkennung und „Durchbuchung bis auf das Buchhaltungskonto“), wenn das Know-how von erfahrenen Mitarbeitenden in Wissensdatenbanken konserviert wird und beliebig abgefragt werden kann („ChatGPT“) oder in ähnlicher Form Kundenanfragen über Chat-Programme an der Web-Schnittstelle bewältigt werden können.

Das Commitment der Mitarbeitenden aufrechterhalten

Kein Unternehmen ist vom digitalen Wandel ausgenommen. Und die Welt wird immer schneller und komplexer. Das führt zwingend auch zu einer ständigen Veränderung innerhalb der eigenen Organisation und kann zu Vertrauens- und Loyalitätsverlusten bei den Mitarbeitenden führen. Auf deren Seite ist oft die Sorge vorhanden, dass der einzelne substituiert wird oder die „Maschine“ zukünftig den Menschen steuert. Der Veränderungsdruck und die psychische Belastung in der täglichen Arbeit stellen ein Dilemma dar, das es sowohl auf Seite der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmende zu lösen gilt. Unternehmen müssen deren Commitment aufrechterhalten.

Die Lösung kann nur sein, dass sich Arbeit und Technologie ergänzen. „WORK AI“ kann hier als Synonym für eine sinnvolle Symbiose aus Arbeit und KI unter Berücksichtigung der Anforderungen des Unternehmens sowie der Mitarbeitenden verstanden werden. Diese und die KI müssen so miteinander kollaborieren, dass die einzelne Arbeitskraft optimal durch die Technologie unterstützt wird und dies als eine Erleichterung für sich empfindet. Das heißt aber auch, dass das Individuum nicht fremdgesteuert dem Computer dient: KI muss als Service für die Arbeitnehmenden verstanden werden. Aber wie implementieren mittelständische Unternehmen nun KI nachhaltig unter Berücksichtigung der Gesamtorganisation?

Flexibilität steigern und ausprobieren

Unternehmen und Belegschaft müssen – wie beschrieben – flexibel auf Veränderungen reagieren. Das funktioniert weder mit starren Organisationsstrukturen noch groß angelegten Projekten. Letztere werden kürzer und überschaubarer geplant und methodisch agil abgewickelt. Insgesamt muss mehr ausprobiert und experimentiert werden. Durch die in den Experimenten gemachten Erfahrungen und Fehler können Mitarbeitende schnell lernen, sich selbst, das Team und die Ergebnisse verbessern.

Oftmals werden heute so genannte PoCs (Proof of Concepts) definiert, um die Machbarkeit der angestrebten Lösung kurzfristig zu überprüfen und Fehlinvestitionen zu vermeiden. Neue Produkte und Services werden zunächst als MVPs (Minimal Viable Prototypes) geplant, um schnelle Reaktionen von Kunden (oder auch internen Serviceempfängerinnen und -empfängern) zu erhalten. Wichtig ist, dass man als Unternehmen überhaupt erstmal anfängt, sich mit den neuen Technologien auseinanderzusetzen.

Mindset, Kultur und Führung im Unternehmen anpassen

Schnelle und flexible Organisationen erfordern Agilität im Unternehmen. Hierfür müssen Mindset, Kultur und Führung im Unternehmen neu ausgerichtet werden. Die Mitarbeitenden müssen die (digitalen/KI-) Ziele und Strategien verstehen und den Willen haben, an der Veränderung mitzuwirken. Dabei ist es wichtig, dass KI als ein unterstützender und nicht ersetzender Faktor verstanden und kommuniziert wird. Führungskräfte sollten Verantwortung abgeben und Vertrauen in die Mannschaft haben.

Kollaboration und Erfahrungsaustausch fördern

Die Umsetzung neuer digitaler Lösungen und KI gestaltet sich auch deshalb noch schwierig, weil entsprechende Fachkräfte fehlen. Deshalb sollten intelligente Koalitionen über Verbände und andere Institutionen gebildet sowie ein intensiver Erfahrungsaustausch im Mittelstand etabliert werden, um gemeinsame Lösungen zu entwickeln. Auch Seminare können gezielt ausgesucht und besucht werden, um betriebswirtschaftlich-technologisch den Anschluss herzustellen. Investitionen werden dadurch kalkulierbarer.

Schulung und Weiterbildung von Mitarbeitenden

Regelmäßig geschulte Mitarbeitende verstehen, wie sie KI-Tools und Technologien effizient einsetzen können. Ein grundlegendes Verständnis in Bezug auf Datenqualität, Datenanalyse und Datenmanagement ist wichtig, reduziert Fehler und Missverständnisse und fördert die Bereitschaft, KI im eigenen Aufgabenbereich zu nutzen.

Empowerment der Belegschaft

Alle Mitarbeitenden müssen befähigt werden an der AI-Transformation erfolgreich mitzuwirken, um davon zu profitieren. Es geht also um das Empowerment der Organisationsmitgliederinnen und -mitglieder. Im Zuge dessen werden Barrieren beseitigt sowie beispielsweise Trainings in Kultur, Führung, Governance oder Agilität angeboten.

KI-Leuchttürme schaffen

Ziel sollte es sein, die ersten agilen Projekte zur Entwicklung von KI-Lösungen durchzuführen und iterativ schnelle Erfolge zu schaffen. Sichtbare positive Ergebnisse schaffen nach jeder Iteration Aufmerksamkeit für die Wirksamkeit dieser Lösungen und motivieren die Mitarbeitenden. Ab da können dann sukzessiv agil und gemeinsam mit KundInnen neue Vorhaben (weiter-)entwickelt und diese als Leuchttürme kommuniziert werden.

Systemisches Feedback aller Mitarbeitenden einbinden

Das alles gelingt durch einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Hierfür gilt es das Feedback aller Beteiligten systemisch in den agilen Einheiten zu verankern und damit die Nachhaltigkeit der KI-Transformation und die kontinuierliche Optimierung der KI-Services sicher zu stellen.

Keine Unternehmung kommt um den Einsatz von KI herum

Heute weiß jeder, der sich mit Digitalisierung, Daten, Business Intelligence beziehungsweise Effizienz oder Produktivität nur etwas auskennt, dass keine Unternehmung perspektivisch um den Einsatz von KI herumkommt. Um diese nachhaltig in der Gesamtorganisation zu implementieren, gilt es sich mit einer größtmöglichen Flexibilität, Agilitat und Offenheit technologisch zu verändern und gleichzeitig die Mitarbeitenden zu befähigen, zu motivieren und kontinuierlich einzubinden.