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Was bringen No-Code- und Low-Code-Lösungen in der Personalabteilung?

Vielleicht haben Sie schon einmal von einem Web-Baukasten von einem der verschiedenen Internet-Anbieter gehört oder auch selbst einen benutzt. Mit ihrer Hilfe können auch User ohne Programmier-Vorkenntnisse Webseiten gestalten und online bringen. Ähnlich funktionieren sogenannte No-Code- oder Low-Code-Plattformen, die es auch im HR-Bereich gibt. Hier können Apps erstellt und nahezu beliebige Prozesse optimiert werden, zum Beispiel über das Automatisieren bestimmter Aufgaben. Das Schreiben von Code ist in diesen Anwendungen entweder gar nicht nötig oder sehr rudimentär angelegt.

Immer mehr Unternehmen greifen inzwischen auf diese Hilfsmittel zurück. Laut der Studie „No-Code/Low-Code 2022“ der Magazine CIO, CSO und Computerwoche vom März dieses Jahres, für die mehr als 600 Unternehmen befragt wurden, nutzen mittlerweile 61 Prozent von ihnen zwei bis drei und manche sogar bis zu fünf dieser Plattformen für ihre Individual-„Programmierungen“. Eingesetzt werden diese von sogenannten „Citizen Developern“. Übersetzt könnte man diese Laienanwender in Unternehmen als „Fachbereichentwickler“ bezeichnen. Die Marktforscher von Gartner prognostizieren, dass bereits in drei Jahren etwa zwei Drittel aller Anwendungen auf diese Weise erstellt werden. Euphorisch sprechen einige Experten in diesem Zusammenhang von einer Demokratisierung der Software-Entwicklung durch Citizen Developer.

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Diese Prognose ist nicht verwunderlich, wenn man bedenkt, dass ausgerechnet IT-Fachkräfte seit Jahren Mangelware sind, diese aber vor allem für komplexere Softwareentwicklung dringend benötigt werden. Im Zuge von Software aus der Cloud, die nach dem Multi-Tenant- oder Mandantenprinzip funktioniert, liefern die meisten auch in HR gängigen Programme zwar die wichtigsten Grundfunktionen für alle Nutzer. Individuelle Anpassungen sind allerdings nur beispielsweise mithilfe von derlei Plattformen oder über teure Individual-Programmierung umsetzbar. Allerdings, das sagt die Studie: So ganz ohne Schulung geht auch das No-Coding, zumindest bei knapp einem Drittel der als Citizen Developer infrage kommenden Power-User, nicht.

HR ist einer der Hauptnutzer von No-Code und Low-Code

Im Grunde genommen passen No-Code-Plattformen in jede Abteilung. Das meint jedenfalls Steffen Nörtershäuser, einer der beiden Gründer und Geschäftsführer des Bonner Anbieters Linqi. „Durch den Einsatz von digitalen Prozessen, die mittels solcher Plattformen selbstständig entwickelt, umgesetzt und angepasst werden, kann erheblich Zeit gespart und Fehler können reduziert werden“, sagt Nörtershäuser, dessen Kunden schon etliche HR-spezifische Apps selbst erstellt haben. „Das Einhalten von gesetzlichen Bestimmungen wie Löschfristen von Bewerbungen wird automatisch berücksichtigt, und so werden Risiken minimiert. Durch klare Abläufe werden zusätzlich die Transparenz erhöht und die Mitarbeitenden entlastet.“

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Nach Ansicht von IT-Expertinnen und -Experten ist es vor allem die Personalabteilung, die von der „Symbol-Anordnungs-Technik“ von Low-Code-Plattformen profitieren kann. Gerade hier tauchen immer wieder HR-spezifische Anwendungsfälle auf, die mithilfe dieser Tools viel reibungsloser ablaufen könnten. HR zählt laut Studie zu den Hauptnutzern solcher Werkzeuge.

Vorteile in nahezu allen HR-Funktionsbereichen

Hier kann der Einsatz von No-Code/Low-Code in nahezu allen Personal-Funktionsbereichen Vorteile haben. Konkrete Praxisbeispiele sind der automatisierte Versand von Schreiben für den Eingang der Bewerbung, im On- und Offboarding, der Urlaubs- und Krankheitsverwaltung, im Schulungs-Management, der Anwesenheits- und Zeiterfassung. Auch bei der digitalen Personalakte oder im Performance Management braucht es eigentlich nicht zwangsläufig die Betreuung durch die IT-Abteilung, eben überall dort, wo kleine Zusatzfunktionen bestehende Lösungen ergänzen und damit das tägliche Arbeiten erleichtern. In den meisten Fällen geht es dabei um das Bereitstellen individueller Formulare, Anträge, Feedbacks und Genehmigungsprozesse innerhalb eines übergeordneten Prozesses.

Der Einsatz solcher Lösungen hat nach Ansicht von Experten neben Optimierung und verbesserter Flexibilität von Prozessen – schließlich kennt man die eigenen Prozesse selbst am besten – etliche Vorzüge. Auch kurzfristige IT-Engpässe lassen sich damit überbrücken, und bei
Bedarf kann schnell prozessuale Abhilfe geschaffen werden. Dazu Nörtershäuser: „Gerade in der Coronazeit konnten Prozesse selbstständig durch die Fachabteilungen angepasst werden und Unternehmen so auf die vielen gesetzlichen Änderungen reagieren.“

Abläufe müssen im Vorfeld dokumentiert sein

Bei aller Anwender- und Anbieter-Euphorie kann nicht jedes Unternehmen etwas mit solchen Tools anfangen. Beispielsweise wenn Software-Entwicklungen grundsätzlich außer Haus beauftragt werden. Oder weil intern genügend interne Software-Entwicklungskapazitäten zur Verfügung stehen. Manchmal fehlt auch einfach das Budget dafür.

Darüber hinaus gibt es kritische Stimmen, Citizen Development in den Fachabteilungen könnte zu einer ungebremsten und unkontrollierten App-Entwicklung und damit zu einer Art Schatten-IT führen. Dann könnte rasch die Übersicht darüber verloren gehen, welche Daten woher kommen, wozu sie genutzt und wohin sie abgelegt werden. Geistern diese dann redundant im System umher, weiß rasch niemand mehr, welche Daten beispielsweise die aktuellsten sind: der Supergau für jeden Systemadministrator.

Oft liegen Stolpersteine nach Erfahrung von Nörtershäuser weniger vor der eigentlichen Umsetzung der Prozesse als vielmehr darin, die vielen Mitarbeitenden im Unternehmen für den Umstieg auf digitale Prozesse zu gewinnen. Immer wieder hätten Mitarbeitende vor größeren Änderungen Sorgen und müssten für den Umstieg gewonnen werden. Nach einer gewissen Eingewöhnungszeit seien sie jedoch in fast allen Fällen für den Zeitgewinn und die gewonnene Transparenz dankbar, meint Nörtershäuser und ergänzt: „Auch gelebte Prozesse, also Prozesse, die einzelne Mitarbeiter im Kopf haben und immer nach demselben Muster abarbeiten, könnten zu Hindernissen werden. Wenn diese Prozesse digitalisiert werden müssen, werden häufig Schritte vergessen oder es wird sich in Komplexität verloren.“ Für einen Schritt existierten oft so viele Möglichkeiten, dass sie nach reinem Bauchgefühl des Sachbearbeiters entschieden würden. Der Tipp des Experten: Ob mit oder ohne Low- und No-Code, vor der Digitalisierung von Prozessen müssen die Abläufe dokumentiert sein. 

Info

Ulli Pesch ist freier Journalist und schreibt regelmäßig über das Thema HR-Software in der Personalwirtschaft.