Wie wird ein Offsite zum Erfolg?

Frage an die HR-Werkstatt: Wie wird ein Offsite zum Erfolg?

Es antwortet: Tobias Hagenau, Co-Gründer und CEO von awork

Ein starkes Team mit glücklichen Mitarbeitenden, das gemeinsam strategische Ziele verfolgt: Das ist die Idealvorstellung der meisten Unternehmen, die in der Realität oftmals gar nicht so leicht zu erreichen ist. Insbesondere, wenn Mitarbeitende wenig Kontakt im Daily Business haben oder remote arbeiten. Ein wahres Wundermittel in diesem Kontext sind Offsites. Dabei verbringen Mitarbeitende im Team außerhalb des üblichen Arbeitsplatzes Zeit miteinander, führen Aktivitäten, Workshops und Unternehmungen durch, die inspirieren, strategisches Verständnis schaffen und den Teamgeist fördern.

Besonders in Remote- und Hybridteams sind Offsites beliebt, weil sie die Chance bieten, echte Beziehungen vor Ort aufzubauen, anstatt sich nur vor dem Bildschirm in Meetings zu sehen. Doch aufgepasst! Der Grat zwischen bereicherndem Teambuilding und kostenintensiver Maßnahme, die schlussendlich wenig bringt, ist schmal. Deshalb einer der wichtigsten Punkte vorweg: Bei der Organisation eines Offsites sollte man nie das eigentliche Ziel der Veranstaltung aus den Augen verlieren. 

Bei awork haben wir Offsites als eine bereichernde Möglichkeit für uns entdeckt und setzen sie gezielt ein, um starke Verbindungen zwischen unseren Teammitgliedern herzustellen und gemeinsam auf strategische Ziele hinzuarbeiten. Dabei haben wir viel darüber gelernt, was es braucht, um Offsites wirklich erfolgreich zu gestalten – und welche Fehler man nicht machen sollte. Worauf sollte man also achten, wenn man ein gutes und effektives Offsite planen will? 

Es muss keine fancy Insel sein

Auch wenn es vielleicht verlockend ist: Zum Offsite muss es nicht gleich nach Mallorca gehen. Was im Vordergrund stehen sollte, ist die Teamarbeit. Am besten funktionieren deshalb Orte, die abgelegen und komfortabel sind, damit das Offsite eine schöne Abwechslung zum Arbeitsalltag bietet und gleichzeitig Raum für Workshops und Teamaktivitäten lässt, ohne die Mitarbeitenden zu sehr abzulenken. Und dazu muss man Deutschland gar nicht verlassen. Der Vorteil ist dann auch, dass man seine Ziele leichter erreicht und gemeinsam anreisen kann. 

Bei awork organisieren wir das meistens so, dass unsere Remotees am Tag vor Offsite-Beginn anreisen und wir am nächsten Tag dann gemeinsam vom Office aus starten. Dafür mieten wir einen Bus, in den das ganze Team passt. Das sorgt direkt für eine Klassenfahrt-Stimmung und fördert von Beginn an das Teamgefühl. 

Ein schönes Element, das man für die Stimmung nutzen kann, ist auch immer der Überraschungseffekt: Wir verraten dem Team vorab nicht den genauen Ort, sondern geben lediglich einen groben Radius von 200 Kilometern an. So bleiben Neugier und Vorfreude erhalten. Wir setzen zudem darauf, die Location im Einklang mit unserer Brand besonders zu gestalten. Das Organisationsteam entwirft im Vorfeld Merch im Offsite-Design, der als Dekoration vor Ort verwendet wird – von Rollups bis hin zu anderen kreativen Elementen.

Bei der Auswahl der Locations achten wir auf einige wesentliche Punkte: Neben angemessener Technik für Workshops (wie Beamer und Whiteboards), Räumen für Gruppenarbeit und einem angenehmen Arbeitsumfeld, ist uns wichtig, dass das Gelände ausreichend Möglichkeiten für verschiedene Aktivitäten bietet. So finden wir es gut, wenn es vor Ort einen Grillplatz, eine Feuerstelle oder Sportfelder etwa für Volleyball gibt. Die Unterkünfte sollten zudem nicht nur funktional, sondern auch einladend sein, damit das Team gerne ein paar Tage im Arbeitsumfeld verbringt. Wichtig ist auch, dass alles gut begehbar ist und man nicht zu lang von den Zimmern zu den Workshopräumen braucht. Zu guter Letzt sollte man nicht vergessen, die Verpflegung auf das Team abzustimmen. Wir fragen vorab, wer welche Präferenzen oder Allergien hat, damit wir genug Optionen für beispielsweise vegetarisches oder veganes Essen organisieren können. 

The bigger Picture

Um die Organisation zu vereinfachen, die Motivation der Mitarbeitenden zu steigern und unsere Unternehmensziele klarzumachen, sollte man in jedem Fall ein übergreifendes Thema festlegen. Optimalerweise orientiert sich das Thema an den Projekten, mit denen sich euer Unternehmen oder euer Team gerade beschäftigt. So wird die Identifikation mit dem Unternehmen, gestärkt wie auch die gemeinsame Vision.

Für uns war als Unternehmen im letzten Jahr die Frage nach unserem Impact wichtig: Wie schaffen wir es, als Unternehmen einen Impact zu haben? Wie machen wir diesen sichtbar und maximieren ihn? Und wie kann jede und jeder Einzelne im Team auf unseren Erfolg einzahlen? Daher haben wir das Motto „Make a splash” gewählt – auch passend zum Sommer. Das Motto hat sich dann an allen Stellen im Offsite wiedergefunden, beispielsweise in der Agenda; in den Talks, die gehalten wurden; in allen Workshops – und sogar im Offsite-Design und im Merch (Jutebeutel, T-Shirts, Trinkflaschen, Sticker und Wasserpistolen), den jede und jeder bekommen hat.

Fokus aufs Ziel

Das Offsite ist keine Zeit für alltägliche Aufgaben. Konzentriert euch lieber auf das große Ganze. Die Struktur und Inhalte der Offsite-Agenda sind entscheidend, um sicherzustellen, dass sich das Team vollständig auf das gemeinsame Thema fokussieren kann, ohne von täglichen Aufgaben abgelenkt zu werden. 

Um das zu gewährleisten, kommunizieren wir mit etwas Vorlauf proaktiv unseren Kundinnen und Kunden, dass wir uns für einige Tage auf einem Offsite befinden, um uns strategischen Themen zu widmen, die awork voranbringen sollen. In diesem Zusammenhang weisen wir darauf hin, dass einige unserer Services, wie der Kundensupport und -anrufe, für einen begrenzten Zeitraum auf Notfälle beschränkt sein werden. Das ermöglicht es jedem Teammitglied, sich uneingeschränkt auf die Offsite-Inhalte zu fokussieren. Trotz der konzentrierten Arbeitszeit haben wir bewusst kleine Lücken in der Agenda gelassen, um sicherzugehen, dass dringende Aufgaben aus dem Arbeitsalltag zwischendurch geprüft und bearbeitet werden können. Dabei war es uns wichtig, die Balance zu halten und das Offsite nicht durch ständige Unterbrechungen zu beeinträchtigen.

Austausch ermöglichen 

Unser Tipp: Brecht Team-Barrieren auf und mischt die Gruppen, damit sich Mitarbeitende gegenseitig inspirieren können! Ein wichtiges Ziel von Offsites ist das Teambuilding. In einem hybriden Team, in dem nicht alle täglich am gleichen Ort arbeiten, wird die gemeinsame Zeit besonders wertvoll. Wir führen deshalb bewusst Aktivitäten durch, um den Austausch über Teamgrenzen hinweg zu fördern und inspirierende Momente zu schaffen. 

Ein Schlüsselaspekt unseres Offsites war es für uns, gemischte Teams während des Workshops zu bilden. Dadurch konnten Mitarbeitende mit verschiedenen Perspektiven und Herangehensweisen zusammenkommen, um innovative Ideen zu generieren. Wir haben das Ziel des Teambuildings klar kommuniziert und alle ermutigt, diese Zeit zu nutzen, um Gespräche mit Teammitgliedern zu führen, mit denen sie im alltäglichen Geschäft weniger zu tun haben. Um die Interaktion weiter zu intensivieren, haben wir am dritten Tag eine Aktion gestartet, bei der sich jeder und jede bewusst neben eine Person setzen sollte, mit der er oder sie bisher noch nicht zusammengearbeitet hat, und haben uns gezielt mit Themen befasst, zu denen alle etwas zu sagen hatten. 

Fazit

Company-Offsites sind für Unternehmen nicht nur eine gezielte Investition ins Teambuilding, sondern auch in die strategische Ausrichtung einzelner Teams und des gesamten Unternehmens. Sie bieten die Möglichkeit, Teams außerhalb des gewohnten Arbeitsumfeldes zusammenzubringen, um gemeinsam an strategischen Zielen zu arbeiten, Beziehungen zu stärken und innovative Ideen zu fördern. Ein gut gemachtes Offsite steigert die Leistungsfähigkeit und Motivation der Mitarbeitenden, stärkt die Unternehmenskultur und kann so dazu beitragen, die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu verbessern. Für ein erfolgreiches Erlebnis, das alle diese Aspekte erfüllt, sollte man das große Ganze vor Augen haben und bewusst Ziele setzen. Wichtige Punkte, die das Organisationsteam im Auge behalten sollten, sind unter anderem die durchdachte Orts-Wahl, ein schlüssiges Oberthema und Ziel, die bewusste Minimierung von Ablenkungen und der Fokus auf teamübergreifende Zusammenarbeit.