Viele Unternehmen verbinden mit Künstlicher Intelligenz die Hoffnung auf eine effizientere Payroll. Prozesse sollen schneller laufen, Kosten reduziert und Mitarbeitende von Routinetätigkeiten entlastet werden. Doch wie weit ist die Praxis tatsächlich? Antworten darauf liefert eine aktuelle Studie „Von Compliance-Druck bis KI-Potenzial: Payroll-Outsourcing als Strategie für die Zukunft“ der IW Consult im Auftrag von SPS Germany. Untersucht wurde, wie Unternehmen ihre Payroll heute organisieren, wo der größte Transformationsdruck besteht und welche Rolle KI, Cloud und Outsourcing dabei spielen.
Hohe Erwartungen an KI
Die Ergebnisse der Umfrage zeigen: Zwischen Erwartung und Realität liegt noch eine Lücke. Zwar setzen 28 Prozent der Unternehmen KI in ihrer Payroll bereits ein. Im produktiven Regelbetrieb angekommen ist sie bislang aber nur bei vier Prozent. Der Großteil der Anwendungen findet in Pilotprojekten statt oder ist auf einzelne Einsatzfelder beschränkt.
Dem gegenüber stehen die hohen Erwartungen an die Technologie: 71 Prozent der befragten Unternehmen rechnen mit positiven Effekten bei Digitalisierung und Automatisierung. 45 Prozent sehen Vorteile im Umgang mit Compliance, Datenschutz und Regulierung. 40 Prozent erwarten Entlastung bei Kostendruck und Effizienzanforderungen. Den größten operativen Beitrag von KI sehen die Unternehmen in der Prozessüberwachung und Fehlererkennung. Ebenfalls häufig genannt werden KI-gestützte Self-Services für Mitarbeitende sowie Prognosen.
Auffällig ist zugleich, dass die Potenziale im Umgang mit Fachkräftemangel oder veralteten Systemen deutlich zurückhaltender eingeschätzt werden. Die Unternehmen sehen KI damit eher als Hebel zur Optimierung bestehender Abläufe, denn als Allzwecklösung für strukturelle Probleme.
Alte Systeme bremsen neue Lösungen
Warum viele Unternehmen beim KI-Einsatz noch nicht weiter sind, zeigt der Blick auf ihre Systeme und Prozesse. Die Payroll wird noch überwiegend intern organisiert – unabhängig von der Unternehmensgröße. Gleichzeitig wächst der Druck auf die bestehenden Strukturen. Rund drei von vier Unternehmen sehen Verbesserungsbedarf in ihrer Payroll. Die Modernisierung der Payroll-Systeme ist dabei die dringlichste Aufgabe (48 Prozent), gefolgt vom Einsatz neuer Technologien (45 Prozent), Qualitätssicherung (44 Prozent) und Fachkräfteverfügbarkeit (29 Prozent).
Auch bei Cloud-Lösungen fehlt vielen Unternehmen eine klare Richtung. 38 Prozent haben keine Strategie, 29 Prozent nutzen bereits Cloud-Lösungen, weitere 21 Prozent befinden sich noch in der Transformation oder planen die Migration in den kommenden Jahren. 12 Prozent wollen weiterhin auf On-Premise-Systemen arbeiten.
Modernisierungsdruck trifft auf Personalmangel
Dabei zeigt sich ein deutlicher Unterschied: Unternehmen mit Cloud-Lösungen berichten wesentlich seltener von Modernisierungsbedarf als Organisationen ohne Cloud-Setup. KI trifft damit in vielen Payroll-Bereichen auf Strukturen, die für Skalierung und Automatisierung nur bedingt geeignet sind. Veraltete Systeme, geringe Standardisierung und unklare Cloud-Strategie verhindern, dass der erkannte Handlungsdruck konsequent in Transformation übersetzt wird.
Neben technologischen Themen wächst der personelle Druck. 51 Prozent der Unternehmen sehen den Wissensabfluss durch das Ausscheiden erfahrener Mitarbeitender als starken Veränderungstreiber. Payroll-Prozesse hängen oft noch am Wissen einzelner Spezialisten. Unternehmen stehen vor der zentralen Frage: Wie lässt sich Payroll zukunftsfähig aufstellen – technologisch und organisatorisch?
Info
Die Befragung wurde von iw consult, einer Tochtergesellschaft des Instituts der deutschen Wirtschaft, im Auftrag von SPS Germany durchgeführt. Befragt wurden Personen aus der Finanz- und Personalabteilung aus 100 Unternehmen mit mehr als 1.700 Beschäftigten in Deutschland. Untersucht wurden die Organisation der Payroll, der Einsatz von Künstlicher Intelligenz, Cloud-Strategien, Outsourcing-Modelle sowie zentrale Veränderungstreiber im Payroll-Umfeld.
Outsourcing schafft Handlungsspielraum
Wenn interne Strukturen an ihre Grenzen stoßen, rücken alternative Modelle stärker in den Fokus. Rund jedes vierte befragte Unternehmen nutzt Payroll-Outsourcing zumindest teilweise. 83 Prozent der Unternehmen mit ausgelagerter Payroll berichten über deutliche Verbesserungen – bei der Modernisierung der Systeme, beim Fachkräftebedarf sowie bei der Qualitätssicherung und dem Standardisierungsgrad.
Das ist von Bedeutung, weil viele Unternehmen ihre Payroll weiterhin intern organisieren, während regulatorische Anforderungen steigen, Fachwissen knapper wird und technologische Projekte mit dem Tagesgeschäft konkurrieren. Externe Modelle werden damit zunehmend dort relevant, wo interne Ressourcen fehlen, die bestehende Systemlandschaft an Grenzen stößt oder Transformationsprojekte schneller umgesetzt werden sollen.
Autor
Marianne Gause, Director Sales & Account Management Payroll Continental Europe bei SPS Germany GmbH
Marianne Gause leitet bei SPS das Payroll-Outsourcing-Geschäft in Deutschland und der Schweiz. Sie ist seit mehr als 20 Jahren im Payroll-Umfeld tätig und bringt umfangreiche Erfahrung aus Führungsrollen bei Personalabrechnungs-Dienstleistern mit.
