Stammdatenänderungen sind keine Randnotiz, sondern kosten Unternehmen viel Zeit und Nerven. Der neue Payroll Data Reality Check 2025 von Paychex Europe zeigt nun empirisch, wie hoch dieser Aufwand tatsächlich ist – und welche Lösungen es gibt.
Wie viel Zeit kostet die Pflege von Mitarbeiterdaten?
Diese Frage hat Konsequenzen für die Effizienz, Compliance und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Denn wer bei der Pflege von Stammdaten auf E-Mail, Excel oder Papier setzt, riskiert nicht nur Fehler, sondern auch Unzufriedenheit im HR-Team und bei den Mitarbeitern. Der neue Payroll Data Reality Check 2025 von Paychex Europe beleuchtet erstmals in konkreten Zahlen, was viele Personalverantwortliche im Alltag erleben: Ein hoher Aufwand trifft auf ineffiziente Prozesse.
Die unterschätzte Belastung im Alltag
Die bisherigen Ergebnisse der Umfrage unter Payroll-Experten spricht eine deutliche Sprache: Pro 100 Mitarbeiter fallen im Schnitt 10 bis 15 Stammdatenänderungen pro Woche an – vor allem bei Adresse, Bankverbindung und Steuerdaten. Die Bearbeitung dauert im Mittel 10 bis 25 Minuten pro Änderung. Das summiert sich schnell auf 8 bis zu 25 Stunden monatlich. Diese wertvolle Zeit fehlt für wertschöpfende Aufgaben.
Fehlerquellen systematisch eingebaut
Über zwei Drittel der befragten Unternehmen erfassen Änderungen noch manuell. Die Fehlerquote liegt zwischen 5 und 15 %, bei komplexeren Fällen sogar darüber. Die Folgen sind fehlerhafte Abrechnungen, Nachberechnungen, unzufriedene Mitarbeiter – und die damit verbundenen Kosten und Risiken.
Self-Service ist mehr als ein IT-Feature
Zwar setzen einige Unternehmen bereits auf Self-Services – jedoch meist nur für einfache Änderungen. Sensible Daten wie Steuerklasse oder Bankverbindung werden in bis zu 90 % der Fälle weiterhin manuell verarbeitet. Dabei zeigen die Erfahrungen: Wer konsequent auf Self-Service und Automatisierung setzt, reduziert den Aufwand und erhöht die Datenqualität.
Der wahre Aufwand hinter Stammdatenpflege
Was auf den ersten Blick wie ein Routineprozess wirkt, entpuppt sich in der Praxis als versteckter Zeitfresser: Die Pflege von Mitarbeiterstammdaten ist aufwendiger, fehleranfälliger – und folgenreicher als vielfach angenommen. Die vorliegenden Auswertungen der Studie zeigen: Bei vier von fünf befragten Unternehmen fallen pro 100 Mitarbeitern wöchentlich 10 bis 15 Änderungen an – besonders häufig bei Adresse, Kontodaten und Steuermerkmalen. Der damit verbundene Bearbeitungsaufwand liegt zwischen 10 und 25 Minuten pro Änderung. Insbesondere größere Unternehmen kommen so schnell auf mehrere Stunden pro Woche – nur für einfache Änderungen.
Manuell ist nicht mehr zeitgemäß
Über zwei Drittel der teilnehmenden Unternehmen erfassen Änderungen zumindest teilweise noch manuell – meist per E-Mail oder Papierformular. Unangenehme Folgen sind Medienbrüche, doppelte Eingaben und hohe Fehlerquoten. Besonders heikel wird es bei sensiblen Informationen wie Steuerdaten oder Arbeitszeitmodellen, denn hier können unklare Zuständigkeiten oder fehlende Validierungen zu kostspieligen Rückrechnungen und weiteren Unannehmlichkeiten führen.
Jetzt mitmachen und Einblick gewinnen!
Sie kennen diese Herausforderungen aus Ihrem Arbeitsalltag? Dann teilen Sie Ihre Erfahrungen mit uns – und bringen Sie Ihre Perspektive in den aktuellen Payroll Data Reality Check 2025 von Paychex Europe ein. Im Gegenzug erhalten Sie vorab exklusive Einblicke in diese praxisnahe Umfrage zum Stammdatenmanagement in der Payroll.
Die Ergebnisse der Erhebung bieten nicht nur die Möglichkeit, eigene Prozesse im Branchenvergleich besser einzuordnen. Sie zeigen auch konkrete Optimierungspotenziale auf und liefern wertvolle Argumente für interne Verbesserungsmaßnahmen. Ob HR-Verantwortliche, Payroll-Spezialisten oder Entscheider: Alle Teilnehmer profitieren von wertvollen Benchmarks, konkreten Handlungsempfehlungen und einem echten Wissensvorsprung.
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