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Für die Kontrolle, ob der gesetzliche Mindestlohn tatsächlich eingehalten wird, ist schon seit 1997 die beim Zoll angesiedelte Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) zuständig. Geprüft wird zwar derzeit bei Weitem nicht flächendeckend, was offenbar mit Personalmangel beim Zoll zu tun hat. Trotzdem sollten sich Arbeitgeber wappnen, um guten Gewissens einer möglichen Prüfung entgegensehen zu können. Neben der korrekten Berechnung und Einhaltung des Mindestlohns sind bestimmte Aufzeichnungspflichten zu beachten.
Dokumentationspflichten nach dem Mindestlohngesetz
Für folgende Fallgruppen enthält § 17 Abs. 1 Mindestlohngesetz verschärfte Aufzeichnungspflichten: für geringfügig und kurzfristig Beschäftigte (mit Ausnahme von Minijobbern in Privathaushalten) und für Arbeitgeber in Wirtschaftsbereichen, die in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannt sind. Dies sind folgende Branchen:
• Baugewerbe
• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
• Personenbeförderungsgewerbe
• Speditions-, Transport – und das damit verbundene Logistikgewerbe
• Schaustellergewerbe
• Unternehmen der Forstwirtschaft
• Gebäudereinigungsgewerbe
• Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
• Fleischwirtschaft
In diesen Branchen haben die Arbeitgeber für jeden Mitarbeiter Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren – beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt. Die exakte Lage und Dauer der einzelnen Pausen muss aber nicht dokumentiert werden.
Weniger strenge Aufzeichnungspflichten gelten für Mitarbeiter im Homeoffice und generell für Arbeitnehmer, für die keine konkrete tägliche Arbeitszeit vorgegeben ist oder die sich ihre Arbeitszeit eigenverantwortlich einteilen können. In diesen Fällen muss lediglich die Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentiert werden, nicht aber deren Beginn und Ende.
Keine speziellen Formvorschriften
Was das Formale angeht, sind die Anforderungen nicht sehr hoch: Arbeitgeber können die Arbeitszeiten elektronisch oder handschriftlich aufzeichnen. Bestimmte Formvorschriften gibt es hier nicht. Zu beachten ist: In Fällen, in denen Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit in Planungen (zum Beispiel in Wochenplänen) dokumentiert ist, darf die Aufzeichnung der Arbeitszeit auch auf Grundlage dieser Planungen erfolgen. Zu ergänzen sind dann nur eventuelle Abweichungen.
Wann keine Aufzeichnungspflicht besteht
In bestimmten Fällen sind Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz entbehrlich. Und zwar dann, wenn der Mitarbeiter ein regelmäßiges Arbeitsentgelt von mehr als 2.958 Euro brutto monatlich bezieht oder ein regelmäßiges Monatsgehalt von mehr 2.000 Euro brutto und der Arbeitgeber dieses Entgelt in den letzten zwölf Monaten nachweislich gezahlt hat.
Arbeitszeitaufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz entfallen auch für im Betrieb angestellte enge Familienangehörige des Arbeitgebers (Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern).
Welche Unterlagen bereit zu halten sind
Wenn der Zoll kommt, um zu prüfen, ob die Arbeitsbedingungen eingehalten wurden, müssen Arbeitgeber folgende Unterlagen bereithalten:
• Arbeitsvertrag beziehungsweise die Dokumente, aus denen sich die wesentlichen Inhalte des Beschäftigungsverhältnisses ergeben
• Arbeitszeitnachweise
• Lohnabrechnungen oder Nachweise über erfolgte Lohnzahlungen
Achtung: Arbeitgeber sollten die Mindestlohnvorschriften keinesfalls auf die leichte Schulter nehmen. Das Gesetz sieht ein Bußgeld von bis zu 500.000 Euro vor. Stellt sich heraus, dass der Mindestlohn unterschritten wurde, haben die betroffenen Mitarbeiter Anspruch auf Zahlung der Entgeltdifferenz zum Mindestlohn. Außerdem können die Sozialversicherungen die Beiträge nachfordern, die ihnen durch den zu wenig gezahlten Lohn verloren gingen.
Das Bußgeld kann übrigens auch bei Fahrlässigkeit verhängt werden. Also auch dann, wenn der Arbeitgeber nicht vorsätzlich oder unabsichtlich zu wenig gezahlt hat.
Die drohenden Folgen für Arbeitgeber, die den Mindestlohn nicht einhalten, kann man wie folgt zusammenfassen:
– Jedem einzelnen Mitarbeiter steht es zu, sich dagegen zu wehren und
notfalls den Mindestlohn vor Gericht einzuklagen. Darauf sollten es
Arbeitgeber lieber nicht ankommen lassen.
– Beitragsnachforderungen seitens der Sozialversicherungsträger
– Geldbuße nach dem Mindestlohngesetz. Außerdem kann ein Arbeitgeber von der Vergabe öffentlicher Aufträge ausgeschlossen werden, wenn er mit einer Geldbuße von mindestens 2.500 Euro belegt worden ist.
– In bestimmten schwerwiegenden Fällen drohen darüber hinaus sogar noch strafrechtliche Konsequenzen
– In Unternehmen mit Betriebsrat muss die
Geschäftsführung damit rechnen, dass die Arbeitnehmervertretung auf die
Einhaltung des Mindestlohns achtet und mögliche Verstöße zur Sprache
bringt.
Und: Arbeitgeber, die zur Erfüllung eines Auftrags einen Subunternehmer einsetzen, haften grundsätzlich dafür, wenn dieser Subunternehmer seine Mitarbeiter nicht nach Mindestlohn bezahlt. (jl)
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