Ihr Weg zur Entgelttransparenz: Empfehlungen für die technische Umsetzung

Noch hat Deutschland die EU-Entgelttrans­parenzrichtlinie nicht in nationales Recht überführt, muss dies aber bis spätestens Juni 2026 erledigen, um kein Vertragsverletzungsverfahren und finanzielle Sanktionen zu riskieren. Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie verfolgt das Ziel, das geschlechtsspezifische Entgeltgefälle, das in vielen Bereichen und Unternehmen noch zu finden ist, zu reduzieren. Zudem fordert die Richtlinie, dass die Kriterien zur Festlegung von Entgelt­höhe und -struktur objektiv, geschlechtsneutral und nachvollziehbar sind.

Gesetzliche Anforderungen und Berichtspflichten

Gemäß der Richtlinie sind Unternehmen ab 100 Mitarbeitenden künftig verpflichtet, umfangreiche ­Berichte vorzulegen. Die erste Berichtspflicht greift für größere Unternehmen bereits ab dem Jahr 2027 und bezieht sich auf das Kalenderjahr 2026. Unternehmen mit 250 oder mehr Mitarbeitenden müssen jährlich einen Bericht über das geschlechtsspezifische Entgeltgefälle veröffentlichen; Unternehmen mit 100 bis 249 Mitarbeitenden alle drei Jahre. Die Berichtsinhalte sind detailliert geregelt und umfassen unter anderem das geschlechtsspezifische Entgeltgefälle nach Vergütungsbestandteilen, Quartilen und ergänzenden Leistungen. Übersteigt der Gender-Pay-Gap fünf Prozent und ist nicht objektiv erklärbar, ist eine gemeinsame Entgeltbewertung mit der Arbeitnehmervertretung verpflichtend.

Systemintegration versus Insellösungen

Um die Anforderungen der Transparenzrichtlinie zu erfüllen, empfehlen wir Unternehmen, speziell dafür designte IT-Tools zu verwenden. Diese können entweder in bestehende IT-Landschaften – wie Workday, SAP SuccessFactors, Oracle und ­SAGE – integriert oder als Stand-alone-Lösungen für eine erste Standortbestimmung genutzt werden ­(„First-Pay-Gap“). Die Umsetzung außerhalb bestehender Systeme ist zwar theoretisch möglich, aber aus Kapazitäts-, Datenschutz- und Compliance-Sicht nicht empfehlenswert. Die Integration der neuen Tools in bestehende ­HR-IT-Landschaften kann für Unternehmen herausfordernd sein, bietet jedoch vor allem die Chance, Prozesse automatisieren, die Datenqualität ver­bessern und nachhaltig Compliance sicherstellen zu können. Es gilt dabei, die Kompatibilität mit bestehenden Systemen zu gewährleisten, Schnittstellen zu schaffen und Prozesse sowie Richtlinien anzupassen. Die Datenintegration ist anspruchsvoll, da relevante Informationen häufig aus unterschiedlichen Quellen und Formaten stammen. Vergütungs­bestandteile über Ländergrenzen hinweg zu harmonisieren, Beschäftigungsarten und Arbeitszeitmodelle zu vereinheitlichen sowie Beschäftigte eindeutig nach Geschlecht, Tätigkeit und Organisationszugehörigkeit zu ordnen, sind Aufgaben, die im Rahmen der Systemintegration effizient gelöst werden können. Dabei sind ein robustes Daten­management und ein dynamischer Ansatz für Datenschutz und Data Governance unerlässlich. Auch müssen Unternehmen die Datenqualität sicherstellen, die Datenaufbereitung automatisieren und die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) einhalten. Darüber hinaus gilt es, länderspezifische Unterschiede in der Gesetzgebung zu beachten.

Sinn und Nutzen spezialisierter IT-Tools

Spezialisierte IT-Tools bieten Unternehmen entscheidende Vorteile bei der Umsetzung der Richtlinie. Sie ermöglichen, den Status quo der ­Personalkosten zu ­analysieren und den Gender-Pay-Gap nach verschiedenen Kriterien, beispielsweise Jobkategorie, Geschäfts­bereich oder Arbeitsort, zu ermitteln. Darüber hinaus unterstützen sie mit szenario­basierten Simulationen den Vergütungsrevisionsprozess. Die Tools bieten detaillierte Dashboards (siehe Abbildungen) mit umfangreichen Filter­optionen, sodass Unternehmen gezielt Ursachen für Entgeltunterschiede identifizieren und Maßnahmen ableiten können. Die Integration solcher Tools in bestehende HR-IT-Landschaften ist mit Blick auf Effizienz und Compliance sinnvoll. Die Integrationstiefe kann dabei je nach System variieren. Die Tools unterstützen sowohl bei der Berechnung des unbereinigten als auch des bereinigten Gender-Pay-Gaps mittels multipler Regressionsanalysen. Sie ermöglichen Outlier-Analysen – also die Suche nach „Ausreißern“ bei den Daten – sowie Simulationen und Szenarien zur Budgetabschätzung bei Vergütungsanpassungen. Zudem bieten sie Compliance-Vorlagen für lokale Reportings, Fristen-Management und rollenbasierte Zugriffsrechte. Die Tools verfügen über vorgefertigte Schnittstellen und flexible Datenintegrationsschichten (sogenannte Integration Layer), die einen ­automatisierten, bidirektionalen Datenfluss zwischen den HR-­Systemen und der Analyseplattform ermöglichen. So können Datenflüsse automatisiert, Berichte direkt im HR-System bereitgestellt und konti­nuierliche Reporting-Updates gewährleistet werden.

Methodische Qualitätssicherung

Die methodische Qualitätssicherung ist ein ­zentrales Element der Umsetzung. Die Analyse folgt einem mehrstufigen Vorgehen, und zwar:

• Datenvorbereitung,
• Berechnung des unbereinigten und des bereinigten Gender-Pay-Gaps,
• Outlier-Analyse und
• Regression und Reporting.

Die Methodik muss nachvollziehbar, replizierbar, anpassbar und frei von Bias sein. Die Tools bieten hierfür standardisierte Workflows, automatisierte Datenaufbereitung und Validierungsschritte. Durch regelmäßige Überprüfung der Methoden und Ergeb­nisse wird sichergestellt, dass die Anforderungen der EU-Entgelttransparenzrichtlinie erfüllt werden.
Die Nutzung spezialisierter IT-Tools und deren Integration in bestehende HR-IT-Landschaften ermöglichen eine effiziente, automatisierte und nachhaltige Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie. Unternehmen profitieren von automatisierten, gesetzeskonformen Prozessen, fundierten Analysen und einer transparenten, fairen Vergütungskultur.

IT-Tools als Enabler für nachhaltige Compliance und Effizienz

Ein zusätzlicher Vorteil einer vollintegrierten IT-Tool-Lösung ist, dass sich im mittel- bis langfristigen Betrachtungszeitraum häufig geringere Gesamtkosten ergeben als bei Lösungen, die nicht vollintegriert sind. Während nicht integrierte Ansätze kurzfristig weniger Implementierungsaufwand verursachen können, amortisieren sich Investitionen in eine integrierte Lösung durch die Automatisierung, die Wiederverwendbarkeit der Datenstrukturen und die nachhaltige Sicherstellung der Compliance über mehrere Berichtszyklen hinweg. Die Integration von IT-Tools in die HR-IT-Landschaft bietet zudem die Möglichkeit, zukünftige Entwicklungen wie KI-unterstützte Prozesse oder weitergehende regulatorische Anforderungen flexibel abzubilden.

Fazit

Die Nutzung spezialisierter IT-Tools und deren Integration in bestehende HR-IT-Landschaften empfehlen wir für die effiziente und nachhaltige Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie ausdrücklich. Unternehmen, die frühzeitig in die technische und organisatorische Umsetzung investieren, verschaffen sich einen klaren Vorteil – nicht nur in Bezug auf Compliance, sondern auch hinsichtlich Arbeitgeber­attraktivität und nachhaltiger Unternehmensführung.