Mit klaren und transparenten Strukturen und KI zu einem fairen Vergütungssystem

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie und der Werte­wandel in der Belegschaft erfordern in vielen Unternehmen ein Umdenken. Für Unternehmen stellt sich nun nicht mehr die Frage, ob sie transparent sein wollen, sondern wie sie Transparenz strategisch und effizient umsetzen. Wer nicht auf Transparenz, insbesondere die Entgelttransparenz, vorbereitet ist, riskiert ab Mitte kommenden Jahres nicht nur Sanktionen, sondern er setzt auch das Vertrauen der Mitarbeitenden aufs Spiel. Und er riskiert letztlich, Talente zu verlieren.

Regulatorik trifft Wertewandel

Spätestens ab Juni 2026 sind Unternehmen in der Europäischen Union verpflichtet, ihre Entgeltstrukturen offenzulegen. Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie fordert nicht nur, dass Unternehmen den Gender-Pay-Gap offenlegen, sondern sie verlangt auch nachvollziehbare Kriterien für die Entgeltfindung. Sie erzeugt individuelle Auskunftsansprüche und belegt die Unternehmen mit einer Informationspflicht über ihre Entgeltprozesse. Parallel dazu verschieben sich auch die Erwartungen der Mitarbeitenden: Eine junge, kritische Generation fordert Fairness und Offenheit ein. Entgelt wird zum Gesprächsthema – nicht nur intern in den Unternehmen, sondern auch in sozialen Netzwerken und auf Bewertungsplattformen.

Transparenz: kein Selbstzweck, sondern strategisches Instrument

Ist Entgelttransparenz richtig implementiert, wird sie zum Treiber für Fairness, Motivation und Arbeitgeberattraktivität. Doch das gelingt nur, wenn Unternehmen ihre Hausaufgaben gemacht haben: Sie müssen Jobarchitekturen, Gehaltsbänder, Prozesse zur Gehaltsentwicklung, Benchmarking sowie ­Kommunikationskonzepte klar definiert und ver­ankert haben. Eine transparente Vergütungsstruktur ist nicht nur Voraussetzung für rechtliche Konformität, sondern auch für Glaubwürdigkeit und Vertrauen.

Viele Unternehmen nicht vorbereitet

Eine aktuelle Kienbaum-Analyse zeigt: Nur ein kleiner Teil der Unternehmen ist bereits gut auf die Entgelttransparenz vorbereitet. Die Mehrheit befindet sich noch im Aufbau oder steht ganz am Anfang. Der Aufwand, ein strukturiertes und nachvollziehbares Vergütungssystem zu etablieren, hat bisher viele Unternehmen abgeschreckt. Somit fehlen in der Praxis oft klare Rollendefinitionen, konsistente Gehaltsbänder und valide Kriterien zur Stellenbewertung. Allerdings ist ohne diese Grundlagen Transparenz kaum umsetzbar, oder sie birgt sogar Risiken.

Was ein vollständiges Vergütungssystem ausmacht

Damit Entgelttransparenz nicht zum Stressfaktor wird, reicht es nicht aus, einzelne Lücken zu schließen. Vielmehr braucht es ein in sich stimmiges System mit verschiedenen Bausteinen, das die vielfältigen Prozesse und Führungsentscheidungen zu einem kohärenten Gesamtbild verbindet. Auf diese Weise stellen Unternehmen sicher, dass eine faire Vergütung auch nachhaltig etabliert wird und nicht nach kurzer Zeit wieder Schieflagen oder Inkonsistenzen entstehen.

Zu den Bausteinen eines Vergütungssystems gehören:

• Jobarchitektur: Sie schafft einheitliche Rollenprofile, definiert Verantwortlichkeiten, Kompetenzen und Anforderungsniveaus. Nur wenn klar ist, welche Stellen vergleichbar sind, lassen sich faire Gehälter ableiten.
• Gehaltsbänder: Diese bilden den Orientierungsrahmen für die Vergütung einzelner Rollen. Sie sorgen für Vergleichbarkeit und Nachvollziehbarkeit – sowohl intern als auch im Abgleich mit dem Markt.
• Vergütungskomponenten: Neben dem Grundgehalt gehören variable Vergütungselemente, Benefits und Incentives zu einem vollständigen System. Transparenz verlangt, dass diese Bestandteile klar definiert und kommuniziert werden.
• Prozesse zur Gehaltsentwicklung: Kriterien für Beförderungen, Gehaltserhöhungen oder Bonuszahlungen müssen konsistent dokumentiert sein und angewendet werden. Gerade hier entstehen ansonsten intransparente Spielräume, die den Verdacht der Ungleichbehandlung entstehen lassen.
• Benchmarking und Marktvergleich: Externe Daten dienen als Referenz, um Wettbewerbsfähigkeit sicherzustellen. Mitarbeitende und Führungskräfte müssen sich darauf verlassen können, dass Marktdaten in die Gestaltung und Weiterentwicklung der Vergütungssysteme einfließen.
• Kommunikation und Change Management: Das beste Vergütungssystem bleibt wirkungslos, wenn es nicht erklärt wird. Transparenz bedeutet, dass Mitarbeitende nachvollziehen können, warum sie in einer bestimmten Weise vergütet werden. Letztlich heißt das, bisher im Verbor­genen getroffene Führungsentscheidungen ­offenzulegen und erklären zu können.
• Monitoring und Compliance: Fortlaufende Analysen, etwa zur Einhaltung von Equal-Pay-Anforderungen, helfen, Systeme zu verbessern und stärken das Vertrauen aller Beteiligten.

Das Zusammenspiel all dieser Elemente bildet ein robustes System. Transparenz bedeutet dabei nicht, jedes Gehalt offenzulegen, sondern den Mitarbeitenden die Logik hinter Vergütungsentscheidungen verständlich zu machen.

KI als Enabler für effiziente Vergütungssysteme

Auf diesem Fundament baut der strategische Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) auf. ­Moderne KI-Modelle unterstützen bereits heute bei der ­­Umsetzung der oben genannten Bausteine. Die KI kann Funktionsprofile analysieren, mit Markt- und Unternehmensdaten abgleichen und erste Vorschläge für Gehaltsbänder liefern. Auch beim Benchmarking, der Gehaltsentwicklung oder im Performance Management bieten KI-gestützte Tools datenbasierte Entscheidungshilfen. Sie automatisieren und objektivieren Aufgaben, wo zuvor subjektive Einschätzungen dominierten, und machen komplexe Prozesse effizienter.
Ein Anwendungsfall ist das KI-unterstützte ­Grading. Dabei übernimmt die KI eine erste Analyse von Stellenprofilen und erstellt auf dieser Basis Vorschläge für die Einordnung in die Jobarchitektur.

Zentrale Fragen werden so schnell beantwortet:

• Welche Kompetenzen erfordert die Rolle?
• Auf welchem Level innerhalb der Organisation ist sie anzusiedeln?
• Welche Gehaltsspanne ist angemessen?
• Auf Basis von Funktionsbeschreibungen kann die KI eine erste Einschätzung abgeben, die anschließend Expertinnen und Experten auf Plausibilität prüfen und in die finale Entscheidung einbetten.
• Der Vorteil liegt auf der Hand: Unternehmen sparen Zeit und Kosten und erhalten konsistente und marktgerechte Ergebnisse. Zudem können sie sich stärker auf die Kommunikation und Akzeptanz im Unternehmen konzentrieren.

Fazit: Jetzt die „Hausaufgaben“ angehen

Es ist unausweichlich, dass Unternehmen die Transparenzanforderungen umsetzen. Unternehmen, die heute ihre Hausaufgaben machen, kommen vor die Welle und schaffen stressarm die Grundlage für rechtskonforme, akzeptierte und zukunftsfähige Vergütungssysteme. Transparenz ist dabei nicht Risiko, sondern vielmehr Katalysator, um zukunftsfähige Systeme und Prozesse zu schaffen, die Grundlage für mehr Fairness, Motivation und Arbeitgeber­attraktivität sein können.
Künstliche Intelligenz kann dabei helfen, die notwendigen Rahmenbedingungen für ein stimmiges Vergütungssystem schneller, objektiver und effizienter zu generieren. Trotz aller technologischen ­Möglichkeiten gilt jedoch: KI kann unterstützen, aber den Menschen nicht ersetzen. Gerade bei sensiblen Themen wie Vergütung ist die Einbindung von HR, Führungskräften und Mitarbeitenden für Governance und Plausibilitätsprüfungen entscheidend.