Personalwirtschaft: Was sind die aktuellen Trends bei Shared Service Centern?
Dr. Christian Ellrich: Das Thema wird in vielen Unternehmen aktuell aus verschiedenen Blickwinkeln betrachtet. Einerseits geht es darum, Prozesse effizienter zu gestalten und zu zentralisieren – besonders im Mittelstand und im Gesundheitswesen. Andererseits gibt es den Fachkräftemangel, besonders in der Payroll, wo es schwierig ist, Personal zu finden. Daher stellen sich viele Unternehmen die Frage, wie sie mit weniger Menschen mehr erledigen können.
Wann lohnt sich aus Ihrer Sicht die Einführung eines Shared Service Centers für ein mittelständisches Unternehmen überhaupt?
Ab etwa 1.000 Mitarbeitenden sollten Unternehmen überlegen, Shared Services in Betracht zu ziehen. Das muss nicht gleich ein riesiges SSC sein, sondern auch kleinere Lösungen sind sinnvoll, wenn mehrere Mitarbeitende denselben Prozess abwickeln. Es geht im Kern um die Bündelung von Aufgaben, um Prozesse zu vereinheitlichen und effizienter zu gestalten.
Erleichtert Künstliche Intelligenz die Einführung von Shared Service Centern im Mittelstand?
Interessanterweise sehen wir eher, dass sich die Nutzung von KI und Digitalisierung bei Dienstleistern verstärkt, die bereits spezialisiert sind. Viele HR-Abteilungen in Unternehmen haben zwar Interesse an KI, aber es dauert noch, bis sie wirklich genutzt wird, um Effizienzsteigerungen zu erreichen.
Wie funktioniert die Einführung eines Shared Service Centers genau?
Am Anfang steht die detaillierte Analyse des Ist-Zustandes – die Anamnese. Dabei schauen wir uns die Struktur und Prozesse des Unternehmens an und geben dann Empfehlungen. Es ist wichtig, dass die Prozesse vor der Einführung eines Shared Service Centers optimiert werden. Dabei spielen Kommunikation und Veränderungsmanagement eine zentrale Rolle, besonders wenn es um die Integration von KI und die Optimierung bestehender Systeme geht.
Welche Herausforderungen ergeben sich bei der Einbindung der Mitarbeitenden?
Es handelt sich um ein klassisches Change-Projekt, bei dem Ängste und Widerstände auftreten können. Da braucht es viel Kommunikation und Unterstützung, um die Mitarbeitenden einzubeziehen und sie auf den Veränderungsprozess vorzubereiten. Wichtig ist, dass alle Beteiligten von Anfang an in den Prozess integriert werden, um Akzeptanz und Identifikation mit den neuen Strukturen zu fördern.
Info
In unserer März-/April-Ausgabe widmen wir uns schwerpunktmäßig dem Thema Share Service Center und deren aktuelle Entwicklung sowie Zukunft. Hier geht’s zum E-Paper!
Welche Abteilungen sollten bei der Einführung eines Shared Service Centers einbezogen werden?
Neben der HR-Abteilung sollten auch IT, Geschäftsführung und gegebenenfalls andere betroffene Abteilungen wie Finance einbezogen werden.
Wie werden sich Shared Service Center in Zukunft verändern?
Die Jobprofile werden sich verändern. Wir gehen hin zu hybriden Organisationsformen, in denen Mensch und Maschine, also KI-Agenten, gemeinsam arbeiten. Die KI übernimmt Standardprozesse, während der Mensch die Entscheidungen trifft. So wird die Arbeit segmentierter und effizienter. Menschen werden dann mehr mit der Steuerung von KI und dem Umgang mit komplexeren Fällen betraut.
Wird es in fünf Jahren für jeden Mittelständler ein Shared Service Center geben?
Wahrscheinlich ja, entweder als internes Shared Service Center oder als Outsourcing-Modell. Durch KI und Digitalisierung wird der Fachkräftemangel auch in der administrativen Personalarbeit ausgeglichen, sodass viele Unternehmen diese Arbeit stärker zentralisieren oder outsourcen werden.
Info
Dr. Christian Ellrich berät vor allem mittelständische Unternehmen und Firmen aus dem Gesundheitssektor oder der öffentlichen Hand zu HR-Themen, unter anderem der Einrichtung von Shared Service Centern.
Catrin Behlau koordiniert die Magazinproduktion der Personalwirtschaft organisatorisch und thematisch. Sie leitet gemeinsam mit Rebecca Scheibel die Redaktionen der HR-Medien von F.A.Z. Business Media. Ihre thematischen Schwerpunkte liegen im Berufsbild HR.
