Kaum hat das Jahr begonnen, steht in vielen Unternehmen die Urlaubsplanung für 2024 an. Tatsächlich gilt für die Beschäftigten in jedem vierten Betrieb (26 Prozent), dass der gesamte Urlaub – im Bundesdurchschnitt 29,2 Tage – schon zu Beginn des Kalenderjahres beantragt werden muss. In weiteren neun Prozent der Unternehmen müssen die Mitarbeitenden den Jahresurlaub sogar schon im Vorjahr festlegen. Diese Zahlen hat die Randstad-ifo-Personalleiterbefragung ergeben. Für diese Untersuchung, die quartalsweise durch das ifo-Institut im Auftrag des Personaldienstleisters Randstad durchgeführt wird, werden bis zu 800 Personalverantwortliche in deutschen Unternehmen unterschiedlicher Größe und Branchen befragt. Die Fragen zum Urlaub wurden im ersten Quartal 2023 gestellt.
Bei den innerbetrieblichen Regelungen zum Urlaub gibt es erhebliche Unterschiede zwischen den Branchen: Die Beschäftigten in Industrie und Dienstleistung genießen mehr Flexibilität – nur ein knappes Drittel der Unternehmen erwartet eine abgeschlossene Urlaubsplanung zum Jahresbeginn. Im Handel dagegen müssen die Mitarbeitenden in fast jedem zweiten Betrieb ihre freien Tage bereits dann fixieren.
Wann die Urlaubsplanung erfolgt, legt meistens der Arbeitgeber fest. Und der Aufforderung, Urlaubswünsche durchzugeben, müssen die Beschäftigten auch nachgehen: „Es besteht die Möglichkeit, mit einem Betriebsrat Urlaubsgrundsätze aufzustellen. Denkbar ist eine Vereinbarung, dass die Arbeitnehmer ihre Urlaubswünsche für das laufende Jahr bis zu einem bestimmten Monat in einer Urlaubsliste eintragen”, erklärt Rechtsanwalt Johannes Loch von der Kanzlei Taylor Wessing.
Doch was, wenn einzelne Beschäftigte das dann nicht tun? Kann der Arbeitgeber den Zeitpunkt der Urlaube dann selbst festlegen? „Ja, er kann seinem Beschäftigten beispielsweise mitteilen: In den ersten beiden Novemberwochen hast du Urlaub. Wenn der Arbeitnehmer daraufhin nichts erwidert, es also hinnimmt, wurde der Urlaub genommen. Es ist also eine Anordnung, die nur durchgeht, wenn es keine Einwände gibt”, sagt Kathrin Vossen, Fachanwältin für Arbeitsrecht und Partnerin bei der Kanzlei Oppenhoff & Partner Rechtsanwälte. In der rechtswissenschaftlichen Literatur sei ihr zufolge auch die Rede davon, dass drei Fünftel des Urlaubes einseitig erteilt werden können, wenn dringende Gründe vorliegen. Also etwa, wenn der Arbeitnehmer sich schlicht weigert Urlaub zu nehmen oder der Arbeitgeber es gesundheitlich als notwendig betrachtet, dass Urlaub genommen wird. „Da wäre ich aber zurückhaltend, ob das vor Gericht dann auch Bestand hätte.“
Welche Regeln gelten für Brückentage?
Der Zeitpunkt der Urlaubsplanung ist bei weitem nicht der einzige mögliche Knackpunkt. Knifflig ist ja auch immer wieder, wann der Urlaub stattfinden soll. Allseits beliebt sind Brückentage – und natürlich die Schulferien. Was also tun, wenn es mehr Interessenten für diese attraktiven Zeiten gibt, als ein geregelter Betriebsablauf hergibt? Johannes Loch erläutert: „Zunächst ist zu sagen, dass Brückentage reguläre Arbeitstage sind. Das Bundesurlaubsgesetz sieht für die Festlegung des Urlaubs an Brückentagen keine Sonderregelungen vor, sondern es gelten die allgemeinen Grundsätze. Wenn ein Arbeitnehmer Urlaub für einen Brückentag beantragt, hat der Arbeitgeber diesen Urlaubswunsch zu berücksichtigen. Der Urlaubsantrag kann aber abgelehnt werden, wenn ihm betriebliche Gründe entgegenstehen. Zudem könnten die Urlaubswünsche anderer Mitarbeiter vorrangig sein, wenn es dem Arbeitgeber nicht möglich sein sollte, alle Urlaubswünsche für einen Brückentag zu gewähren.“
Wollen zu viele Mitarbeitende an Brückentagen Urlaub haben, muss der Arbeitgeber abwägen, welchem Mitarbeiter vorrangig der Urlaub für den Brückentag zusteht. Johannes Loch erklärt: „In einigen Unternehmen gilt hierbei das Prinzip „First come, first serve“. Also: Wer schneller einreicht, gewinnt. Dies könnte allerdings zu einem Wettlauf unter den Mitarbeitern bei der Beantragung von Urlaub für beliebte Brückentage führen, weshalb das Prinzip nur einen Teilaspekt bei der Abwägung bilden sollte.“ Daneben müsse der Arbeitgeber die jeweiligen persönlichen Umstände der Arbeitnehmer berücksichtigen, schulpflichtige Kinder oder Partner Lehrerberuf im sind solche Aspekte. Diese Abwägungspunkte gilt es grundsätzlich, nicht nur bei Brückentagen, zu beachten.
Wann kann ein Urlaubsantrag abgelehnt werden?
Allerdings, so erläutert Loch weiter, sollte nicht ein Arbeitnehmer stets auf unbeliebtere Urlaubszeiten verwiesen werden, hier könne rotiert werden. Besonders kritisch ist das Thema Urlaub, wenn der Arbeitgeber einen Urlaubsantrag ablehnt. Dafür braucht es gute Gründe seitens des Unternehmens. Johannes Loch: „Dringende betriebliche Gründe liegen vor, wenn es durch die Urlaubsgenehmigung zu erheblichen und nicht vermeidbaren Störungen im betrieblichen Ablauf kommen würde. Der Arbeitgeber muss dann zwischen seinen betrieblichen Interessen und dem Urlaubswunsch des Arbeitnehmers abwägen. Ein gewichtiger betrieblicher Grund läge etwa vor, wenn zu viele Mitarbeiter im Einzelhandel während des Weihnachtsgeschäfts Urlaub nehmen würden.“ Auch ein hoher Krankenstand in der Belegschaft könne dem Urlaubswunsch eines Arbeitnehmers entgegenstehen.
Christina Petrick-Löhr betreut das Magazinressort Forschung & Lehre sowie die Berichterstattung zur Aus- und Weiterbildung. Zudem ist sie verantwortlich für die redaktionelle Planung verschiedener Sonderpublikationen der Personalwirtschaft sowie den Deutschen Personalwirtschaftspreis.
Gesine Wagner betreut als Chefin vom Dienst Online die digitalen Kanäle der Personalwirtschaft und ist als Redakteurin hauptverantwortlich für die Themen Arbeitsrecht, Politik und Regulatorik. Sie ist weiterhin Ansprechpartnerin für alles, was mit HR-Start-ups zu tun hat. Zudem verantwortet sie das CHRO Panel.
