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So unterstützen Sie Teamarbeit mit Smart Collaboration

Frage an die HR-Werkstatt: “Jeder unserer Mitarbeiter bringt individuelle Kompetenzen, Talente und Stärken mit. Wie können wir als Unternehmen dazu beitragen, dass aus dieser Summe an einzelnen Talenten in möglichst kurzer Zeit ein Team entsteht, das bestmögliche Leistungen erbringt?”

Es antwortet: Johann Butting, Vice President of EMEA bei Slack.

Der Anteil an Projektarbeit in Unternehmen steigt kontinuierlich. Arbeit gestaltet sich komplexer und muss zugleich schneller umgesetzt und effizienter gestaltet werden. Der Einsatz von Technologien ist dabei sicherlich bedeutend, um Mitarbeiter bestmöglich zu unterstützen. Die Arbeitswelt der Zukunft fordert jedoch mehr als nur die Digitalisierung von Prozessen. Es ist die gemeinsame Aufgabe aller Organisationsmitglieder eine Umgebung zu schaffen, die es (Projekt-)Mitarbeitern ermöglicht das Beste aus sich herauszuholen und dabei die erforderliche Flexibilität und Sicherheit bietet.

1. Gewinnen Sie Vertrauen durch mehr Transparenz

Vergangenes Jahr wurden mehr als 1.400 Wissensarbeiter zum Thema “Future of Work” befragt. Besonders beeindruckend sind hierbei die Ergebnisse rund um das Thema Transparenz. 80 Prozent der befragten Mitarbeiter möchten mehr darüber wissen, wie Entscheidungen in ihrem Unternehmen getroffen werden und 87 Prozent wünschen sich transparentere Prozesse. Collaboration-Tools wie Slack sind hilfreich, um die Zusammenarbeit in “virtuellen”, räumlich verteilten Teams zu organisieren. Die Praxis zeigt aber, dass Unternehmen diese Technologie auch dort nutzen, wo Kollegen Wand an Wand in ihren Büros sitzen, denn Collaboration Hubs unterstützen Teams dabei Kommunikation neu zu denken und Transparenz zu erhöhen. Dabei sind sogenannte Channels der zentrale Ort für die Kommunikation und den gesamten Austausch zu einem spezifischen Projekt oder Thema. Um die Übersichtlichkeit und Struktur zu sichern wird in jedem Channel jeweils ein bestimmtes Themengebiet abgedeckt. Das Ergebnis von transparenter Zusammenarbeit durch Collaboration Hubs ist erwiesenermaßen mehr Vertrauen.

2. Setzen Sie auf effiziente Projektarbeit und agile Strukturen

Smart Collaboration ist ein wesentlicher Bestandteil bei der effizienten Umsetzung agiler Strukturen. Agilität bedeutet insbesondere Schnelligkeit, Anpassung, Flexibilität, Dynamik und Vernetzung. Gerade im Zuge der projektgebundenen Zusammenarbeit, sichern Collaboration Hubs die Umsetzung agiler Arbeitsweisen. Konkret geschieht dies beispielsweise durch hürdenlose Kommunikation über Abteilungen hinweg. Es können mit wenigen Klicks themen- oder projektgebundene Channels errichtet werden und neue Teammitglieder hinzugefügt werden. Alle bisherigen Gespräche und Informationen zum Projekt sind dann im Channel zugänglich, so dass sie sich schnell einarbeiten können. Über themen- oder projektgebundene Channels können alle direkt am Gespräch teilnehmen. So entsteht ein Wissensspeicher, der bei mündlichen Unterhaltungen schlichtweg nicht entstehen kann!

3. Steigern Sie die Teamperformance durch die Nutzung vorhandener Ressourcen

Gerade ‘Teams auf Zeit’, die für viele von uns zum Projektalltag gehören, müssen in ständig neuen Konstellationen, in möglichst kurzer Zeit, die volle Leistung bringen. Das heißt, dass es angesichts der zunehmenden Daten- und Informationsflut immer wichtiger wird eine Plattform zu schaffen, die es ermöglicht nicht nur Wissen zu sammeln und zu speichern, sondern auch zu organisieren und strukturieren. Letztlich muss Wissen nicht nur für Einzelne, sondern für alle Beteiligten aufbereitet werden. Smart Collaboration heißt, dass Mitglieder zu jeder Zeit alle Informationen und Ansprechpartner finden, die ihnen dabei helfen, ihre Arbeit effektiv zu erledigen.

4. Steigern Sie durch Partizipation die Motivation

Mitarbeiter erwarten heutzutage einerseits bestmöglich in Entscheidungsfindungen und sämtliche Prozesse eingebunden zu sein und fordern zugleich immer mehr Flexibilität und Autonomie. Laut einer repräsentativen Studie der international tätigen Personalberatung Sthree würden 39 Prozent der Befragten gerne häufiger fern des Büros, im Home-Office arbeiten. Arbeitgeber müssen sich diesen Wünschen anpassen und versuchen sie in ihr Business Modell zu integrieren. Wie ist dieser Spagat zwischen Partizipation und Selbstbestimmung, beispielsweise bei der Wahl von Arbeitsort und -zeit möglich? Collaboration Hubs, wie beispielsweise Slack, sind hier eine in der Praxis erprobte Lösung. Ein reger Wissens- und Informationsaustausch bildet die Basis für effiziente Zusammenarbeit.

5. Binden Sie Mitarbeiter durch bessere Arbeitsbeziehungen

Es ist eine Mischung aus effizienter digitaler Kommunikation und persönlichen Treffen, die Menschen nachhaltig zusammenbringt und gut miteinander arbeiten lässt. Mit Apps lassen sich Arbeitsprozesse unterstützen und effizient gestalten. Manche fördern explizit den Zusammenhalt im Team, in dem sie Kontakt zwischen Kollegen herstellen, die sich bisher noch nicht so gut kennen. Die Kommunikation zeigt sich fließender und reibungsloser, als in E-Mails und es schwingen mehr zwischenmenschliche Komponenten mit durch den Einsatz von Emoticons. Das sorgt für ein positives Gefühl am Arbeitsplatz und letztlich dafür, dass sich Mitarbeiter auf allen Ebenen aktiv für den Unternehmenserfolg einsetzen.

Nutzen Sie Smart Collaboration als Schlüssel zum Erfolg

Bei den vielen Informationen, die es zu jedem Projekt gibt, brauchen auch räumlich nahe Teams verlässliche Orte, an denen Informationen zu finden sind und konstruktiver Austausch stattfinden kann. Anhand von Collaboration Hubs wie Slack sind alle Teammitglieder immer im Loop und kennen den aktuellsten Stand von Projekten und Aufgaben. Das bedeutet aber nicht, dass der direkte Austausch am Arbeitsplatz absgeschaffen oder gar ersetzen werden soll. Was Smart Collaboration Hubs tun: Sie unterstützen die Zusammenarbeit und das Wissensmanagement in Teams. Wenn ich mich zum Beispiel mit einem Kollegen mündlich über den Tisch hinweg austausche, bekommt der Rest des Teams die Unterhaltung nicht mit und es entwickelt sich womöglich ein Stille-Post-Effekt. Smart Collaboration Hubs ermöglichen es den Ansprüchen moderner Wissensarbeiter gerecht zu werden, genauer gesagt die Zusammenarbeit in flachen und vernetzten Strukturen und dies zeit- und ortsunabhängig. Sie ermöglichen allen Teammitgliedern die gleichen Chancen zur Beteiligung. Das bedeutet nicht nur eine schnelle und hürdenlose Kommunikation, sondern auch die Umsetzung einer neuen Form des Arbeitens.

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