Wie können Unternehmen hybride Arbeit durch Desk Sharing organisieren?

Bereits vor der Corona-Pandemie setzt sich Online-Broker flatexDEGIRO mit dem Thema Desk Sharing auseinander, da die Mitarbeiterzahl stetig weiter wuchs, doch die Anzahl an Büroräumen gleich blieb. Zudem sollten keine weiteren Büroräume angemietet werden. Die Themen Homeoffice, Remote Work und Desk Sharing traten somit immer mehr in den Vordergrund und die Suche nach einem Anbieter begann. Dieser sollte die Organisation und die Verteilung der Arbeitsplätze übernehmen, benutzerfreundlich sein und nahtlos in die Unternehmens-IT integriert werden. Benötigt wurde zudem eine Lösung, die individuell an die verschiedenen Standorte anpassbar war.

Anfang 2020 kristallisiert sich ein weiterer wichtiger Punkt heraus, wie die Sicherheit der Mitarbeitenden bei der Rückkehr ins Büro. Anfangs arbeitete das Unternehmen noch mit zentral gespeicherten Listensystemen im Intranet. Eine sehr vereinfachte Lösung, die nach einiger Zeit an bestimmten Stellen den Anforderungen nicht mehr gerecht wurde. Über das System bestätigten die Mitarbeitenden ihre jeweilige Anwesenheit im Büro. Größtes Manko dieser Lösung war die Benutzerfreundlichkeit und Planbarkeit: Es war nicht möglich, konkrete Arbeitsplätze zu reservieren und die übrigen Anwesenheiten der Mitarbeitenden zu sehen. Darüber hinaus fehlten die Möglichkeit, eine Arbeitswoche und anlassbezogene Anwesenheiten zu planen.

Zudem unterliegt das IT-System von flatexDEGIRO hohen Security- und Compliance-Auflagen, da das Unternehmen als Online-Broker viel Verantwortung gegenüber seinen Privatanlegern und deren Informanten trägt. Es ist im regulierten Geschäft als Vollbank unterwegs und hat somit erhöhte Anforderungen, was die IT-Sicherheit und die Wahrung der Vertraulichkeit von sensiblen Daten betrifft. Es galt demnach, einen Anbieter auszuwählen, dessen Implementierung problemlos mit den Sicherheitsstandards vereinbar war.

Auswahl des Anbieters

Während der Testphase im August 2021 sprach flatexDEGIRO mit mehreren IT-Dienstleistern für Buchungssysteme, schlussendlich überzeugte deskbird, ein Anbieter aus der Schweiz mit seiner gleichnamigen Software. Ausschlaggebend war nicht nur die entwickelte App, sondern auch die gelebte Arbeitskultur und das Auftreten der Verantwortlichen. Die cloudbasierten Mobile- und Web-Anwendungen überzeugten durch nutzerfreundliche Bedienung und Sicherheit. Arbeitsplätze für den ausgewählten Bürotag können unkompliziert eingesehen und entsprechend gebucht werden. So kann beispielsweise im Vorhinein ein Team besprechen, wann alle Mitglieder ins Büro kommen und die Tische direkt nebeneinander buchen. Zudem können Büroräume mitsamt ihren Arbeitsplätzen in der App visualisiert werden. Mitarbeitende klicken sich so direkt durch die Räumlichkeiten und sehen, wer wo am ausgewählten Tag sitzt. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, Arbeitsbereiche zu kennzeichnen und nur für bestimmte Mitarbeitende oder Gruppen buchbar zu machen.

Die Einführung geschah in einem mehrstufigen Verfahren, das geografisch abgegrenzt war: Anfang Herbst 2021 wurde deskbird in den deutschen Standorten von flatexDEGIRO eingeführt. Anschließend folgten die Büros in Bulgarien und den Niederlanden. Auf diese Weise konnten die Erkenntnisse der vorhergegangenen Stufe im weiteren Einführungsprozess genutzt wurden. Das Projekt wurde von der HR- und der Group Finance-Abteilung geplant und gemeinsam mit den Ansprechpartnern bei deskbird umgesetzt. Die Software wurde sukzessiv an das Unternehmen angepasst. Für die Implementierung mussten keine neuen Stellen geschaffen werden.

Der Weg in die Normalität

flatexDEGIRO arbeitet täglich mit unterschiedlichen Systemen, in denen sich viele sensible Informationen befinden und die daher besonders gut geschützt werden müssen. Zu diesen Kriterien hielt deskbird allen wichtigen Tests stand. Die Einführung der Software wurde bei flatexDEGIRO mit einer großen internen Kommunikationskampagne begleitet und alle Mitarbeitenden regelmäßig auf den aktuellen Stand der Implementierung gebracht.

In den ersten zwei bis drei Wochen fanden digitale Regeltermine statt. Diese bestanden einerseits aus Jour Fixes mit den Projektteilnehmern, um aktuelle Entwicklungen der Einführung sofort zu erkennen und bei Abweichungen direkt einlenken zu können. Andererseits wurden über Testerinnen und Tester möglichst früh praktische Erfahrungen im Umgang mit deskbird gesammelt um die Einführung zu optimieren. Nach erfolgreicher Implementierung und Nutzungsstart bot das Unternehmen interne Schulungen zur Anwendung an. Größere Herausforderungen oder Unklarheiten gab es bei der Einführung für die Mitarbeitenden nicht.

Etwa zwei Drittel der Mitarbeitenden des Online-Brokers nutzen die native Smartphone-App von deskbird, der Rest verwendet die Software über den Desktop. Am besten angenommen werden die interaktiven Karten, welche die verschiedenen Büroräume visuell darstellen. Der Austausch vor Ort mit Kolleginnen und Kollegen ist für die Belegschaft der wertvollste Aspekt, den deskbird bietet. Dadurch haben sie nach Lockdowns und mobilem Arbeiten im Zuge der Pandemie einen vereinfachten Wiedereinstieg in die direkte Kommunikation gefunden. Die Nutzungsquote der App nimmt im Zeitverlauf kontinuierlich zu. Mitarbeiter verwenden die App, um sich im Büro zu verabreden und den persönlichen Kontakt nach zwei Pandemiejahren gezielt zu suchen. Das Buchungssystem hat dabei geholfen, den Einstieg in eine neue, alte Arbeitswelt zu finden.

Stolpersteine – wo hat es im Projekt gehakt?

• Die Einführung von deskbird ist ein Change-Prozess. Dieser muss kommunikativ und informativ begleitet werden. Manche Mitarbeitende empfinden es als seltsam, wenn „ihr“ Arbeitsplatz ebenfalls von anderen Kollegen gebucht werden kann. Hier gilt es, Verständnis für diese Maßnahme zu schaffen.
• Das Einchecken von Mitarbeitern – zusätzlich zur Buchung eine Workplaces – war eine Akzeptanzhürde bei der Nutzung.
• Das Rollout der Software in den Standorten im Ausland geschah zeitlich leicht verzögert.

Unterm Strich – was hat das Projekt gebracht?

Das Projekt hat geholfen, den Mitarbeitern ein nützliches Tool für die Zeit nach der Pandemie zur Verfügung zu stellen. Gleichzeitig trägt es dazu bei, die Standorte und deren Ausstattungen in Zukunft zu optimieren und auf die Bedürfnisse der Belegschaft besser einzugehen.