Zeiterfassung: So wird sie zum strategischen HR-Tool

Gesetzliche Vorgaben erhöhen den Handlungsdruck deutlich, zugleich erschweren wirtschaftliche Unsicherheiten, Fachkräftemangel und historisch gewachsene IT-Strukturen schnelle Entscheidungen. Der Round Table der Personalwirtschaft mit Experten der Zeit- und Zutrittsbranche zeigt, wie unterschiedlich Unternehmen auf diese Gemengelage reagieren – und warum Zeit- und Zutrittssysteme zunehmend nicht mehr nur als operative Pflichtlösungen verstanden werden, sondern als Teil einer strategischen Steuerungsdebatte im HR- und IT-Kontext. 

Arbeitszeiterfassung: Umsetzung zwischen Pflicht und Praxis 

Die Diskussion zeigte, dass die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung zwar grundsätzlich akzeptiert ist, ihre Umsetzung in der Praxis jedoch sehr unterschiedlich erfolgt. Während größere Unternehmen vielfach bereits über etablierte Systeme verfügen und sich heute eher mit Modernisierung, Integration oder Ablösung bestehender Lösungen beschäftigen, zeigt sich insbesondere im Mittelstand ein breites Spektrum an Reaktionen. Dieses reicht von ersten Einführungsprojekten über pragmatische Übergangslösungen bis hin zu bewusstem Abwarten. 

Einigkeit bestand darin, dass manuelle oder teilmanuelle Verfahren langfristig keine tragfähige Lösung darstellen würden. Dennoch sei die Excel-basierte Zeiterfassung trotz bekannter Defizite in Bezug auf Rechtssicherheit, Nachvollziehbarkeit und Transparenz weiterhin verbreitet – teilweise aus Kostengründen, teilweise aus organisatorischer Trägheit, teilweise auch aus der Hoffnung heraus, regulatorische Anforderungen möglichst lange hinauszögern zu können. Die Regulierung wirke damit weniger als gleichmäßiger Beschleuniger, sondern verstärke bestehende Unterschiede zwischen Unternehmensgrößen, Branchen und Führungskulturen, waren sich die Teilnehmer einig. Hinzu komme, dass viele Unternehmen zwar formell Handlungsbedarf erkennen, die Auswirkungen auf Prozesse, Führung und IT-Architektur jedoch erst zeitverzögert realisieren würden.

Zeitwirtschaft: Investitionsdruck und Effizienzpotenziale

Eng mit der regulatorischen Frage verknüpft ist die wirtschaftliche Situation vieler Unternehmen. Investitionen würden derzeit besonders kritisch geprüft, Budgets stünden unter Druck, Projekte werden priorisiert oder zeitlich gestreckt, so der Tenor der Runde. In der Praxis führe dies häufig dazu, dass zunächst nur das umgesetzt wird, was als zwingend notwendig gilt, während strategisch weitergehende Vorhaben zurückgestellt werden. 

Gleichzeitig zeige sich ein Perspektivwechsel: Zeitwirtschaft werde zunehmend nicht mehr ausschließlich als Kostenfaktor, sondern als Instrument zur Effizienzsteigerung und zur Stabilisierung zentraler HR- und Abrechnungsprozesse betrachtet. Automatisierte Zuschlagsberechnungen, reduzierte manuelle Nacharbeit, geringere Fehlerquoten und eine höhere Datenqualität wurden in der Runde als zentrale Argumente genannt, um Investitionen auch unter wirtschaftlichem Druck zu rechtfertigen. Zeitwirtschaft wird damit stärker zu einem Thema, das zwischen HR, IT und Geschäftsführung übersetzt werden muss – mit belastbaren betriebswirtschaftlichen Argumenten und realistischen Erwartungen an Aufwand und Nutzen.

Investitionsargumente für moderne Zeitwirtschaftssysteme

• Automatisierte Zuschlagsberechnung
• Reduzierte manuelle Nacharbeit
• Geringere Fehlerquoten
• Höhere Datenqualität
• Stabilisierung von Payroll-Prozessen
• Transparente Personalkosten

„Excelbasierte Zeiterfassung ist weder rechtskonform noch wirklich nachvollziehbar und führt in der Praxis eher zu Chaos als zu Klarheit.“

Wolfgang Blender, Produktmanager Markt, dormakaba Deutschland GmbH

Integration in HR und Payroll 

Ein weiteres zentrales Thema des Round Tables war die Systemintegration. Viele Unternehmen würden über Zeit- oder Zutrittslösungen verfügen, die isoliert eingeführt wurden und nur begrenzt in bestehende HR-, Payroll- oder ERP-Systeme eingebunden seien. Gerade im Mittelstand würden solche Lösungen häufig pragmatisch implementiert, um kurzfristige Anforderungen zu erfüllen oder regulatorische Pflichten abzudecken. 

In der Praxis zeige sich jedoch, dass fehlende Integration langfristig zu erheblichem Mehraufwand führe. Zeitdaten müssten manuell nachbearbeitet, korrigiert oder übertragen werden, Medienbrüche entstünden, Verantwortlichkeiten blieben unklar. Probleme, waren sich die Round-Table-Teilnehmer einig würden häufig erst im laufenden Betrieb sichtbar – etwa dann, wenn Volumina steigen, Sonderfälle zunehmen oder personelle Wechsel stattfinden würden.  

Hinzu komme, dass Integrationsprojekte oft nicht eindeutig verortet sind: Während HR die fachliche Verantwortung trage, lägen technische Entscheidungen bei der IT, operative Konsequenzen wiederum bei der Abrechnung. Fehle hier eine übergreifende Steuerung, entstünden Lösungen, die formal zwar funktionieren, im Alltag jedoch dauerhaft Reibungsverluste erzeugen würden. Zeit- und Zutrittsdaten würde ihren vollen Wert erst dann, wenn sie als durchgängige Prozesskette genutzt würden – von der Erfassung über die Bewertung bis hin zur Entgeltabrechnung. 

„Die Herausforderung besteht darin, komplexe Arbeitszeitmodelle so abzubilden, dass sie für alle intuitiv und mühelos nutzbar bleiben.“

Manuel Förster, Product Manager, Interflex Datensysteme GmbH

Transparenz und Mitbestimmung als kritische Erfolgsfaktoren 

Ein wesentlicher Teil der Diskussion widmete sich der Akzeptanz von Zeit- und Zutrittslösungen bei den Mitarbeitenden. Einigkeit bestand darin, dass Zeitwirtschaftssysteme nur dann nachhaltig funktionieren, wenn sie nicht als Kontrollinstrument wahrgenommen würden. Transparenz, einfache Bedienbarkeit und Self-Services seien zentrale Voraussetzungen, um Vertrauen aufzubauen. 

Mitarbeitende würden insbesondere dann profitieren, wenn sie jederzeit Einblick in ihre Arbeitszeiten hätten, Abweichungen nachvollziehen könnten und verstünden, wie ihre Daten verarbeitet würden. Gerade im Kontext von Homeoffice, flexiblen Arbeitszeiten und hybriden Arbeitsmodellen gewinne dieser Aspekt weiter an Bedeutung. Gleichzeitig wurde deutlich, dass Akzeptanzprobleme häufig weniger technischer Natur seien, sondern aus der Unternehmenskultur oder aus früheren Konflikten resultieren würden. 

In diesem Zusammenhang komme der Mitbestimmung eine besondere Rolle zu. Zeit- und Zutrittssysteme sind mitbestimmungspflichtig, was in der Praxis sowohl Herausforderung als auch Chance darstelle. Während einige Unternehmen die Beteiligung des Betriebsrats als Verzögerung empfänden, sähen andere darin einen wichtigen Stabilitätsfaktor, um Regelungen transparent, fair und dauerhaft tragfähig zu gestalten.

„Integrierte Zeit- und HR-Lösungen schaffen nicht nur Compliance, sondern stärken auch die Arbeitgeberattraktivität.“

Rainer Füess, Vice President Marketing, Atoria – the people software GmbH

Biometrische Zeiterfassung: Einsatzgrenzen und Datenschutz 

Auch biometrische Verfahren wurden beim Round Table diskutiert, jedoch mit einer klaren Einordnung. Für den breiten Einsatz in der Zeiterfassung würden sie kaum eine Rolle spielen, so der Tenor der Teilnehmenden. Datenschutzrechtliche Anforderungen, Mitbestimmung und Akzeptanz würden hier enge Grenzen setzen. Biometrie werde vielmehr als Speziallösung für klar abgegrenzte Hochsicherheitsbereiche gesehen, nicht als Standardinstrument im Arbeitsalltag. 

Die Diskussion verdeutlicht exemplarisch, dass technisch Machbares nicht automatisch organisatorisch sinnvoll ist. Zeit- und Zutrittssysteme müssen sich am betrieblichen Alltag, an rechtlichen Rahmenbedingungen und an der Akzeptanz der Mitarbeitenden orientieren.

„Isolierte und schnell eingeführte Zeiterfassungssysteme wirken zunächst einfach und hilfreich, verursachen im Betrieb jedoch erheblichen personellen Zusatzaufwand.“

Peter Heim, Geschäftsführer, Timesys GmbH

KI in der Zeitwirtschaft praxisnah nutzen 

Beim Thema Künstliche Intelligenz zeigte sich in der Runde eine deutlich nüchternere Haltung als noch vor wenigen Jahren. Der anfängliche Erwartungsdruck, KI müsse kurzfristig umfassende Lösungen liefern, ist einer realistischeren Einschätzung dessen gewichen, was heute bereits sinnvoll möglich ist.

KI werde dort eingesetzt oder erprobt, wo sie konkrete Mehrwerte liefere – etwa bei Prognosen in der Personaleinsatzplanung, bei der Analyse großer Datenmengen oder bei der Erkennung von Auffälligkeiten in Zeit- und Planungsdaten. Gleichzeitig verwiesen die Teilnehmenden auf regulatorische Anforderungen, Datenschutz und den EU AI Act als zentrale Rahmenbedingungen. Viele Initiativen befänden sich daher noch in Pilot- oder Aufbauphasen. KI werde nicht als Selbstzweck verstanden, sondern als Werkzeug, das klare Anwendungsfälle, saubere Daten und belastbare Strukturen benötige.

Praxisnahe Einsatzbereiche:

• Prognosen in der Personaleinsatzplanung
• Analyse großer Zeitdatenmengen
• Erkennung von Anomalien
• Optimierung von Schichtmodellen

Rahmenbedingungen:

• Datenschutz
• EU AI Act
• Saubere Datenbasis
• Pilotprojekte statt flächendeckender Einführung

„Transparenz ist der ent- scheidende Faktor, damit Mitarbeitende Zeiterfassung positiv annehmen.“

Volker Neipp Vertriebsleitung, ISGUS GmbH

Cloud-Migration als strategisches Transformationsprojekt

Zum Abschluss diskutierten die Experten noch das Thema Cloud. Die Erfahrungen der Teilnehmenden unterschieden sich dabei, je nach Unternehmensgröße. Während kleinere Unternehmen oft vergleichsweise reibungslos migrieren, erweise sich der Wechsel bei großen Organisationen als deutlich komplexer. Die Ursache seien weniger technische Aspekte als historisch gewachsene Sonderlösungen, individuelle Anpassungen und bestehende Abhängigkeiten innerhalb der IT-Landschaft.

Cloud-Migration werde daher zunehmend als strategisches Transformationsprojekt verstanden. Sie erfordere Standardisierung, Priorisierung und Veränderungsbereitschaft – und lasse sich nicht allein als Infrastrukturthema betrachten. 

„Zeitwirtschaft rechnet sich dann, wenn sie mehr kann als nur Kommen und Gehen zu erfassen.“

Reinhold Roth, Senior Sales Manager, GFOS mbH

Schrittweise Entwicklung statt radikaler Brüche 

Der diesjährige Round Table der Branchenexperten aus dem Bereich Zeit und Zutritt zeigte deutlich: Zeit- und Zutrittssysteme entwickeln sich vom reinen Pflichtinstrument hin zu einer strategischen Steuerungsbasis. Unternehmen bewegen sich dabei im Spannungsfeld von regulatorischem Druck, wirtschaftlicher Vorsicht und technologischen Möglichkeiten.  

Erfolgreich sind vor allem jene Organisationen, die Integration, Akzeptanz und Zukunftsfähigkeit gemeinsam denken – pragmatisch, schrittweise und mit klarem Blick auf ihren eigenen Reifegrad sowie die tatsächlichen Anforderungen ihres betrieblichen Alltags.

Ulli Pesch

Ulli Pesch ist freier Journalist und schreibt regelmäßig über das Thema HR-Software in der Personalwirtschaft.