Bewerbungsprozesse verlaufen immer nach einem ähnlichen Muster. Passende Stellen aussuchen, Unterlagen zusammenstellen und dann bewerben. Nach der Bewerbung kommt meist eine Bestätigung per Mail – und dank Automatisierung auch oft sofort. Und dann? Wie lange wartet man auf eine Antwort? Eine Umfrage des Trendence Institut zeigt, dass es vielen jungen Bewerbern häufig zu lange dauert. Das Resultat: Sie brechen den Bewerbungsprozess ab.
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Die Studie
Für den aktuellen Trendence HR-Monitor hat das Unternehmen im Juni 2024 deutschlandweit 1.823 Schüler und Schülerinnen der Klassen 8 bis 13 befragt. Das Durchschnittsalter betrug zum Zeitpunkt der Befragung 17 Jahre.
29 Prozent der Schüler und Schülerinnen, die Trendence befragt hat, haben schon einmal einen Bewerbungsprozess von sich aus abgebrochen. Die Hauptgründe: Späte Rückmeldung des Arbeitgebers (24 Prozent) und keine Rückmeldung auf Bewerbungsunterlagen (23 Prozent). Weitere 21 Prozent der Schüler und Schülerinnen gaben an, den Bewerbungsprozess wegen fehlender Rückmeldung auf Mails und Fragen abgebrochen zu haben. Für weitere 13 Prozent waren unfreundliche Ansprechpartner der Grund.
Wer mit Geschwindigkeit (und mit Freundlichkeit) punkten kann, hat demnach beim Recruiting begehrter Talente schon einmal einen erheblichen Vorteil.
Wann sollte eine Rückmeldung spätestens kommen?
Für 45 Prozent der Befragten waren Reaktionszeiten über eine Woche zu lang, um den Eingang der Bewerbung zu bestätigen. Etwas über sechs Prozent wünschten sich sogar eine Bestätigung bereits am Tag des Versandes. Knapp die Hälfte hielt ein bis drei Tage für angemessen. Um für die meisten jungen Menschen nicht „zu langsam“ zu sein, sollte eine Antwort also allerspätestens nach drei Tagen erfolgen. Sonst laufen Unternehmen Gefahr, Bewerber, die sie vielleicht gern eingestellt hätten, zu verlieren. Viele Betriebe können sich das angesichts des Fachkräftemangels nicht leisten.
„Viele Ausbildungsbetriebe leiden unter akutem Personalmangel und beklagen vielfach Schwierigkeiten, keine Auszubildende für ihren Betrieb finden zu können. Unsere Zahlen zeigen: Zahlreiche Arbeitgeber tragen durch einen schlampigen und nicht immer sorgsamen Umgang mit Bewerbungen selbst dazu bei, dass sie junge Berufsstarter und -starterinnen schon früh wieder verlieren“, sagt Robindro Ullah, Geschäftsführer von Trendence. Automatische Eingangsbestätigungen können also bereits wesentlich dazu beitragen, dass Bewerber sich wahrgenommen und wertgeschätzt fühlen. Eine Automatisierung kann außerdem Kapazitäten sparen.
„Aus Sicht der jungen Menschen ist der Bewerbungsprozess ein schneller und etwas weniger sorgsamer Kommunikationsprozess geworden“, so Robindro Ullah. Die Bewerber würden schnelle Rückmeldung erwarten, aber gleichzeitig auch weniger Zeit in die Zusammenstellung ihrer Bewerbungsunterlagen stecken. „Dabei gilt es, die Bearbeitungszeiten zu optimieren und andererseits die Erwartungen hinsichtlich der Sorgfalt der Bewerbungsunterlagen herunterzuschrauben.“
Für das Zusammenstellen der Unterlagen wenden junge Leute tatsächlich wenig Zeit auf. Jeder dritte Befragte gab an, maximal zehn Minuten dafür zu veranschlagen. Knapp die Hälfte ist mit 30 Minuten etwas großzügiger. Gerade für persönliche und kreative Anschreiben bleibt damit weniger Zeit, als es sich einige Arbeitgeber vielleicht erhoffen. Ansprüche sollten daher an die Bewerber angepasst werden, damit trotzdem der richtige Auszubildende gefunden werden kann und nicht eventuell frühzeitig wegen der Bewerbungsmappe ausgeschlossen wird.
Was die Bewerber sonst noch erwarten
Sind die geeigneten Auszubildenden gefunden und die Arbeitsverträge unterzeichnet, wünschen sich die Neueinsteiger ein professionelles Onboarding. Dazu gehören vordergründig Informationen über den weiteren Verlauf und über das Unternehmen selbst.
60 Prozent der von Trendence Befragten wünschen sich zunächst Informationen zu Arbeitszeiten am ersten Arbeitstag, Dresscode (35 Prozent), Aufgabenbeschreibung (35 Prozent) und dem Material, das sie dabeihaben müssen (32 Prozent). Weiterhin wichtig war es den Schülern und Schülerinnen zu wissen, wie die Kollegen sich untereinander ansprechen (24 Prozent) und welches Betriebsklima herrscht (17 Prozent).
Mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages ist es demnach noch nicht getan. Die Auszubildenden wollen beim Beginn des Arbeitsverhältnisses unterstützt werden und genau wissen, was ihnen bevorsteht. Dabei sind soziale und persönliche Aspekte genauso wichtig, wie Aufgabenbeschreibung und thematische Einarbeitung.
Kontaktabbruch im Bewerbungsprozess: Ghosting
Fehlendes Tempo bei der Rückmeldung ist ein Problem, vorwiegend für die Jugendlichen. Mangelnde Verbindlichkeit dagegen ist ein Thema, das viele Ausbildungsbetriebe bei den jungen Leuten beklagen: In der Studie „Azubi-Recruiting-Trends 2024“ des Beratungsunternehmens u-Form Testsysteme gaben von den befragten 4941 Schüler und Auszubildenden 15 Prozent an, bereits im Rahmen eines Bewerbungsprozesses ein Unternehmen geghostet zu haben. Drei Prozent davon sogar nach Abschluss des Ausbildungsvertrages.
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Ghosting
Ghosting im Bewerbungsprozess bezeichnet das Phänomen, bei dem ein Unternehmen oder ein Bewerber plötzlich und ohne Erklärung den Kontakt abbrechen. Dies kann in verschiedenen Phasen des Bewerbungsprozesses passieren, beispielsweise nach dem Einreichen der Bewerbung, nach einem Vorstellungsgespräch oder sogar nach einer mündlichen Zusage.
40 Prozent der 1.752 befragten Unternehmen haben bereits gelegentlich den Kontaktabbruch der Bewerber erlebt. 20 Prozent erleben es zunehmend. Grund dafür war auch in dieser Untersuchung immer wieder die verspätete oder unzureichende Rückmeldung durch die Unternehmen.
Um Kontaktabbruch und frustrierte Bewerber zu vermeiden, müssen Betriebe also den Recruitingprozess so effizient wie möglich gestalten. „Arbeitgeber sollten ihren Recruitingprozess so schlank wie möglich und die Bewerbungshürden so niedrig wie möglich gestalten. Das gebietet einfach die Marktsituation, die so aussieht, dass die Bewerbenden auf der Pole Position stehen und daher auch ein Stück weit das Tempo und den Ablauf des Prozesses vorgeben können. Das bedeutet auf der anderen Seite aber auch nicht, dass sich die Unternehmen den Bewerberwünschen komplett hingeben müssen“, erklärt Robindro Ullah. „Attraktive Arbeitgeber, die jungen Menschen ein starkes Ausbildungsangebot machen und sich als Wunscharbeitgeber etablieren, finden entsprechenden Anklang und können aus dieser Position heraus auch individuelle Regeln für ihren Bewerbungsprozess vorgeben. Wichtig ist aber auch dann immer, diese auf der Karrierewebseite, in Stellenanzeigen oder dem kununu-Profil klar zu kommunizieren, damit Bewerbende wissen, was sie erwartet.“
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