Für HR-Abteilungen wird Recruiting immer mehr zum Kraftakt: Recruiterinnen und Recruiter kämpfen mit Fake-Bewerbungen, zunehmend knappen Ressourcen und den oft unrealistischen Erwartungen der Kandidatinnen und Kandidaten. Bewerbende wiederum beklagen sich über langsame Prozesse und unzureichendes Feedback. Eine aktuelle Stepstone-Studie zeigt, wie sehr sich beide Seiten im Bewerbungsprozess ineinander verhaken – und warum der Frust am Ende beiden Seiten schadet.
Laut der Studie „Hiring Efficiency“ verschickten Kandidatinnen und Kandidaten im Median 20 Bewerbungen – doch nur drei davon führen zu einem Vorstellungsgespräch. Demnach folgte lediglich auf jede siebte Bewerbung ein Interview mit dem Arbeitgeber.
„Die Lage am Arbeitsmarkt ist für Jobsuchende aktuell schwieriger geworden. Es gibt weniger offene Stellen, gleichzeitig legen viele Unternehmen die Messlatte sehr hoch“, sagt Julius Probst, Arbeitsmarktexperte bei Stepstone.
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Die Studie
Für die Untersuchung „Hiring Efficiency“ hat die Jobbörse Stepstone zwischen dem 25. Juni und 2. Juli 2025 in Deutschland insgesamt 4023 Erwerbspersonen sowie 308 Recruiterinnen und Recruiter befragt. Im Mittelpunkt standen Fragen zu Bewerbungsaufwand, Abbruchgründen und Erfahrungen im Prozess sowie zu den größten Effizienzhemmnissen auf Unternehmensseite.
Abgebrochene Bewerbungen sind die Regel
Bisweilen ziehen viele Jobsuchende auch selbst die Reißleine und beenden die Stellenanbahnung von sich aus. 44 Prozent der Befragten gaben an, im vergangenen Jahr mindestens einen Bewerbungsprozess abgebrochen zu haben. Die Hauptgründe: nicht erfüllte Erwartungen an die Stelle (34 Prozent) oder das Gehalt (33 Prozent). Auch unklare Kommunikation und lange Wartezeiten spielen eine Rolle – fast jeder beziehungsweise jede Vierte (23 Prozent) nennt dies als Abbruchgrund.
Besonders ernüchternd: Mehr als die Hälfte der Bewerbenden (54 Prozent) erhielt auf ihre Bewerbung überhaupt keine Rückmeldung. Kein Wunder also, dass sich 62 Prozent ein digitales Status-Tracking wünschen würden – ähnlich wie bei einer Online-Bestellung.
Auch in den offenen Antworten der Studie wird deutlich: Bewerbende fühlen sich nicht ausreichend informiert, gerade wenn es um Rückmeldungen zu Gehalt, Benefits oder Karrieremöglichkeiten geht. Das Vertrauen in den Prozess sinkt, je länger die Wartezeiten dauern.
Recruiterinnen und Recruiter unter Dauerbelastung
Dass es bisweilen im Bewerbungsprozess hakt, hat seitens der Unternehmen handfeste Gründe: Auch HR-Abteilungen kämpfen mit strukturellen Engpässen. Ein Fünftel der Recruiterinnen und Recruiter empfindet administrative Aufgaben als „große oder sehr große Belastung“, weitere 28 Prozent zumindest als „mittlere Belastung“. Dementsprechend leidet auch der Bewerbungsprozess – zur allgemeinen Unzufriedenheit beider Seiten. Die Rohdaten der Studie zeigen, wo die Zeit der Personalerinnen und Personaler bleibt:
- Active Sourcing verschlingt im Schnitt rund 3,5 Stunden pro Einstellung;
- Bewerbungsgespräche dauern etwa dreieinhalb Stunden;
- Die Sichtung von Unterlagen beansprucht mehr als zweieinhalb Stunden;
- Stellenanzeigen schreiben und veröffentlichen kostet weitere zweieinhalb Stunden.
In Summe investieren Recruiterinnen und Recruiter im Schnitt 12,5 Stunden pro Einstellung allein in Verwaltungstätigkeiten. Hinzu kommen interne Abstimmungen mit Fachbereichen, die Prozesse zusätzlich verlangsamen. Das Ergebnis: Verzögerungen, die Bewerbende abschrecken und Unternehmen am Ende Bewerberinnen kosten.
Unrealistische Erwartungen an den „perfekten“ Lebenslauf
Ein weiteres Problem: Viele Unternehmen suchen offenbar nach dem hundertprozentigen Match. Laut der Stepstone-Befragung schätzen Personalerinnen und Personaler, dass nur 40 Prozent der eingehenden Bewerbungen wirklich qualifiziert sind. Zu einem ähnlichen Ergebnis kommt eine aktuelle Linkedin-Studie: Laut dieser sagen 77 Prozent der befragten Personalverantwortlichen, dass weniger als die Hälfte der Bewerbungen die gesuchten Kriterien erfüllt.
Besonders Soft Skills wie Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke oder Eigeninitiative gelten als schwer zu finden. Damit trifft ein doppeltes Defizit aufeinander: Unternehmen halten an Idealprofilen fest – und Bewerbende bringen nicht immer das mit, was gefragt ist. Doch gerade im Fachkräftemangel sei diese Sichtweise gefährlich, warnt Julius Probst von Stepstone: „Unternehmen, die heute nur nach dem perfekten Lebenslauf suchen, werden keine Talente mehr finden. Der Schlüssel liegt darin, Lernpotenzial zu erkennen und in Weiterbildung zu investieren.“
Die Daten zeigen, dass diese Haltung bei Bewerbenden zunehmend auf Unverständnis stößt. Viele fühlen sich durch enge Anforderungsprofile abgeschreckt, obwohl sie bereit wären, fehlende Fähigkeiten nachzuholen. Wenn Unternehmen ihre Suchkriterien nicht flexibler gestalten, droht eine Abwärtsspirale: hohe Absprungraten, mehr unbesetzte Stellen und ein wachsender Frust auf beiden Seiten, heißt es in der Studie.
Info
Kompakt: Die Stepstone-Studie
- Jobsuchende verschicken im Median 20 Bewerbungen.
- Nur jede siebte Bewerbung führt zu einem Interview.
- 44 Prozent der Bewerbenden brechen mindestens einen Prozess ab, meist wegen unklarer Stelleninhalte oder enttäuschender Gehaltsaussichten.
- 54 Prozent erhalten nach einer Bewerbung überhaupt keine Rückmeldung.
- 62 Prozent wünschen sich ein digitales Status-Tracking.
- 12,5 Stunden investieren Recruiterinnen und Recruiter pro Einstellung in Verwaltungsaufgaben – von Active Sourcing über Sichtung der Unterlagen bis hin zum Schreiben von Anzeigen.
- Nur 40 Prozent der Bewerbungen gelten aus Recruiter-Sicht als wirklich qualifiziert.
(Quelle: Stepstone 2025)
Sven Frost betreut das Thema HR-Tech, zu dem unter anderem die Bereiche Digitalisierung, HR-Software, Zeit und Zutritt, SAP und Outsourcing gehören. Zudem schreibt er über Recruiting und Employer Branding. Er verantwortet weiterhin die redaktionelle Planung verschiedener Sonderpublikationen der Personalwirtschaft.
