Aktuelle Ausgabe

Newsletter

Abonnieren

Self-Service-Tools: flexible Zeiterfassung ist in der Corona-Pandemie gefragt

Mobiles Arbeiten und neue Gesetze – die Auswirkungen der
Corona-Pandemie setzen Unternehmen unter Druck. Flexible HR-Online-Portale werden
immer wichtiger. Aber welchen Ansprüchen muss beispielsweise eine digitale Zeiterfassung
genügen, damit Arbeitnehmende und Unternehmen profitieren?

Mobile Endgeräte gestapelt.
Mit Self-Service-Apps können Mitarbeitende per Webbrowser und mobilen Geräten auf Personaldaten zugreifen. Foto: VEDA GmbH

New
Work, Remote Work, Homeoffice, Büropflicht und der neue Referentenentwurf des
Mobile Arbeit-Gesetz – es gibt vieles, was für Zündstoff in puncto
Zeitwirtschaft sorgt. So zeigt auch eine >Studie von Barco, dass sich das hybride Arbeitsmodell wohl in der Zukunft durchsetzen
wird. Laut der Studie seien drei Tage im Büro und zwei im Homeoffice optimal,
um alle Vorteile zu vereinen.

Ob
dafür die Wünsche der Arbeitnehmenden und Arbeitgebenden oder äußerliche Zwänge
verantwortlich sind, ist zweitrangig. Fest steht:

  • Mehr denn je treibt
    das Spannungsfeld, das maßgeblich durch die Auswirkungen der Corona-Pandemie entstanden
    ist, die Digitalisierung von Personalprozessen voran
  • Und mehr denn je
    stellt sich die Frage, wie Unternehmen und HR-Abteilungen den Herausforderungen
    von Zutritt und Zeitwirtschaft gerecht werden können, einem Bereich, der für alle
    Betriebe relevant ist und jetzt in den Fokus rückt

Zeiterfassung heute und morgen

Die
Zeiterfassung geht heute weit über den Zweck der reinen Anwesenheitskontrolle
hinaus. Denn die Arbeitsorganisation hat sich insbesondere durch die
Corona-Pandemie verändert. Mitarbeitende arbeitend zunehmend selbstorganisiert
sowie zeit- und ortsunabhängig. Moderne Lösungen müssen diesen Herausforderungen
der Arbeitswelt begegnen. Und sie müssen die Belegschaften und Unternehmen schützen.

Die
bereits am 14. Mai 2019 beschlossene EU-Arbeitszeit-Richtlinie zielt besonders
auf den Arbeitnehmerschutz ab: Sind Unternehmen verpflichtet, die Arbeitszeiten
ihrer Mitarbeitenden festzuhalten, werden auch die Vorschriften zu deren Schutz
eingehalten, die bereits existieren. So lautet die Argumentationskette des
Europäischen Gerichtshofs. Und so motiviert das Urteil Unternehmen dazu, ein digitales,
verlässliches und für alle zugängliches System zur Zeiterfassung einzuführen. Denn
nur ein solches entspricht den aktuellen Anforderungen. Hier geht es
beispielsweise auch darum, die Zeit von mobil arbeitenden Mitarbeitenden
zuverlässig zu erfassen. Das wird noch aus einem anderen Grund relevant.

Denn der am 14. Januar veröffentlichte Referentenentwurf
des Bundesarbeitsministeriums (BMAS): Das Mobile Arbeiten-Gesetz ­– kurz
MAG – soll statt eines verbindlichen Rechtsanspruchs auf mobile Arbeit nun eine
Erörterungspflicht und damit individuelle Verhandelbarkeit durchsetzen. Unternehmen
wären mit dem MAG verpflichtet, die Arbeitszeit regelmäßig mobil arbeitender Menschen
vollständig zu erfassen.

Autonomie geht über alles

Trotz
der Krise – oder gerade deshalb – stehen HR-Online-Portale auf der
Gewinnerseite. Es sind automatisierte Personalprozesse gefordert, bei denen
Zeit- und Zutrittslösungen aktiv und signifikant im Arbeitsalltag unterstützen
und nicht aufwendig bedient werden müssen. Sie werden von Mitarbeitenden auch nicht
mehr als Überwachungsinstrument, sondern als Hilfen wahrgenommen, die
Überschreitungen der Höchstarbeitszeit und Ruhezeitverletzungen effektiv
entgegenwirken.

Letztendlich spiegelt der gesetzliche Status nur, was die Belegschaft ohnehin
will und was Arbeitgebende, die in Zukunft noch wettbewerbsfähig bleiben
möchten, wollen müssen: Autonomie
bei der Verwaltung der Arbeitszeiten, Arbeitsorte und Abwesenheiten. Oder
anders ausgedrückt: Homeoffice, hybrides und mobiles Arbeiten, New Work,
Flexibilisierung und Kollaboration über Grenzen hinweg.

Wenn
Mitarbeitende sich selbst verwalten

Wenn die >Autonomie des Individuums in den
Vordergrund rückt, wenn Selbstbestimmtheit über Zeit und Ort der Arbeit,
Abwesenheiten und auch in >Schichtsystemen gefragt ist, darf eine schwerfällige Verwaltung
sie nicht ausbremsen. Eigenverantwortliche Zeiterfassung muss gefördert werden.
Mitarbeitende sollen sich nach Möglichkeit selbst verwalten. Mit einer
möglichst breiten Einbindung in sämtliche Personalprozesse.

Was Self-Services alles leisten können:

  • Mitarbeitende greifen
    mit Webbrowsern und mobilen Geräten auf Personaldaten zu
  • Sie buchen
    Abwesenheiten, Urlaubszeiten oder nutzen die Möglichkeit, Schichtwünsche
    digital mitzuteilen
  • Individuelle Handlungsspielräume werden erweitert und HR-Abteilungen
    effektiv entlastet
  • Personalabteilungen können sich verstärkt auf wesentliche
    Aufgaben konzentrieren
  • Durch selbstbestimmteren Umgang mit der eigenen Arbeitszeit
    stellen Mitarbeitende ihre eigene Leistungsfähigkeit sicher

Win-Win für
Mitarbeitende und Unternehmen

Damit
eine Zeitwirtschaft für alle funktioniert, muss sie also selbst zu verwalten
und von überall erreichbar sein. Und der Vorteil einer Online-Portal-Lösung wie
>VEDA Horizon liegt gerade darin, dass sie jederzeit über eine Oberfläche
im responsive Webdesign mit sämtlichen Endgeräten nutzbar ist. Während Mitarbeitende
ihre Dokumente einsehen und herunterladen, Zeitkonten führen sowie Urlaubs- und
Krankheitstage eigenständig verwalten, können sie noch nützliche
Kollaborations-Funktionen nutzen.

Alles
dreht sich um die >Automatisierung komplexer und bisher manuell durchgeführter
Tätigkeiten. Unter dem Dach des Workforce Managements fließt alles zusammen:
Zeit und Zutritt, Personaleinsatzplanung, Digitalisierung, Apps mit
Spracheingaben, einzelne Workflows. Trends, die nicht nur wir bei >VEDA,
sondern auch andere Dienstleistende längst erkannt haben: Die Kundschaft möchte
heute nicht nur von Lösungen für Zeit und Zutritt, sondern von modularen
Angeboten profitieren, die wie selbstverständlich skalierbar und auch einzeln
erhältlich sind.

Arbeitgebende steigern ihre Attraktivität

Dabei geht es um mehr als eine selbst
verwaltete Zeitwirtschaft. Es geht um die eigene Attraktivität als Arbeitgeber.
Wer den flexiblen Bedürfnissen heute und in Zukunft gerecht wird, hat im Kampf
um die besten Talente die Nase vorn. Das ist Fakt und nicht nur den
HR-Abteilungen klar: Die Zeit, in der selbst die Arbeitnehmervertretungen dem
Einsatz von Smartphones für Zeit- und Zutrittsbuchungen noch kritisch
gegenüberstanden, ist längst vorbei.

Jetzt
liegt es an Unternehmen wie VEDA, einfache Lösungen zu liefern, die für jeden intuitiv
erfassbar sind. Und da keiner
irgendwelche Insellösungen schaffen möchte, sind integrierte Tools umso
wichtiger. Das Gesamtpaket muss einfach stimmen. Dann klappt´s auch mit der
Zeitwirtschaft.

>Warum HR-Self-Services die Zukunft gehören, lesen Sie im kostenlosen Whitepaper!

>Eine Bilderstrecke mit den neun wichtigsten Funktionen von HR-Self-Service-Tools finden Sie hier.

>Hier geht es zurück zum Special “Automatisierte Zeiterfassung: HR-Self-Service mit Zukunft”.