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Zeitwirtschaft in Zeiten von New Work

Portrait Stefan Claßen.
Stefan Claßen ist ProTime Pre-Sales Consultant bei SD Worx. Foto: SD Worx

Personalwirtschaft: Herr Claßen, “New Work” und hybride Arbeitskonzepte sind derzeit in aller Munde. Welchen neuen Herausforderungen müssen sich Unternehmen hier stellen?
Stefan Claßen:
Hybride Arbeitskonzepte erfordern einen hohen Digitalisierungsgrad, den Unternehmen häufig bisher noch nicht erreicht hatten. Damit einhergehend zeigen sie in jahrelang erprobten Abläufen neue Schwachstellen auf, wenn ein bisher analoger Workflow wie beispielsweise der Urlaubsantrag nun plötzlich digital funktionieren muss. Für Unternehmen heißt das konkret: weg vom Papier, hin zu digitalen Self-Services. Nur so können sie erfolgreich New Work-Konzepte implementieren. Doch auch für Zeitwirtschaft und Personalplanung sind hybride Arbeitskonzepte eine Herausforderung. Ein Beispiel: Damit ein Open-Space-Modell mit begrenzt verfügbaren Arbeitsplätzen funktioniert, braucht es eine enge Ressourcenplanung sowie eine gute Übersicht über die Büro- und Homeoffice-Belegung. Oft fehlt in Unternehmen aber genau diese Übersicht, sodass nicht nur eine exakte Planung schwierig ist, sondern auch auf Änderungen nicht immer flexibel reagiert werden kann. Auch das klassische Zeiten stempeln ist im Homeoffice nicht mehr möglich, stattdessen muss es Vertrauensarbeitszeit geben. Die Kombination aus flexiblen Arbeitszeiten und der Verwischung von klaren Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben im Homeoffice birgt für Mitarbeiter Gefahren. Die Versuchung ist groß, abends noch einmal ins E-Mail-Postfach zu schauen und länger am PC zu sitzen als geplant. Vorgeschriebene Ruhezeiten werden so nicht eingehalten, gleichzeitig können sich Unternehmen aber nur auf das heimische Zeitmanagement der Mitarbeitenden verlassen.Welche Vorteile bringt der Einsatz von Cloud-basierten Services mit sich und wie können Risiken minimiert werden?

Welche Vorteile bringt der Einsatz von Cloud-basierten Services mit sich und wie können Risiken minimiert werden?
Cloud-basierte Services bringen schon allein dadurch großen Komfort für alle Beteiligten, weil sie von überall erreichbar sind. Egal, ob Diensthandy, -notebook oder privates Gerät, Mitarbeitende benötigen lediglich einen modernen Internetbrowser und können die Services ansteuern. Doch nicht nur die Nutzenden sind dadurch maximal flexibel in der Anwendung, auch für Unternehmen entsteht hier ein Vorteil: Sie müssen keine spezifischen Apps, die häufig aufwendig und kostspielig sind, entwickeln lassen. Cloud-basierte Services sind keine neue Erfindung, daher sind die Risiken mittlerweile gering. Auf zwei Dinge sollten Unternehmen allerdings achten: Die Cloud-Server müssen auf EU-Gebiet stehen, damit die DSGVO-Konformität gewährleistet ist. Außerdem ist eine gute Verschlüsselung der Daten wichtig, dann sind weder Anwendung noch Server ein Sicherheitsrisiko.

Die Cloud-Server müssen auf EU-Gebiet stehen, damit die DSGVO-Konformität gewährleistet ist.

Viele Unternehmen treiben mittlerweile die eigene Digitalisierung massiv voran und setzen vor allem auf Self-Services. Welche Vorteile gibt es bei diesem Ansatz?
Mit automatisierten Prozessen werden zunächst einmal Fehlerquellen eliminiert. Was für Unternehmen aber wahrscheinlich noch wichtiger ist: Es entstehen freie Kapazitäten bei den Mitarbeitenden. Für Personalabteilungen fallen repetitive manuelle Aufgaben weg, stattdessen bleibt mehr Zeit für individuelle Förderungen oder Talentmanagement. Mitarbeitende und Vorgesetze erhalten mehr Eigenverantwortung, da die Personalabteilung nicht mehr überall involviert ist. So werden Prozesse schneller und Bearbeitungszeiten deutlich kürzer. Digitale Workflows bedeuten ebenfalls mehr Flexibilität. Ob Urlaubsplanung auf dem Sofa, Kontrolle des Stundenkontos beim Spaziergang oder Beantragung von Überstundenabbau aus dem Café – Mitarbeitende können diese Dinge erledigen, wenn es für sie gerade optimal passt, egal, wo sie sind. Dasselbe gilt auch für Führungskräfte, die Anträge genauso flexibel bearbeiten können. Unternehmen profitieren also auf vielfältige Weise von digitalisierten Workflows.

Wie wirkt sich eine digitale Personaleinsatzplanung auf die Zufriedenheit der Mitarbeitenden aus?
Digitales Personalmanagement und Zeitwirtschaft sorgen für eine höhere Transparenz – Informationen stehen schneller und übersichtlicher für alle Beteiligten zur Verfügung. Damit sind Mitarbeitende immer aktuell informiert, wann und wo sie arbeiten müssen oder können. Entsprechend steigt hier die Zufriedenheit. Das gilt sogar noch mehr für Schichtarbeit, wo flexible und übersichtliche Planungen ein echter Pluspunkt für Mitarbeitende sind. Einerseits können sie über Self-Services Schichtänderungen einfach und schnell beantragen und sind auf der anderen Seite immer auf dem neuesten Stand, was Änderungen von anderen betrifft. Insgesamt wird damit auch die Übersicht über den Personaleinsatz verbessert, was Ressourcenplanung optimiert und auch Engpässe zeitnah aufzeigt. Diese Flexibilität und Transparenz fördern die Zufriedenheit der Mitarbeitenden enorm.

Ist Redakteur der Personalwirtschaft und kümmert sich insbesondere um die crossmediale Verbreitung der Inhalte. Seine Themenschwerpunkte sind Employer Branding, HR-Software sowie Betriebliches Gesundheitsmanagement.