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Das ist bei Geschenken an Mitarbeitende zu beachten

Frage an die HR-Werkstatt: Was muss man bei Geschenken an Mitarbeitende beachten und welche Geschenkoptionen gibt es?

Es antwortet: Lucia Ramminger, Director Human Resources bei Edenred Deutschland

Geschenke für Mitarbeitende sind eine wertschätzende Geste, die sich positiv auf das Arbeitgeberimage auswirkt. Denn Zuwendungen motivieren und zahlen auf die Mitarbeiterbindung ein. Ein Vorteil ist auch, dass Präsente steuer- und sozialabgabenfrei möglich sind. Dafür müssen jedoch bestimmte Regeln eingehalten werden.

Must-haves bei Mitarbeitergeschenken: Diese Aspekte gilt es zu beachten

  1. Ein Geschenk ersetzt kein Gehalt – es handelt sich stets um eine Zusatzleistung zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn.
  2. Die Geschenke sollten auf dem Gehaltsnachweis ersichtlich werden, im Dashboard einer Benefit-Plattform für den Mitarbeitenden einsehbar sein oder in einem Benefit-Brief an ihn kommuniziert werden. Eine Aufzeichnung der geleisteten Unterstützung im Lohnkonto ist zwingend erforderlich.
  3. Win-Win-Situation: Bei steuerfreien Sachbezügen sparen nicht nur Mitarbeitende, auch Arbeitgeber. Allerdings müssen geltende Freigrenzen beachtet werden – andernfalls wird der komplette Betrag steuer- und sozialabgabenpflichtig. Diese Freigrenzen werden im Folgenden behandelt.
  4. Grundsätzlich dürfen steuer- und sozialabgabefreie Sachbezüge jedem im Team gewährt werden – egal ob in Vollzeit-, Teilzeit-, oder Minijobanstellung.

Freude teilen: Geschenke an einzelne Mitarbeitende

Ob Hochzeit, Geburt eines Kindes oder ein Dienstjubiläum: Im Leben Ihrer Mitarbeitenden gibt es viele erfreuliche Anlässe zum Feiern – mit einem Geschenk können Sie Anteil daran nehmen. Das Beste: Geschenke im Job sind bis zu einer Höhe von 60 Euro steuer- und sozialabgabenfrei (R. 19.6 Abs. 1 Lohnsteur-Richtlinie). Die Voraussetzung dafür ist, dass Sie das Präsent zu einem persönlichen Anlass der Beschäftigten verschenken. Dieser kann ein Ereignis aus dem privaten (Hochzeit, Geburtstag et cetera.) oder aus dem beruflichen Umfeld (Beförderung, bestandene Prüfung et cetera) sein. Die Freigrenze gilt dabei pro Anlass. Es können also auch mehrere Geschenke gemacht werden. Ein konkretes Beispiel: Wenn ein Teammitglied in einem Monat Hochzeit feiert und befördert wird, dürfen Sie zwei Geschenke bis zu 60 Euro machen – ohne dass dafür Abgaben anfallen. „Allgemeingültige“ Feierlichkeiten ohne einen persönlichen Bezug, wie Ostern oder Firmenjubiläen, sind im Rahmen dieses Sachbezuges nicht steuerbefreit.

Das monatliche Geschenk: 44-Euro-Sachbezug

Es muss nicht immer ein besonderer Grund sein, um seine Wertschätzung auszudrücken. Sie möchten Ihrem Team regelmäßig für seinen Einsatz danken? Die ideale Möglichkeit: ein monatliches Gehaltsextra, das steuer- und sozialabgabenfrei ist. Der steuerfreie Sachbezug bis maximal 44 Euro (50 Euro ab dem 01. Januar 2022) kann jeden Monat als Zusatzleistung gewährt werden. Da im Steuerrecht das Zuflussprinzip gilt, kann dies beispielsweise gut über sogenannte Gutscheinkarten erfolgen – so kann jeder sein Guthaben individuell einsetzen, egal ob für den wöchentlichen Lebensmitteleinkauf, den Restaurantbesuch oder die nächste Tankfüllung. Doch bitte beachten Sie: Gutscheinkarten müssen ab dem 1. Januar 2022 verpflichtend sogenannte Zahlungsdiensteaufsichtgesetz-Kriterien (ZAG-Kriterien) erfüllen, wie folgende Checkliste zeigt.

Checkliste: ZAG-Kriterien für Gutscheinkarten
Ab dem 1. Januar 2022 müssen für den steuerfreien Sachbezug eingesetzte Gutscheinkarten die Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes erfüllen. Diese beschreiben, welche Arten von Gutscheinkarten zum Erwerb von Waren und Dienstleistungen unter Anwendung des 44-Euro-Sachbezugs* zulässig sind:
•    Begrenzte Netzwerke: Gutscheinkarten von Einkaufsläden, Einzelhandelsketten oder regionale City Cards (gemäß Paragraf 2 Abs. 1 Nr. 10a ZAG)
•    Begrenzte Produktpalette: Gutscheinkarten für nur eine Produktkategorie wie zum Beispiel Fashion, Kino, et cetera. (gemäß Paragraf 2 Abs. 1 Nr. 10b ZAG)
*Ab 01. Januar 2022 wird die Freigrenze auf 50 Euro erhöht.

Das schönste (Weihnachts-)Geschenk: gemeinsame Zeit

Gemeinsame Zeit ist eines der schönsten Geschenke – und bleibt im stressigen Berufsalltag oft auf der Strecke. Schenken Sie Ihrem Team mit einer Betriebsfeier gemeinsame Stunden jenseits von Meetings, Projektabschlüssen und Co. In Zeiten von Corona haben Schutzmaßnahmen und gegebenenfalls das Ausweichen auf virtuelle Formate hierbei natürlich höchste Priorität. Doch egal ob persönlich oder virtuell: Richtig umgesetzt können Sie bei betrieblichen Feiern Steuern sparen. Denn der Freibetrag liegt aktuell bei 110 Euro pro Mitarbeiterin und Mitarbeiter – und das zwei Mal jährlich (Paragraf 19 Abs. 1 Nr. 1a Einkommensteuergesetz). Dieser Betrag kann für alle im Rahmen des Festes anfallenden Kosten genutzt werden. Es ist ebenso möglich, dass Sie das Geld für ein Geschenk an Ihre Mitarbeitenden einsetzen. Doch aufgepasst: Das Präsent muss klar erkenntlich im Rahmen der Feier verschenkt werden. Eine weitere wichtige Voraussetzung für die Gewährung des Steuervorteils ist, dass alle aus dem Team zum Event eingeladen sind. Ihre Ausgaben liegen über diesem 110-Euro-Freibetrag? Dann greift die folgende Regelung: Der darüber liegende Betrag kann mit 25 Prozent Lohnsteuer pauschal versteuert werden. Und wenn die Betriebsfeier mit der ganzen Familie stattfindet, werden die Kosten aller Familienmitglieder addiert und dann mit dem 110 Euro Freibetrag der Mitarbeitenden abgeglichen.

Corona: Sonderbonus für eine Sondersituation

Bereits seit Beginn des Jahres 2020 hält uns das Corona-Virus in Atem. Damit einher gehen viele berufliche und private Herausforderungen und Sorgen – dennoch geben viele Menschen täglich im Job ihr Bestes. Als „unbürokratisches Dankeschön“ bietet sich hierfür der Corona-Sonderbonus als Geld- oder Sachleistung (zum Beispiel in Form einer Gutscheinkarte) an. Dieser kann noch bis zum 31. März 2022 gewährt werden. So können Sie, laut eines Schreibens des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom 9. April 2020, Mitarbeitende steuer- und sozialabgabenfrei mit bis zu 1.500 Euro unterstützen. Dabei kann dieser Sonderbonus als Gesamtbetrag oder in beliebig vielen Teilbeträgen ausgehändigt werden – solange die 1.500 Euro nicht überschritten werden. Wenn das Gehaltsextra höher ausfällt, müssen auf jeden Euro über diesen Maximalbetrag hinaus Steuern und Sozialabgaben gezahlt werden. Ihr Unternehmen ist von Kurzarbeit betroffen? Kein Problem: Der Corona-Sonderbonus kann unabhängig von den Zuschüssen zum Kurzarbeitergeld und der wirtschaftlichen Situation des Unternehmens ausgezahlt werden.

Geschenke: Freude machen und Mitarbeiterbindung stärken

Doch auch jenseits von Geldgeschenken, können Sie Ihrem Team eine Freude machen. Die Lieblingsblumen zum Geburtstag oder der Schoko-Nikolaus auf dem Schreibtisch: auch mit liebevollen Kleinigkeiten zeigen sie Wertschätzung. Geschenke im Arbeitsumfeld erfreuen nicht nur die Beschenkten, sondern schaffen eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten. Denn zeitgemäße Benefits tragen zu einer attraktiven Arbeitgebermarke bei. Kombiniert mit fairen Gehältern sowie einer modernen Unternehmenskultur überzeugen Zusatzleistungen potenzielle Bewerber*innen und binden Mitarbeitende langfristig. Und ein positives Arbeitgeberimage kann zu Zeiten des Fachkräftemangels ein entscheidender Wettbewerbsvorteil sein.

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