Wenn die Lohnabrechnung nicht stimmt, melden sich unzufriedene Mitarbeitende meist sofort. Denn der Grundsatz „Arbeit gegen Geld“ ist die Basis jedes Arbeitsverhältnisses und damit ein Teil der HR-Arbeit, der nicht schiefgehen sollte. Dennoch ist genau das überraschend oft der Fall. Jede fünfte Lohnabrechnung enthält Fehler. Das geht aus dem Payroll Benchmark Report 2026 des Lohn- und Zeiterfassungssystems Personio hervor. Durchgeführt wurde der Report von dem Marktforschungsinstitut Censuswide.
Basierend auf einer Befragung von rund 1.200 Payroll- und HR-Verantwortlichen sowie Chief Financial Officers (CFO) in Deutschland im April 2026 kommt die Studie zu dem Ergebnis: Im Durchschnitt sind nur 81 Prozent der Lohnabrechnungen im ersten Anlauf korrekt – sie wurden also nicht korrigiert, es war keine Neuberechnung oder ein manuelles Eingreifen nötig. Bei kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU, 1 bis 500 Mitarbeitende) ist diese Zahl sogar noch niedriger. Jedes fünfte KMU erreicht eine sogenannte First-Time-Right-Rate (FTR) von lediglich 60 bis 69 Prozent.
Auffällig ist auch: Wird die Lohnabrechnung intern vorgenommen, ist sie häufiger fehlerfrei, als wenn sie teilweise oder vollständig an externe Dienstleister ausgelagert ist (14 Prozent gegenüber 6 Prozent und 8 Prozent). Zudem verringert sich laut den Studiendaten die Fehleranfälligkeit in Lohnabrechnungen, wenn sie mit einem digitalisierten System und im besten Fall mit einem integrierten System – mehrere Datenquellen sind direkt miteinander verbunden – bearbeitet werden.
Wo entstehen die meisten Fehler in der Lohnabrechnung?
Der Grund für diesen Befund: Die meisten Fehler entstehen laut dem Report nämlich dann, wenn Datenübergaben zwischen Systemen stattfinden. Die Prozessschritte, bei denen die meisten Fehler passieren, sind die variable Vergütung (45 Prozent), Ein- und Austritte sowie Vertragsänderungen (44 Prozent) und Datenexporte an externe Lösungen (39 Prozent). Regulatorische Änderungen durch neue Gesetze spielen laut der Studie dahingegen nur eine untergeordnete Rolle bei den Fehlern in der Lohnabrechnung (22 Prozent).
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Dieses Bild verfestigt sich noch mehr, wenn man sich die Antworten der Befragten auf folgende Frage anschaut: Was hindert Unternehmen an einer fehlerfreien Gehaltsabrechnung? Die Befragten antworteten, dass ihnen vor allem Systemgrenzen und fehlende Automatisierung (35 Prozent), eine schwache Integration zwischen HR, Zeiterfassung, Finance und Payroll (32 Prozent), manuelle Excel-getriebene Prozesse (29 Prozent) sowie eine schlechte Datenqualität an den Datenquellen (27 Prozent) eine fehlerfreie Gehaltsabrechnung erschweren.
Die größten Herausforderungen in der Payroll
Die Studienergebnisse sind für Christian Kossendey, Senior Manager der Unternehmensberatung Zeb Consulting (Eigenschreibweise zeb consulting), plausibel. Bei der variablen Vergütung wählten Unternehmen oft einen Ansatz mit zahlreichen Variablen und komplizierten Berechnungslogiken. Soweit Zielerreichungen gemessen würden, stammten sie laut Kossendey meist aus unterschiedlichen Quellen, die außerhalb des Payroll-Prozesses erst konsolidiert werden müssen. Auch gebe es bezüglich der variablen Vergütung oft komplizierte Regelungen, etwa bei langen Krankheiten, Sabbaticals, Elternzeit und Änderungen der Arbeitszeit. „Das führt dazu, dass variable Vergütung in jedem einzelnen Fall – oft in Excel – manuell berechnet wird und das ist per se extrem fehleranfällig“, sagt Kossendey.
Bezüglich der Ein- und Austritte sowie Vertragsänderungen sagt er: „Die Berechnung pro rata temporis und die gehaltlichen Änderungen bei einem Stellenwechsel führen oft zu steuerlichen Anpassungen, die gerne ‚vergessen‘ werden.“ Bei systemübergreifenden Datenexporten gebe es die Problematik, dass sie selten passgenau seien. Insbesondere außerplanmäßige Zahlungen wie tarifliche Sonderzahlungen führten zu manuellem Anpassungsaufwand.
Und das Miteinbeziehen von Zeit- und Abwesenheitsdaten betrifft? Hier gebe es die Problematik, dass diese Daten nur selten in Echtzeit erfasst werden. „Dienstreisen, manuelle Nachpflege und Korrekturen führen dazu, dass bei Schließung der Payroll die Zeit- und Abwesenheitsdaten möglicherweise noch nicht final erfasst und genehmigt sind.“
Hier wird deutlich: Es gibt eine Menge Fehlerquellen. In der Personio-Studie wird vor allem die Integration von Prozessen als Lösung für die meisten dieser Stolpersteine genannt. „Viele Unternehmen versuchen, die Qualität ihrer Lohnabrechnungen durch zusätzliche Kontrollen zu erhöhen“, wird HR-Berater Folke Grigo in der Studie zitiert. Der entscheidende Hebel liege für ihn aber nicht im Mehraufwand, sondern in einem durchgängigen Prozessdesign. „Wo HR, Payroll und angrenzende Systeme sauber miteinander verbunden sind, entstehen weniger Medienbrüche, weniger manuelle Eingriffe und damit deutlich weniger Fehler.“ Deshalb sollten HR und Payroll-Spezialisten und -Spezialistinnen vor allem ihre eigenen System- und Prozesslandschaften hinterfragen, wenn sie Fehler in den Lohnabrechnungen verringern wollen.
Und das sollte das Ziel von HR sein. Denn solche Fehler kosten Geld. Laut dem Personio-Report verursachen Abrechnungsfehler in deutschen Unternehmen Folgekosten von insgesamt durchschnittlich rund 17.500 Euro jährlich pro Unternehmen. Der Betrag entstehe durch externe Audit- und Beratungskosten, Strafzahlungen und Verzugsgebühren, Zinsen und Nachzahlungen, interne Korrekturarbeit sowie zusätzliche Dienstleistergebühren. Dazu kommen noch der Vertrauensverlust und der Frust innerhalb der betroffenen Belegschaft – nämlich bei denjenigen Mitarbeitenden, deren Gehalt die Payroll-Abteilung falsch abgerechnet hat.
Wie lassen sich Fehler in der Lohnabrechnung reduzieren?
Laut den Studienverfasserinnen und -verfassern liegt die Lösung in einer besseren Integration der Systeme und einer höheren Digitalisierung. Hier hätten viele Unternehmen noch Nachholbedarf. In den meisten Unternehmen gibt es ein gemischtes Set-up mit halb automatisierten und halb manuellen Prozessen (41 Prozent). In 30 Prozent der befragten Organisationen wird Payroll voll oder vorwiegend manuell abgewickelt, weitere 29 Prozent haben ihren Lohnabrechnungsprozess eher automatisiert – bei sechs Prozent läuft sie nahezu ohne manuelle Eingriffe von statten.
Die Studienergebnisse stimmen mit Beobachtungen von Lisanne Metz, Managing Director von der Vergütungsplattform Gradar, überein. Zielvereinbarungen, Bonusabrechnungen und Auszahlungen bei der variablen Vergütung beispielsweise liefen oft in drei verschiedenen Systemen. Typisch sei, dass die Bonusabrechnung manuell erfolge, während der Zielbonus in einer Excel-Tabelle oder im Arbeitsvertrag stehe. Die eigentliche Historie sei dann wiederum nur in der Abrechnung zu finden. Hier sei eine bessere Verbindung nötig.
Wie gelingt eine saubere Systemintegration in der Payroll?
Doch wie gelingt eine saubere Datenverbindung im Lohnabrechnungsprozess? „Am meisten bringt es, konsequent festzulegen, welches System für welche Daten die Führung hat – alle anderen Systeme greifen dann lesend darauf zu, statt eigene Stände zu pflegen“, sagt Metz. Zudem sei es wichtig, nicht erst bei der Freigabe genau auf die Zahlen zu schauen, sondern schon beim Export selbst. „Die meisten Fehler entstehen beim Mapping der Felder zwischen den Systemen, nicht bei der eigentlichen Berechnung“, sagt Metz. Auch empfiehlt sie automatisierte Abweichungsprüfungen: Springt ein Gehalt gegenüber dem Vormonat stark nach oben oder unten, sollte dies automatisch markiert werden, bevor es durchläuft.
Sprich: Es braucht klare Regeln, automatisierte Prüfungen und verbundene Systeme. All dies greift laut Metz aber nur richtig, wenn sich auch das Mindset in vielen Unternehmen ändert. „Das Grundproblem ist meistens, dass Prozesse abteilungsweise gedacht werden statt end-to-end“, sagt die Managing Director von Gradar. Jede einzelne Datenübergabe sei für sich genommen oft sauber dokumentiert, aber kaum jemand habe die gesamte Kette von der Vertragsänderung bis zur finalen Auszahlung im Blick. Es brauche eine Person, welche die gesamte Kette verantwortet.
Marc Popic ist Senior Principal People Advisory bei der Unternehmensberatung Marsh. Er hält ähnliche Tipps wie Metz bereit, fügt aber noch hinzu: Unklare Rollen in der Datenpflege führten ebenfalls zu Fehlern. Eine klare Rollendefinition könne deshalb viel zum Positiven verändern. Er betont zudem, dass Fehler sich auch dann einschlichen, wenn zeitwirtschaftliche Daten einbezogen werden. „Grundsätzlich kommt zeitwirtschaftlichen Daten eine besondere Rolle zu – von klaren Bewertungsregeln über das Abbilden komplexer tariflicher Regelungen bis hin zu einem dezidierten Konzept zur Datenpflege und -korrektur“, sagt der Marsh-Experte. Auch an diesem Beispiel wird sichtbar: Ein ganzheitlicher Ansatz in der Payroll-Prozessgestaltung ist entscheidend.
Christian Kossendey plädiert für ein einziges Payroll-System. Denn: „Tatsächlich lassen sich unsaubere Datenketten kaum vermeiden, wenn manuelle Tabellen oder verschiedene Systeme zum Einsatz kommen“, sagt er. „Das beste Hausmittel sind immer noch häufige und sorgfältige Kontrollen, gute Dokumentation, klare und einheitliche Arbeitsanweisungen und Vermeidung von Inselwissen bei den Payroll-Mitarbeitern.“
Welche Rolle kann KI bei der Fehlerreduktion in der Lohnabrechnung spielen?
Während die Beraterinnen und Berater für eine bessere Integration plädieren, damit es weniger Fehler in Lohnabrechnungen gibt, setzen die befragten HR- und Payrollverantwortlichen sowie CFOs ihre Hoffnungen auch stark in KI. Danach befragt, worin sie den größten Hebel für eine Verringerung der Fehler in den kommenden 12 Monaten sehen, antworteten sie: in KI-Anwendungen (40 Prozent). Erst danach folgten eine bessere Datensynchronisation und Integration (37 Prozent) und Prozessstandardisierungen (34 Prozent).
Für Popic ist klar: KI ist hilfreich, wenn vorher die Prozesse sauber festgelegt sind. „KI kann durchaus ein entscheidender Faktor sein“, sagt er, „allerdings nur, wenn die Voraussetzungen für ihren Einsatz geschaffen sind.“ Und diese Voraussetzungen sind Prozesse, die durchgängige Datenflüsse ermöglichen, Rollenklarheit und Berechtigungskonzepte (auch zur Datenpflege) enthalten und die auf einem durchgängigen Data-Governance-Konzept beruhen.
„Es sollte zuerst die Datenübergabe in Ordnung gebracht werden“, sagt auch Metz. „KI ist dann ein gutes Werkzeug, um verbleibende Unregelmäßigkeiten aufzuspüren – ersetzt aber nicht die Arbeit an den Prozessen.“ Zudem sollten HR und Payroll bei der Arbeit mit KI immer die Gesetzeslage im Blick behalten. Der EU AI Act setze ganz klare Grenzen dazu, welche Daten an KI gegeben werden. „Personenbezogene Daten – allen voran Gehaltsdaten – gehören definitiv nicht hinein.“
Lena Onderka ist redaktionell verantwortlich für den Bereich Employee Experience & Retention – wozu zum Beispiel auch die Themen BGM und Mitarbeiterbefragung gehören. Auch das Thema Diversity betreut sie. Zudem ist sie redaktionelle Ansprechpartnerin für den Deutschen Human Resources Summit und das HR Forum Banking.
