Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer dürfen 538 Euro pro Monat mit Minijobs verdienen. Das ist die sogenannte Geringfügigkeitsgrenze. Ab dem 1. Januar 2025 wird diese Grenze auf 556 Euro monatlich steigen.
Die Geringfügigkeitsgrenze basiert auf einer wöchentlichen Arbeitszeit von zehn Stunden, die nach Mindestlohn bezahlt werden. Sie berechnet sich wie folgt: Der Mindestlohn von 12,41 Euro (ab 1. Januar 2025: 12,82 Euro) wird mit 130 vervielfacht, durch drei geteilt und auf volle Euro aufgerundet. Das ergibt:
- aktuell: 12,41 Euro x 130 / 3 = 538 Euro (gerundet)
- ab 1.1.2025: 12,82 Euro x 130 / 3 = 556 Euro (gerundet)
Regelmäßiges Arbeitsentgelt maßgebend
Um zu prüfen, ob überhaupt ein Minijob vorliegt, muss der Arbeitgeber zu Beginn der Beschäftigung oder bei einer Änderung des Arbeitsverhältnisses das regelmäßige monatliche Arbeitsentgelt des Arbeitnehmers ermitteln. Dafür rechnet er alle in einem Zeitraum von zwölf Monaten (Beurteilungszeitraum) sicher zu erwartenden Einnahmen zusammen. Dazu gehört das laufende Arbeitsentgelt ebenso wie einmalig gezahlter Lohn. Das so ermittelte regelmäßige Arbeitsentgelt darf maximal 6.456 Euro (12 x 538 Euro) im Jahr betragen. Dauert das Beschäftigungsverhältnis weniger als zwölf Monate, muss der Oberbetrag anteilig reduziert werden.
Schwankendes Einkommen
Im Jahresverlauf kann es dennoch passieren, dass das Entgelt schwankt und in einem Monat oder in mehreren Monaten über der Geringfügigkeitsgrenze liegt. Diesen Fall muss der der Arbeitgeber im Blick haben, auch wenn nicht jede Überschreitung automatisch zur Beendigung des Minijobs führt. Prinzipiell wird zwischen regelmäßiger und unvorhersehbarer Überschreitung unterschieden:
- Regelmäßiges Überschreiten
Liegt das Arbeitsentgelt dauerhaft und damit regelmäßig über der Geringfügigkeitsgrenze, so liegt vom ersten Tag des Überschreitens an keine geringfügige Beschäftigung mehr vor. Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn sich das Arbeitsentgelt erhöht hat.
- Unvorhersehbares Überschreiten
Liegt das Arbeitsentgelt nicht regelmäßig über der Geringfügigkeitsgrenze, sondern nur ausnahmsweise und war dies nicht vorhersehbar, wirkt sich das auf den entsprechenden Kalendermonat aus, in dem das Entgelt die Grenze überschreitet. Für diesen Monat muss der Arbeitgeber höhere Abgaben an die Sozialversicherung leisten.
Als unvorhersehbares Ereignis gilt es beispielsweise, wenn der Arbeitgeber in einem Monat dem Beschäftigten eine Prämie zahlt, die vom Geschäftsergebnis oder einer individuellen Arbeitsleistung abhängt, oder wenn der Minijobber infolge des krankheitsbedingten Ausfalls eines Kollegen Mehrstunden leistet. Dass der Minijobber eine Krankheitsvertretung übernommen hat, sollte die Personalabteilung dokumentieren, um es bei einer Betriebsprüfung der Rentenversicherung vorlegen zu können. Als Nachweis reicht eine Kopie der Krankmeldung des Beschäftigten, für den der Minijobber eingesprungen ist, aus.
Übergang in Midi- oder sozialversicherungspflichtigen Job
Minijobber dürfen in einem Zwölfmonatszeitraum maximal zwei Mal die monatliche Verdienstgrenze von 538 Euro überschreiten. Ansonsten ist das Arbeitsverhältnis nicht mehr als Minijob zu werten. Den Zeitraum ermitteln Arbeitgeber rückwirkend, und zwar vom Ende des Monats der Überschreitung zwölf Monate rückwirkend. Auch darf das monatliche Entgelt nicht über dem Doppelten der eigentlichen Obergrenze liegen, also über 1.076 Euro (ab 2025: 1.112 Euro).
Sollte einer dieser Fälle eintreten, muss der Arbeitgeber dies unverzüglich der Krankenversicherung melden, spätestens an dem Tag, an dem die geringfügig entlohnte Beschäftigung in eine sozialversicherungspflichtige übergeht. Eine Umstellung für die Vergangenheit erfolgt dann nicht – vorausgesetzt, der Arbeitgeber kannte keinen früheren Zeitpunkt für die Umstellung.
Sonderfälle
Zwei Punkte sollte HR zudem noch wissen:
- Erhält ein Arbeitnehmer rückwirkend ein höheres Gehalt, gilt prinzipiell, dass sich dies erst ab dem Zeitpunkt auswirkt, an dem der Anspruch auf das höhere Arbeitsentgelt entstanden ist. Das kann zum Beispiel der Tag des Abschlusses eines Tarifvertrags sein.
- Stellt sich im Nachhinein heraus, dass ein Minijob für einen vergangenen Beschäftigungszeitraum nicht vorlag, weil die Entgeltgrenze überschritten wurde, was der Arbeitgeber hätte erkennen müssen, muss der Arbeitgeber unverzüglich die Beschäftigung als sozialversicherungspflichtig bei der Krankenkasse melden und für die vergangenen Zeiträume nachträglich Sozialversicherungsbeiträge abführen. Dafür gilt: Die Arbeitnehmeranteile, die er bisher nicht abgezogen hat, kann er seinem Beschäftigten noch bei den nächsten drei Lohnabrechnungen abziehen. Verpasst er diese Frist, muss er die Beiträge selbst entrichten.
Kirstin Gründel beschäftigt sich mit den Themen Compensation & Benefits, Vergütung und betriebliche Altersvorsorge. Zudem kümmert sie sich als Redakteurin um das Magazin "Comp & Ben". Sie ist redaktionelle Ansprechpartnerin für das Praxisforum Total Rewards.
