Transparenz, Informationspflicht und Reporting

Die im Juni 2023 in Kraft getretene EU-Entgelttransparenzrichtlinie, die bis Juni 2026 in deutsches Recht umgesetzt wird, bringt neue Regelungen mit sich, die für Unternehmen sowie Gesamtund Personalverantwortliche derzeit erhebliche Herausforderungen darstellen. Primäres Ziel der neuen Richtlinie ist es, die Lohntransparenz zu erhöhen und geschlechtsspezifische Gehaltsunterschiede zu verringern. Dabei sind Arbeitgeber verpflichtet, regelmäßig Berichte über die Gehaltsstrukturen zu erstellen und unter anderem Informationen über die durchschnittlichen Gehälter von Männern und Frauen in vergleichbaren Positionen offenzulegen.

Unternehmen stehen daher vor der Aufgabe, ihre internen Prozesse und Systeme anzupassen, um die erforderlichen Daten zu erfassen und zu analysieren. HR- und Total-Rewards-Management müssen dabei sicherstellen, dass die Gehaltsstrukturen fair und transparent sind, um rechtlichen und reputativen Risiken vorzubeugen. Die Ziele der Richtlinie sind weit gefasst, wie im Folgenden deutlich wird:

• Arbeitnehmer sollen in die Lage versetzt werden, ihr Recht auf Equal Pay durch eine Reihe von verbindlichen Maßnahmen zur Lohntransparenz (vor und nach der Beschäftigung) zu erwirken,
• Arbeitgeber müssen die Transparenz der Vergütungssysteme erhöhen und dafür Sorge tragen, dass alle im Unternehmen die rechtlichen Konzepte verstehen.
• Unternehmen müssen das Recht der Arbeitnehmer, Informationen zu Equal Pay zu erhalten, sicherstellen sowie die Einhaltung der Pflichten auf ihrer Seite.

Wie Transparenz realisieren?

Die Richtlinie verlangt von Arbeitgebern, in der Stellenanzeige oder vor dem Vorstellungsgespräch Informationen über das anfängliche Lohnniveau oder die Lohnspanne für die Stelle anzugeben. Die Transparenz erstreckt sich auch auf die Festlegung geschlechtsneutraler Kriterien, die für das Entgeltniveau und die Entgeltentwicklung herangezogen werden, sowie die Offenlegung dieser Kriterien für die Arbeitnehmer. Geschlechtsneutral müssen auch die Berufsbezeichnungen sein.

Neu ist auch, dass Arbeitgeber potenzielle Bewerberinnen und Bewerber nicht mehr nach ihrem bisherigen Gehalt fragen dürfen. Ebenso wird die Geheimhaltung des eigenen Gehalts durch Vertraulichkeitsklauseln verboten. Diese Regeln erweitern die Landschaft für Gehaltsdiskussionen. Sie führen dazu, dass personalverantwortliche Managerinnen und Manager in der Lage sein müssen, die Praxis des Vergütungsmanagements und der Gehaltsentwicklung zu erläutern und darzulegen, wie sie sich auf Beschäftigte während ihrer gesamten Laufbahn im Unternehmen auswirkt. Sowohl die neuen Regeln als auch ihre Anwendung in der Praxis sollten unter dem Gesichtspunkt der Kommunikation und des Engagements betrachtet werden, um sicherzustellen, dass sie mit dem Auftrag, den Werten und dem angestrebten Beschäftigungsangebot der Organisation in Einklang stehen.

Regelmäßige Information wird zur Pflicht

Die EU-Richtlinie gibt Mitarbeitenden das Recht, ihr individuelles Lohnniveau und das durchschnittliche Lohnniveau aufgeschlüsselt nach Geschlecht und für Gruppen von Arbeitnehmern, die eine gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten, zu erfahren. Arbeitgeber müssen

• die Informationen innerhalb von zwei Monaten schriftlich zur Verfügung stellen und
• die Beschäftigten jährlich über ihr Auskunftsrecht unterrichten und ihnen mitteilen, welche Schritte sie gehen müssen, um einen Antrag zu stellen.
• Die Informationen können auch über die Mitarbeitervertretungen oder eine Gleichstellungsstelle angefordert werden.

Dieses Recht gilt für alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in der EU unabhängig von der Unternehmensgröße. Die Informationspflicht unterstreicht die Notwendigkeit einer transparenten, geschlechtsneutralen Entgeltpolitik und deren Kriterien, die in der Praxis konsequent angewendet werden. Auch Arbeitnehmervertretungen und/oder Gleichbehandlungsbeauftragte in den betroffenen Unternehmen werden in den Prozess eingebunden sein. Insgesamt wächst das Risiko von internen Anfechtungen und Unzufriedenheit von Mitarbeitenden hinsichtlich ihres Lohnniveaus für gleichwertige Arbeit. Ebenso ist es möglich, dass die (externe) Reputation des Unternehmens durch die Offenlegung eines möglichen Gender Pay Gaps leiden könnte, sodass laufend überprüft werden sollte, ob das Entgeltsystem diskriminierungsfrei ist und die Informations- und Auskunftspflicht regelkonform erfolgen.

Unumgänglich: regelmäßige Reportings

Die Richtlinie verlangt von Arbeitgebern, die einen oder mehrere Schwellenwerte nach Anzahl der Mitarbeitenden erreichen, eine Berichterstattung des offenzulegenden Lohngefälles in Bezug auf das Grundgehalt zusätzlich zu allen anderen Faktoren. Der Bericht muss Folgendes enthalten:

• mittleres und medianes Lohngefälle insgesamt,
• mittleres und medianes Lohngefälle für „ergänzende und variable“ Vergütungen wie zum Beispiel Prämien,
• den Anteil der weiblichen und männlichen Beschäftigten je Quartil,
• das Lohngefälle zwischen Arbeitnehmerkategorien – das heißt Arbeitnehmern, die die gleiche oder eine gleichwertige Arbeit verrichten –, berechnet anhand des Grundlohns und der zusätzlichen und variablen Lohnbestandteile.

Dies unterstreicht die Notwendigkeit einer transparenten, geschlechtsneutralen Lohnpolitik mit Kriterien, die in der Praxis konsequent angewandt werden. Der bisher vorhandene teilweise sehr großzügige vorhandene Ermessensspielraum von Führungskräften und somit das Potenzial für subjektive Entscheidungen, die zu Unfairness führen können, sollen somit regelmäßig bewertet, überwacht und unterbunden werden.

Wie sieht der Status quo in den Organisationen aus?

Sind wir in der EU beziehungsweise in Deutschland bereit für die EU-Entgelttransparenzrichtlinie? Unsere derzeitigen Wahrnehmungen im Markt deuten darauf hin, dass wir es noch nicht sind. Organisationen bereiten sich zwar mehrheitlich auf die Umsetzung der Direktive vor, allerdings ist eine eher passive und abwartende Haltung zu beobachten. Motiv hierfür ist laut unseren Kunden unter anderem, dass noch Unsicherheiten bestehen, wie die konkreten Vorschriften und Sanktionen nach Umsetzung der EU-Richtlinie in nationales Recht aussehen werden.

Eine größen- und branchenübergreifende Korn-Ferry-Umfrage zum Thema Gehaltstransparenz insbesondere im Hinblick auf die EU-Direktive erfasste im Zeitraum von Juli bis September 2024 die Antworten von mehr als 1100 Unternehmen im EMEA-Raum. Für die deutschen Unternehmen ergaben sich folgende Erkenntnisse:

• Die Mehrheit der Befragten gab an, bereits mit der EU-Entgelttransparenzrichtlinie vertraut zu sein.
• Fast zwei Drittel der Befragten sind sich sicher, dass die EU-Richtlinie Auswirkungen auf ihr Unternehmen haben wird. Gleichzeitig erwarten sie eine gerechte Entlohnung in der gesamten Organisation einschließlich der Gesellschaften in Nicht-EU-Ländern.
• Bei den Herausforderungen sind sich die Organisationen weitestgehend einig, dass Hindernisse ein Plus an Transparenz behindern könnten. Zu den konkreten Gründen zählen demnach die Einhaltung des Datenschutzgesetzes nach DSGVO, der komplexe bürokratische Aufwand und die Sorge über ein mangelndes internes Verständnis für historisch gewachsene Vergütungsstrukturen.

Wir stellen fest, dass größere und multinationale Unternehmen mit erfahrenen Reward-Teams und einer klaren Vergütungssystematik die bevorstehenden Aufgaben proaktiv angehen. Mit einem Blick in die Vergütungsdaten können sie signifikante geschlechtsspezifische Vergütungsabweichungen identifizieren. Ebenso ist im Markt zu beobachten, dass Unternehmen, die sich direkt an den Endverbraucher wenden, zum jetzigen Zeitpunkt besser vorbereitet sind. Eine Ursache: Eine bekannte Consumer-Marke, die ein großes Lohngefälle veröffentlicht, löst eine negative Publicity aus. Diese wirkt sich rund um das Thema Equal Pay mit hoher Wahrscheinlichkeit negativ auf das Unternehmen aus und könnte Bestandssowie potenzielle Neukunden vom Produktkauf abhalten.

Darüber hinaus besteht ein erheblicher Aufklärungsbedarf zum Thema Gender Pay. Die Korn-Ferry-Befragung ergab, dass die Mehrheit keine klare Vorstellung davon hat, welche Faktoren als geschlechtsneutral gelten und zur Erklärung von Lohnunterschieden herangezogen werden können. Im Kontext der EU-Entgelttransparenzrichtlinie herrscht laut unseren Untersuchungen gleichzeitig Einigkeit darüber, dass in naher Zukunft keine Offenlegung der Gehaltsstufen (Grades/Levels) und -bänder in Stellenanzeigen geplant ist.

Todos für HR- und Rewards-Management

Obwohl das Jahr 2026 noch nicht vor der Tür steht, ist es zu empfehlen, sich bereits jetzt intensiv mit der EU-Richtlinie auseinanderzusetzen, um gut vorbereitet zu sein. Wichtig ist sicherzustellen, dass alle relevanten Daten zur Verfügung stehen und entsprechendes Wissen zur Analyse der Daten vorhanden ist. Kommunikation und Wissensvermittlung sind an dieser Stelle von großer Bedeutung. Es ist entscheidend, die Geschäftsführung und wichtige Stakeholder für das Thema zu sensibilisieren, Führungskräfte aus der Linie einzubinden und die Ursachen für mögliche Gender Pay Gaps zu verstehen. Die Umsetzung dieser Maßnahmen stellt Arbeitgeber vor erhebliche Herausforderungen, insbesondere wenn sie international tätig sind und unterschiedliche rechtliche Rahmenbedingungen berücksichtigen müssen. Die Fallstricke bei der Einführung von Pay Equity und Transparency sind zahlreich und sollten daher aus einer möglichst umfassenden Perspektive angegangen werden. Im Kontext der bewährten Diversity-Equity-&Inclusion(DE&I)-Praktiken sehen wir, dass Organisationen, die sich erfolgreich um Pay Equity und Transparency bemühen, dies als ganzheitliche Anstrengung im Rahmen eines integrierten DE&I-Ansatzes behandeln. Eine Checkliste zeigt, wie sich Unternehmen bestmöglich auf die bevorstehende Zeit vorbereiten können.

Ausblick

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie verspricht spannende Entwicklungen und Herausforderungen. Robuste und transparente Gehaltsstufen unterstützen effektiv die Erwartungshaltung und Karriereplanung der Mitarbeitenden. Eine erhöhte Transparenz in Bezug auf Bezahlung und Karriereentwicklung reduziert die Fluktuation, da die Beschäftigten eine Vorstellung davon bekommen, wie sich ihre Karriere entwickeln kann. HRFührungskräfte profitieren von einem klaren Rahmen und einem Instrumentarium, das die Entscheidungsfindung leitet.

Besonders wichtig ist, im Auge zu behalten: Die notwendigen Veränderungen können nur ganzheitlich erfolgen. Schließt man ausschließlich die Gehaltslücken, werden diese immer wieder auftauchen, wenn keine Anpassungen im Rekrutierungs-, Entwicklungs- und Beförderungsprozess vorgenommen werden. Dies erfordert oft nachhaltige Kultur- und Change-Initiativen. Es bleibt jedoch zunächst unklar, wie Unternehmen den zusätzlichen bürokratischen Aufwand, der durch die Richtlinie entsteht, bewältigen werden und ob sie über ausreichende Kapazitäten verfügen, um diese Anforderungen effektiv umzusetzen. Die Verpflichtung des Arbeitgebers nachzuweisen, dass keine Lohndiskriminierung vorliegt, kann erhebliche interne Ressourcen und Zeit in Anspruch nehmen. Dies beeinflusst letztlich auch das Engagement der Mitarbeitenden im Vergütungsmanagement, insbesondere wenn der Prozess nicht effizient gehandhabt wird. Bei Nichteinhaltung der Vorschriften werden finanzielle Sanktionen verhängt, deren Höhe von der Umsetzung der Richtlinie in nationales Gesetz abhängen.

Lohndiskriminierung kann Reputation, Arbeitgeberattraktivität und -produktivität sowie den Absatz in einem nicht zu unterschätzenden Ausmaß negativ beeinflussen. Gleichzeitig bieten die zu erwartenden Entwicklungen im Kontext der neuen Richtlinie auch große Chancen, sich als Arbeitgeber intern wie extern klar zu Equal Pay zu positionieren.