Wie kann HR Barrierefreiheit im virtuellen Raum herstellen?

Frage an die HR-Werkstatt: Wie können Unternehmen Barrierefreiheit im virtuellen Raum herstellen?

Es antwortet:  Guido de Vries, DACH-Geschäftsführer bei der Kollaborationsplattform Miro

Beim Thema Barrierefreiheit am Arbeitsplatz denken die meisten wohl zunächst an Rampen für Rollstuhlfahrerinnen und Rollstuhlfahrer oder Blindenleitsysteme. Dabei besteht der Arbeitsplatz von heute – spätestens seit der zunehmenden Adoption von hybriden und Remote-Arbeitsmodellen – zunehmend auch aus virtuellen Räumen. Und genau wie im physischen Raum gilt auch im virtuellen: Barrierefreiheit ist etwas, das Unternehmen aktiv mit technologischen Lösungen und einem Wandel der Unternehmenskultur fördern müssen. Nur so können Mitarbeitende mit körperlichen Beeinträchtigungen oder neurodiverse Menschen gut in der digitalen Welt arbeiten. Mit Neurodiversität ist in diesem Artikel neurologische Vielfalt, zum Beispiel in Form von einer Lese-Rechtschreibschwäche, Aufmerksamkeitsdefizit (ADHS) oder Autismus gemeint. Diese Formen der Diversität wird nur dann in Unternehmen gelebt, wenn sie nicht als Entwicklungsstörungen gesehen, sondern als Teil der natürlichen Bandbreite unserer Entwicklung anerkannt werden.

Für neurodiverse Menschen sind digitale Räume nicht automatisch barrierefreier und inklusiver als eine klassische Büroumgebung. Während beispielsweise eine schlechte Audio- und Videoqualität in virtuellen Meetings für viele Teilnehmenden lediglich lästig ist, kann sie für Menschen mit Seh- oder Hörschwächen zu einer signifikanten Hürde werden, die es schwierig oder unmöglich macht, dem Meeting zu folgen und sich einzubringen. Auch Menschen, die mehr Zeit benötigen, um Informationen zu verarbeiten, können sich von virtuellen Meetings in Echtzeit überfordert fühlen. Sie würden zum Beispiel von Tools, die asynchrone Kollaboration fördern, signifikant profitieren.

Dabei ist die Schaffung dieser Art von barrierefreiem Raum für Unternehmen nicht nur aus moralischer Sicht wichtig, sondern auch, um inklusive Kollaboration zu ermöglichen und Diskriminierung vorzubeugen. Für die Mitarbeitergewinnung kann dies zudem von entscheidender Bedeutung sein. Im Recruiting eröffnen sich Unternehmen, die Wert auf umfassende Barrierefreiheit legen, Zugang zu einem stark erweiterten Pool an potenziellen Mitarbeitenden.

Doch auch zur Mitarbeiterbindung und gesundheitlichen Unterstützung in Akutfällen ist ein barrierefreier digitaler Arbeitsplatz wichtig. Es gibt immer wieder Fälle, in denen Mitarbeitende nur kurz- oder mittelfristig beeinträchtigt sind, beispielsweise wenn ein Mitarbeitender die Stimme verliert und deshalb zusätzliche, textbasierte Kommunikations-Tools benötigt. Je einfacher in solchen Szenarien die Teilhabe am Arbeitsalltag gestaltet wird, desto schneller können Mitarbeitende wieder in Voll- oder zumindest in Teilzeit einen Mehrwert für das Unternehmen schaffen.

Eine Arbeitsumgebung zu gestalten, in der verschiedene Talente mit ihren Perspektiven und Erfahrungen die Möglichkeit haben, sich einzubringen und in der sie auch gehört werden, schafft zudem Platz für neue Ideen, alternative Lösungsansätze und bricht gedankliche Silos auf. Oder anders ausgedrückt: Neurodiversitätsfördernde Maßnahmen sind Baustein eines innovationsfördernden Umfeldes. Viel spricht folglich dafür, einen inklusiven digitalen Arbeitsplatz zu gestalten. Doch wie genau gelingt das?

Auf die richtige Ausrüstung kommt es an

Wie die meisten Aspekte von virtuellen Räumen steht und fällt auch virtuelle Barrierefreiheit mit der genutzten Technologie. Deshalb sollten IT-Verantwortliche bereits bei der Auswahl und der Beschaffung der für die Kollaboration und Kommunikation im Unternehmen genutzten technischen Lösungen darauf achten, dass diese nicht nur die üblichen Unternehmensanforderungen erfüllen – von der Leistungsfähigkeit bis hin zur einfachen Integrierbarkeit in den restlichen Tech-Stack – sondern eben auch die relevanten Anforderungen hinsichtlich Barrierefreiheit.

Eine gute Richtlinie hierfür stellt die harmonisierte Europäische Norm (EN) 301 549 („Accessibility requirements for ICT products and services”) dar, eine europäische Norm für digitale Barrierefreiheit. Sie definiert Anforderungen an die Barrierefreiheit der Informations- und Kommunikationstechnik des öffentlichen Sektors und gilt als verbindlicher Standard. Zu diesen Anforderungen gehören etwa im Bereich Video-Calls Mindestwerte für Audiobandbreite beziehungsweise Bildwiederholfrequenz (lückenloses Gespräch) und Reaktionsgeschwindigkeit von Textnachrichten (Chat-Geschwindigkeit zur nahtlosen Echtzeit-Kommunikation) oder Möglichkeiten zur Sprecheridentifizierung (wer spricht gerade).

Oftmals profitieren auch die restlichen Mitarbeitenden von einem barrierefreien Tech-Stack, da die darin enthaltenen technologischen Lösungen üblicherweise einfach verständlich und zu bedienen sind – und mit ihren verschiedenen nützlichen Features wie Vorlese- oder Aufzeichnungsfunktionen, Bildschirm-Leseunterstützung oder Sprachsteuerung die Produktivität im Arbeitsalltag und ein effizienteres Onboarding neuer Mitarbeitender fördern.

Echtzeittranskription und Talktrack

Die für die virtuelle Barrierefreiheit wichtigsten Aspekte des Tech-Stacks sind die passenden Kommunikations- und Kollaborationstools. Sie stellen die Schnittstellen dar, mit denen Mitarbeitende im tatsächlichen Arbeitsalltag miteinander interagieren und dementsprechend groß ist die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeitende mit besonderen Bedürfnissen und Anforderungen hier außen vor bleiben.

Bei der Auswahl der idealen Meeting-Software sollten beispielsweise Features wie die Echtzeit-Transkription von Untertiteln, eine Funktion zur Aufnahme von Meetings oder Text-to-Speech-Funktionalität gegeben sein. Viele der aktuell am Markt präsenten Kommunikations- und Kollaborationslösungen verfügen standardmäßig über diese Funktionen oder zumindest über Schnittstellen, mit denen sie meist ohne größeren Aufwand integriert werden können.

Eine ausgezeichnete Ergänzung zu den klassischen Kommunikations- und Kollaborations-Tools (zum Beispiel Slack, Zoom oder Microsoft Teams) stellen zudem virtuelle Workspaces (etwa Google Workspace, Atlassian oder Miro) dar, da sie asynchron funktionieren und damit ideal für Mitarbeitende sind, denen es aus welchen Gründen auch immer schwerfällt, synchronen Meetings zu folgen und sich in ihnen einzubringen. In Miro-Boards können zu diesem Zweck Teams zum Beispiel über die „Talktrack“-Funktion an erklärungsbedürftigen Stellen selbst aufgezeichnete Videomemos für ihre Kolleginnen und Kollegen verankern, die beliebig oft angesehen werden können. Solche Funktionen helfen neurodiversen Kolleginnen und Kollegen, Inhalte oder Informationen besser zu verstehen.

Wichtig dabei – und auch bei der Gestaltung des restlichen barrierefreien Tech-Stacks – ist, dass die Entscheidungsfindung nicht allein bei der Geschäftsführung, der IT-Abteilung oder DEI-Verantwortlichen (Diversity, Equality, Inclusion) liegt. Das Feedback jener Mitarbeitenden mit besonderen Bedürfnissen und Anforderungen sollte von Anfang an eingeholt werden, wenn es um die Auswahl der einzelnen Technologielösungen geht, denn nur diese Mitarbeitenden selbst können die Herausforderungen, denen sie im Arbeitsalltag gegenüberstehen, sowie potenzielle Lösungen dafür akkurat beurteilen. Oder einfacher gesagt: Die Mitarbeitenden, die am Ende die Lösungen täglich nutzen, sollten sie auch aussuchen.

Virtuelle Barrierefreiheit als Teil der Unternehmenskultur etablieren

Selbst der barrierefreieste Tech-Stack bringt wenig, wenn die Mitarbeitenden im Unternehmen nicht in der Lage sind, ihn auch entsprechend zu nutzen. Der nächste Schritt sollte also sein, die Belegschaft darin zu schulen, wie man die verschiedenen technologischen Lösungen nutzt, um für Kolleginnen und Kollegen mit besonderen Bedürfnissen und Anforderungen ein barrierefreies Umfeld zu schaffen.

Am einfachsten lässt sich dies erreichen, wenn dafür klare Regeln (zum Beispiel dazu, wann und wie in Teams kommuniziert wird, oder wie Projektfortschritte nachvollziehbar zu dokumentieren sind) geschaffen werden. Sie können als Addendum für die bereits im Unternehmen gegebenen Verhaltensleit- und -richtlinien gelten – und sollten von Geschäftsführung und Management auch so kommuniziert werden, um Unklarheiten so weit wie möglich vorzubeugen.

Je nach Größe, Möglichkeiten und erklärten Zielsetzungen des Unternehmens können die konkreten Maßnahmen sehr simpel oder sehr komplex sein, von einer Vorstellungsrunde zu Beginn von Meetings, sodass Mitarbeitende, die visuell eingeschränkt sind, Personen und Stimmen einander zuordnen können, bis hin zu Gebärdendolmetschern, die für größere, wichtige Meetings standardmäßig dabei sind. Eine gute Benchmark dafür, ob dies im eigenen Unternehmen so funktioniert, wie es soll, ist auf die betroffenen Mitarbeitenden zu schauen. Müssen diese nach wie vor kontinuierlich und an jeder Stelle selbst für sich und ihre Bedürfnisse eintreten, sind die Regeln noch nicht in Unternehmenskultur und -prozesse übergegangen.

Am Ende sollte der Leitgedanke bei all diesen Maßnahmen stets sein, nicht nur eine Umgebung zu schaffen, in der Mitarbeitende mit besonderen Bedürfnissen und Anforderungen physisch oder virtuell präsent sein können. Vielmehr geht es darum, ihnen ein Umfeld zu bieten, das es ihnen ermöglicht, ihr Wissen und ihre Fähigkeiten bestmöglich im Arbeitsalltag einzubringen und so mit ihrer ganzen Power an gemeinsamen Innovationen mitzuwirken.